Orientering om iværksættelse af KMD´s Letbetaling

Indstilling

Direktionen indstiller
Status på implementering af KMD´s Letbetaling til orientering

Sagsfremstilling

Den automatiske bogføring og udbetaling i Letbetaling sker på baggrund af en
kommuneopsætning, hvor fakturabeløbet eksempelvis skal være under 5.000 kr., og hvor der
samtidig skal være en vis sandsynlighed for, at fakturaen bogføres korrekt.
Automatiseringen betyder, at disse bilag fremover behandles uden om den manuelle
ledergodkendelse.
Fakturaer som ikke kan bogføres automatisk ud fra de afsatte regler i systemet, vil systemet
alligevel komme med et forslag til kontering, som kontrolleres/rettes manuelt.
I dag bliver cirka 23 % af fakturaerne bogført og udbetalt automatisk via KMD´s
Betalingsplaner. Ved at indføre Letbetaling er det målet, at andelen af automatiske bogføringer
og udbetalinger vil stige til ca. 50 % i løbet af de næste 3-4 år. Anlæg og øvrige projekter m.v.
vil blive undtaget Letbetaling.
Over de kommende måneder vil fokus være rettet mod de fakturaer, som i dag modtages af
medarbejderne i Økonomi og Personale, Regnskab, mens systemet inden for det kommende
år vil udrulles til resten af kommunens enheder.
I forbindelse med implementeringen af Letbetaling overgår vi fra fuld kontrol af alle fakturaer til
stikprøvekontrol. Formålet er at reducere det manuelle arbejde, samtidig med at vi sikrer
validiteten af bogføringen gennem løbende stikprøver.

Økonomiske konsekvenser
Den samlede gevinstrealisering er på nuværende tidspunkt ukendt.

Baseret på den seneste business case forventes en årlig besparelse på 572.000 kr. i Økonomi
og Personale. Besparelsen er allerede realiseret gennem naturlig afgang i 2026. Derudover
forventes der en yderligere gevinstrealisering i de decentrale enheder, når processen er fuldt
implementeret.
Implementeringen af systemet er en af løsningerne til den administrative besparelse der er
pålagt administrationen i 2026.

Beslutning

Orientering givet.