Ændring af forretningsorden for Ø-udvalget

Indstilling

Forvaltningen indstiller, at Ø-udvalget godkender de foreslåede ændringer til
forretningsordenen.

Sagsfremstilling

På mødet den 27. februar (pkt. 2) ønskede Ø-udvalget at ændre forretningsordenen på
næstkommende møde med henblik på formelt at indføre en næstformand. Forvaltningen havde
lavet et udkast til ny forretningsorden til behandling på mødet i Ø-udvalget den 1. maj (pkt. 15).
Ø-udvalget ønskede på mødet den 1. maj, at forvaltningen tilpasser forretningsordenen med
følgende:
1. Hvad betyder lukkede møder? Det skal defineres eller fjernes.
2. Stedfortræder efter 1 mdr. skal fjernes. Ved forfald kan der sendes en valgt suppleant.
Forvaltningen kan oplyse, at lukkede møder betyder, at offentligheden ikke har adgang. Det
betyder ikke, at punkterne er lukkede eller at referater af den grund kan undtages fra
eksempelvis aktindsigt. Derudover er der tilføjet et nyt afsnit om forfald.
Det fremgår af Ø-udvalgets forretningsorden, at ændringer skal behandles på et ordinært møde
i Ø-udvalget. Den gældende forretningsorden er vedlagt som bilag 1.
Forvaltningen har udarbejdet et udkast til ændringer, hvor de foreslåede tilføjelser frem går
nedenfor og er markeret med kursiv:
§ 6 Konstituering
Udvalget konstituerer sig på det første møde efter valget. På det konstituerende møde vælger
Ø-udvalget sin formand og næstformand.
Formand og næstformand skal tilsammen repræsentere henholdsvis kommunalbestyrelsen og
øerne, således at den ene vælges blandt de medlemmer, der er udpeget af
kommunalbestyrelsen, og den anden blandt de medlemmer, der er valgt på øerne.
§ 8 Stedfortræder og suppleant
Ved et medlems forfald kan der indkaldes en stedfortræder eller suppleant.
For de politisk udpegede medlemmer kan den udpegede stedfortræder deltage.
For de valgte Ø-repræsentanter kan en valgt suppleant fra den pågældende ø deltage.
Ved forfald er det det medlem, der har forfald, som er ansvarligt for at orientere formanden for

Ø-udvalget samt sekretæren herom og indkalde sin stedfortræder eller suppleant.
§ 9 Møder
Ø-udvalgets møder ledes af formanden for Ø-udvalget.
I formandens fravær ledes mødet af næstformanden. Næstformanden træder i det hele taget i
formandens sted ved dennes forfald.
Ø-udvalgets møder er lukkede, hvilket betyder, at offentligheden ikke har adgang.
Der er ligeledes vedhæftet en version af forretningsordenen, hvor ovenstående ændringer er
tilføjet med rødt (bilag 2).
Referat: Den reviderede forretningsorden er godkendt (bilag 2). De røde markeringer fjernes og
forretningsordenen lægges på kommunens hjemmeside.

Beslutning

Referatet fremgår under de relevante punkter i sagsfremstillingen.
Afbud fra Clara Tarp Larson (Bjørnø).