Beslutningssag: Retningslinjer for Fredericia Kommunes Eventpulje

Sagsfremstilling

Det nye forslag, udarbejdet på baggrund af drøftelserne på udvalgsmødet d. 6. februar 2025, medfører fra 2026 følgende ændring af puljens formål:
Formål med puljen Fredericia Kommune arbejder målrettet på at blive et centrum for fremtidens events og oplevelser. Som en del af Vision 2033 og kommunens Sports- og Eventstrategi etableres Eventpuljen for at understøtte denne ambition.
Puljen skal bidrage til at gøre Fredericia Kommune attraktiv og levende, tiltrække flere gæster, både lokale og borgere fra andre kommuner samt potentielle nye tilflyttere. Den understøtter events, der skaber liv i Fredericia og styrker fællesskabet blandt fredericianerne. Desuden positionerer puljen Fredericia som en førende eventby, så alle danskere tænker på Fredericia Kommune som et sted med spændende aktiviteter året rundt.
I Vision 2033 lyder det: ”I Fredericia venter der nye oplevelser 365 dage om året. Både for byens borgere, der hver dag bruger deres lokalmiljø og for de turister og gæster, der besøger byen.

Rundt om i kommunen skal det alle årets dage summe af både store og små events, unikke hverdagsoplevelser, livemusik i bybilledet, fascinerende scenekunst og sportsarrangementer – som alt sammen skal være med til at skabe liv og ånd i Fredericia.”
Kriterier for tildeling af puljemidler For at komme i betragtning til midler fra puljen skal ansøgningen opfylde følgende kriterier:
1. Økonomi: Eventet skal være økonomisk bæredygtigt og have mindst 25% medfinansiering fra andre end Fredericia Kommune
2. Faciliteter: Eventet skal kunne afholdes i eksisterende faciliteter eller udendørsarealer i Fredericia. Der skal foreligge en plan for tilladelser og logistik.
3. Tidsmæssig planlægning: Eventet må ikke overlappe med større eksisterende events og skal registreres i den kommunale eventkalender: Eventkalender | Det sker i Fredericia. Eventet skal afholdes i det år, hvor der ansøges om midler. Det vil sige, at hvis der ansøges om midler i januar 2026, så skal eventet afholdes i 2026.
4. Generel vurdering: Støtte kan gives til kulturelle aktiviteter, der er åbne for alle, og hvor adgangen er gratis. Eksempler på aktiviteter, der kan modtage støtte, inkluderer musik, teater, kunst, udstillinger, sportsevents, festivaler samt historiske og kulturarvsrelaterede arrangementer. Puljen prioriterer nye, innovative eventidéer frem for tidligere støttede arrangementer. Kun etablerede foreninger med en medlems- og/eller frivilligbase, hvor medlemskabet er åbent for alle, kan ansøge. Det betyder også, at foreningen skal have kontinuerlige aktiviteter og have et stærkt fundament som f.eks. at være minimum to år gammel. Fredericia Kommunes logo skal indgå i markedsføringen af arrangementet, samt arrangementet skal oprettes på Facebook, hvor Fredericia Kommune skal fremgå som medarrangør/samarbejdspartner. Evaluering med data med effektmåling og regnskaber skal indsendes efter eventet. Der kan ikke ansøges om midler fra eventpuljen til events, som allerede er afholdt. Midlerne fra eventpuljen kan ikke anvendes til drift af foreninger eller anlægsudgifter. Eventet skal overholde gældende lovgivning og sikkerhedskrav.
5. Partnerskaber: Ansøgerens samarbejde med foreninger, kulturinstitutioner og erhvervslivet vægtes højt ved vurdering af ansøgninger. Events skal involvere lokale aktører som frivillige foreninger, erhvervslivet eller kulturinstitutioner.
Økonomi og ansøgningsfrister Puljen består i 2025 af 444.000 kr., som uddeles i én runde, da det ønskes, at events skal afholdes i det indeværende regnskabsår. Der åbnes for ansøgninger til puljen i efteråret året før.
Ansøgningsfrist 15. januar 2026. Økonomiudvalget træffer beslutning i februar/marts (hurtigst muligt), når forvaltningen er klar med vurderingen af alle ansøgere.
Midlerne fordeles efter politisk prioritering, og det vægtes, at så mange forskellige events som muligt får støtte for at ramme et alsidigt udbud af events.
Som ansøger må man forvente at blive indkaldt til et kort møde med forvaltningen, hvor ansøgningen gennemgås, og eventuelle spørgsmål afklares.

Der kan kun ansøges via den gældende formular.
Faste tilskud og ændringer Puljen har hidtil finansieret en række faste initiativer. For at skabe bedre balance i fordelingen og give plads til nye initiativer foreslås følgende ændringer:
Nyt forslag til faste bevillinger:
Sommerrock (via Fredericia Shopping): 250.000 kr. Juleby inkl. juleinitiativer (via Fredericia Shopping): 1 mio. kr. Fredericia Art Festival (via Event C): 150.000 kr. Sommerby: 1 mio. kr. Koncerter på Cirkelbroen (via Fredericia Live): 250.000 kr. Metal Magic Festival (via Foreningen Metal Magic): 80.000 kr. Streetfood Festival: 250.000 kr.
Arrangørerne skal forud for afholdelsen af aktiviteterne indsende et budget og en formålsbeskrivelse af årets aktiviteter til forvaltningen for at sikre, at aktiviteten og udgiften kan støttes af Fredericia Kommune. Beskrivelse og budget skal indsendes senest to måneder før afholdelse af arrangementet, og senest tre måneder efter afholdelsen skal der indsendes en evaluering med regnskab og effektmåling.
Derudover:
Fredericia Kommunes logo skal indgå i markedsføringen af arrangementet, samt arrangementet skal oprettes på Facebook, hvor Fredericia Kommune skal fremgå som medarrangør/samarbejdspartner.
Evaluering med data med effektmåling og regnskaber skal indsendes efter eventet.
Eventet skal overholde gældende lovgivning og sikkerhedskrav.
Fredericia Kommune vil hvert 2. år evaluerer på retningslinjerne for puljen for at sikre at kriterierne stadig understøtter formålet med puljen.
Der vil hvert 2. år blive evalueret på, om tilskuddene skal fortsætte eller gives til andre. Første politiske evaluering af de faste bevillinger er således i efteråret/vinteren 2027, så der kan ske ændringer fra januar 2028.
Ansøgningsskema til de frie midler er vedlagt som bilag.
Økonomiske konsekvenser
Den økonomiske ramme vil være den samme som i dag. Dog vil der ske en række ændringer:
Krydstogtmedarbejderens løn flyttes fra brandingpuljen til Visit Fredericia. Juleby og juleinitiativer samles i én bevilling for at skabe en bedre balance mellem

sommer- og juleaktiviteter. Der frigøres midler til nye events, hvilket understøtter ambitionen om at udvikle nye oplevelser i Fredericia. Vurdering Med disse retningslinjer sikres en målrettet anvendelse af Eventpuljen, hvor midlerne understøtter både eksisterende og nye initiativer. Samtidig styrkes samarbejde, åbenhed og økonomisk bæredygtighed, hvilket bidrager til Fredericias udvikling som en førende eventby.

Indstilling

Forvaltningen indstiller til Bosætnings- og Turismeudvalget, at anbefale Økonomi- og Erhvervsudvalget, at:
1. Retningslinjerne for Eventpuljen godkendes
Bosætnings- og Turismeudvalget 03-04-2025 1. Drøftet og godkendt med de faldne bemærkninger. Retningslinjerne for Fredericia Kommunes Eventpulje tilrettes herudfra og anbefales godkendt i Økonomi- og Erhvervsudvalget.
Sagens forløb 03/04/2025 Bosætnings- og Turismeudvalget 1. Drøftet og godkendt med de faldne bemærkninger. Retningslinjerne for Fredericia Kommunes Eventpulje tilrettes herudfra og anbefales godkendt i Økonomi- og Erhvervsudvalget.

Beslutning

1. Godkendt. Forvaltningen bemyndiges til at finde en passende betegnelse for puljen.
Fraværende: Vibe Dyhrberg Nielsen (A)
Afbud: Vibe Dyhrberg Nielsen