Beslutningssag: Indførelse af ordning med borgerforslag i Fredericia Kommune

Sagsfremstilling

En borgerforslagsordning kan styrke borgernes muligheder for at deltage aktivt i lokaldemokratiet ved at give borgerne mulighed for at fremsætte forslag til politisk overvejelse. Byrådet besluttede den 2. februar 2026 at igangsætte arbejdet med at udvikle et koncept for en borgerforslagsordning i Fredericia Kommune.
Ordningen giver ikke borgere en selvstændig ret til at få optaget forslag som beslutningssager på byrådets dagsorden. Når et borgerforslag opnår den nødvendige støtte, forelægges det af forvaltningen for byrådet. Byrådet tager herefter stilling til, om forslaget skal danne grundlag for en videre politisk behandling.
Hovedprincipper i borgerforslagsordningen:
Borgerforslagsordningen giver borgere mulighed for at fremsætte forslag til politisk overvejelse inden for kommunens ansvarsområde.
Borgere, der er fyldt 15 år og har bopæl i Fredericia Kommune, kan oprette og støtte borgerforslag. Erhvervsdrivende med registreret virksomhedsadresse i kommunen kan oprette, men ikke støtte borgerforslag.
Alle borgerforslag gennemgår en administrativ vurdering og skal opfylde nærmere fastsatte krav, før de offentliggøres.
Godkendte borgerforslag offentliggøres på kommunens hjemmeside og kan herefter støttes i en periode på tre måneder.
Opnår et borgerforslag inden for tre måneder støtte fra mindst 500 borgere med bopæl i Fredericia Kommune, forelægges det af forvaltningen for byrådet til politisk behandling.
Byrådet tager herefter stilling til, om forslaget skal afvises eller danne grundlag for en

videre politisk behandling.
Oprettelse og støtte sker som udgangspunkt via en digital løsning med identifikation gennem MitID, mens der etableres alternative procedurer for borgere, der er fritaget for digitale løsninger.
Forslagsstillerens navn offentliggøres som udgangspunkt sammen med borgerforslaget, mens oplysninger om, hvem der har støttet et borgerforslag, ikke offentliggøres.
Personoplysninger behandles alene i det omfang, det er nødvendigt for at administrere ordningen, og behandles i overensstemmelse med gældende regler om databeskyttelse. Nærmere oplysninger om behandling af personoplysninger fremgår af kommunens privatlivspolitik.
Den digitale løsning Forvaltningen er i gang med at afdække mulighederne for digital understøttelse af en borgerforslagsordning og undersøger forskellige løsningsmuligheder til oprettelse, offentliggørelse og støtte af borgerforslag. Den digitale løsning forventes etableret som et modul på kommunens hjemmeside.
Forvaltningen lægger vægt på at identificere en løsning, der i videst muligt omfang understøtter de foreslåede hovedprincipper for borgerforslagsordningen, herunder oprettelse, offentliggørelse og støtte af borgerforslag, identifikation via MitID samt håndtering af de administrative processer, der knytter sig til ordningen.
Som led i afdækningen vurderes det fortsat, hvordan forskellige løsninger understøtter særlige behov i ordningen, herunder mulighederne for at verificere erhvervsdrivende med registreret virksomhedsadresse i Fredericia Kommune, håndteringen af alternative procedurer for borgere, der er fritaget for digitale løsninger, samt håndteringen af navne- og adressebeskyttelse i forbindelse med offentliggørelse af borgerforslag.
Implementering og tidsplan Ibrugtagning af den digitale løsning forudsætter godkendelse i kommunens SIH-gruppe (Systemindkøbshjælperen), der understøtter kommunens indkøb af IT-systemer. SIH-gruppen foretager blandt andet vurderinger af systemernes funktionalitet, informationssikkerhed, databeskyttelse, juridiske forhold samt samspillet med kommunens øvrige systemportefølje for at sikre, at kommunens løsninger er hensigtsmæssige og ikke indebærer unødigt overlap.
Den endelige tidsplan for implementering afhænger af den løsning, der vælges, samt den nødvendige behandling i SIH-gruppen. Når den digitale løsning er valgt og de nødvendige godkendelser foreligger, kan implementeringen igangsættes.
Evaluering Forvaltningen foreslår, at ordningen evalueres inden udgangen af den nuværende byrådsperiode. Evalueringen skal danne grundlag for en vurdering af ordningens anvendelse, erfaringerne med ordningen, de administrative konsekvenser samt behovet for eventuelle justeringer og en eventuel videreførelse efter 2029.
Udkast til retningslinjer for en borgerforslagsordning er vedlagt som bilag.

Økonomiske konsekvenser
Den forventede årlige udgift til hosting og drift af den digitale løsning vurderes at ligge i størrelsesordenen 40.000-60.000 kr. afhængigt af den valgte løsning og det endelige omfang af funktionalitet.
I implementeringsfasen kan der være behov for tilpasninger af løsningen, som ikke er indeholdt i standardproduktet. Der kan derfor forekomme engangsudgifter i etableringsåret. De konkrete behov og økonomiske konsekvenser heraf er endnu ikke afklaret, men eventuelle merudgifter forventes at kunne afholdes inden for den eksisterende budgetramme.
Udgifterne til etablering og drift af ordningen finansieres inden for § 17, stk. 4-udvalget for borgerdialogs årlige budgetramme på 0,250 mio. kr. i byrådsperioden 2026-2029. En eventuel videreførelse af ordningen efter 2029 vil skulle indgå i en senere politisk prioritering, hvor der samtidig skal tages stilling til finansieringen.

Vurdering

Forvaltningen vurderer, at det fremlagte koncept udgør et hensigtsmæssigt grundlag for etablering af en borgerforslagsordning i Fredericia Kommune, som både understøtter borgerinddragelse og håndteringen af forslag inden for de gældende kommunalretlige rammer. Forvaltningen vurderer, at de foreslåede hovedprincipper for borgerforslagsordningen kan understøttes digitalt. På baggrund af den gennemførte afdækning af markedet er der identificeret løsninger, som i væsentligt omfang understøtter ordningens behov. Der pågår fortsat en nærmere afklaring af, hvilken løsning der samlet set bedst understøtter de foreslåede hovedprincipper for borgerforslagsordningen, herunder funktionalitet, brugervenlighed, informationssikkerhed, databeskyttelse og de særlige forhold, som ordningen skal kunne håndtere.
Forvaltningen anbefaler på den baggrund, at ordningen etableres på grundlag af de foreslåede retningslinjer, og at forvaltningen bemyndiges til at vælge og implementere den digitale løsning, der bedst understøtter ordningens principper.

Indstilling

Forvaltningen indstiller til § 17, stk. 4-udvalget for Borgerdialog at anbefale Økonomi- og Erhvervsudvalget at anbefale byrådet, at:
1. Retningslinjerne for en borgerforslagsordning i Fredericia Kommune godkendes.
2. Forvaltningen bemyndiges til at vælge og implementere den digitale løsning, der bedst understøtter ordningens principper, samt igangsætte borgerforslagsordningen, når den nødvendige godkendelse i SIH-gruppen foreligger.