Drøftelsessag: Borgerdialogudvalgets anbefaling til byrådet om postlister

Sagsfremstilling

Borgerdialogudvalgets opgave er at anbefale, hvordan kommunen fremadrettet sikrer størst mulig åbenhed og demokratisk indsigt - under hensyntagen til de administrative ressourcer. Vurderingen af postlisterne indgår derfor i en samlet drøftelse af, hvilke former for åbenhed der skaber størst værdi for borgere og andre interessenter. Dette ligger i forlængelse af udkastet til udvalgets kommissorium, hvor udvalget skal udvikle anbefalinger om borgerdialog, borgerinddragelse og demokratisk deltagelse med blik for tiltagenes formål, værdi, ressourcebehov og forventede effekt.
Åbne postlister giver borgere og presse mulighed for at orientere sig om henvendelser til kommunen. De kan dermed understøtte offentlig kontrol og bidrage til tillid til forvaltningen. Postlisterne har navnlig en funktion som indgang til at søge yderligere oplysninger om sager, der endnu ikke fremgår af eksempelvis politiske dagsordener. En lukning vil derfor fjerne en eksisterende mulighed for at opdage og følge sådanne sager.
Postlisterne giver imidlertid ikke et samlet billede af kommunens arbejde. De indeholder typisk korte emnefelter og metadata, som ikke i sig selv forklarer en sags indhold, sammenhæng eller status. Der er derfor forskel på at gøre oplysninger synlige og at gøre kommunens arbejde forståeligt og tilgængeligt. Uden den nødvendige sammenhæng kan oplysningerne give anledning til misforståelser, og postlisternes værdi for den enkelte borger kan være begrænset. Desuden har de åbne postlister afstedkommet et ikke ubetydeligt ressourcetræk ift. aktindsigtssager.
Kommunens øvrige arbejde med åbenhed har samtidig udviklet sig betydeligt, siden postlisterne blev etableret i 2004. Offentlige dagsordener og bilag, hjemmesider, høringer, borgerdialog og livestreaming af møder giver på forskellige måder adgang til information om kommunens arbejde og beslutninger. Disse kanaler kan i højere grad formidle både indhold og

sammenhæng og give borgerne mulighed for at deltage.
Det er derfor relevant at vurdere postlisternes selvstændige bidrag i forhold til den samlede indsats frem for at betragte deres opretholdelse som en forudsætning for åbenhed.
På den baggrund kan kommunens fremadrettede indsats med fordel tage udgangspunkt i tilgængelig og sammenhængende information samt tydelige muligheder for dialog, deltagelse og aktindsigt. I en sådan prioritering kan offentliggørelsen af postlister ophøre, samtidig med at kommunen fastholder og videreudvikler sit øvrige arbejde med åbenhed.
Økonomiske konsekvenser Ingen.

Vurdering

Fremgår af sagsfremstillingen.

Indstilling

Forvaltningen indstiller til §17, stk. 4-udvalget for Borgerdialog, at:
1. Udvalget drøfter sin anbefaling til byrådet vedr. postlisternes fremtid.