Forslag fra Lokallisten om AI-understøttet værktøj til Byrådets medlemmer som hjælp til at følge sager på tværs af de politiske udvalg

Sagsfremstilling

Gennemgang af sagen
I henhold til Forretningsordenens § 3, stk. 4, har Lene Svendborg på vegne af Lokallisten Gladsaxe fremsat følgende forslag:
"Lokallisten Gladsaxe ønsker, at kommunen undersøger mulighederne for at stille et AIunderstøttet værktøj til rådighed, som kan hjælpe kommunalbestyrelsens medlemmer med at følge sager på tværs af de politiske udvalg.
Lokallisten er repræsenteret med ét medlem i kommunalbestyrelsen. Det indebærer en særlig udfordring med at holde sig ajour med sager i de udvalg, hvor vi ikke selv er repræsenteret. Større politiske grupper kan i højere grad fordele opgaven mellem flere medlemmer. Et bedre digitalt overblik vil derfor kunne styrke arbejdsgrundlaget for især medlemmer, der er deres partis eller listes eneste repræsentant, samtidig med at værktøjet kan være nyttigt for hele kommunalbestyrelsen.
Vi forestiller os et værktøj, der med udgangspunkt i kommunens dagsordener, bilag og referater kan:
- Give korte, løbende oversigter over nye sager og beslutninger i de enkelte udvalg. - Følge udvalgte emner og gøre opmærksom på nye eller ændrede sager. - Søge og besvare spørgsmål på tværs af udvalg og tidligere møder. - Vise en sags forløb, aktuelle status og kommende behandling. - Henvise direkte til de originale dokumenter, så oplysningerne kan kontrolleres.
Vi har hørt, at Aalborg Kommune har arbejdet med et tilsvarende AI-værktøj, og at løsningen skulle kunne anvendes sammen med FirstAgenda, som Gladsaxe Kommune også benytter. Vi foreslår derfor, at forvaltningen indhenter oplysninger om Aalborgs løsning, dens erfaringer og mulighederne for genbrug eller samarbejde.
Vi anmoder konkret om en vurdering af:
1. Om eksisterende løsninger, herunder funktioner i FirstAgenda, kan dække behovet, eller om der er behov for tilpasning eller udvikling. 2. Hvilke tekniske, organisatoriske og økonomiske forudsætninger en løsning vil kræve. 3. Hvordan korrekte kildehenvisninger, ajourføring, databeskyttelse og de eksisterende adgangsrettigheder kan sikres. 4. Om der kan gennemføres et afgrænset pilotforsøg med interesserede kommunalbestyrelsesmedlemmer.
Løsningen bør give et neutralt overblik og gøre det tydeligt, hvad der er forvaltningens indstilling, hvad der er politisk besluttet, og hvad der er et AI-genereret resumé. Den skal understøtte medlemmernes egen læsning og politiske vurdering.

Formålet er at styrke mulighederne for at følge kommunens samlede politiske arbejde og deltage på et veloplyst grundlag – også når man er alene om at repræsentere sin liste eller sit parti.
Vi ser frem til forvaltningens vurdering og en tilbagemelding om, hvordan forslaget kan behandles videre."