Kommende event 2027

Indstilling

Direktøren for Børn og Kultur indstiller, at
udvalget fungerer som politisk følgegruppe for Haderslev Kommunes værtskab for
Royal Run 2027 og løbende modtager status på projektets fremdrift
det fremlagte kommissorium for værtskabsarbejdet godkendes
forvaltningen gives mandat til at indgå en samarbejdsaftale om opgaven som
løbsarrangør med Haderslev Idrætsforening og DGI Sønderjylland.

Sagsfremstilling

Danmarks Idrætsforbund (DIF) har efter dialog med Haderslev Kommune tilbudt værtskabet,
som én af fem kommuner, for Royal Run 2027. Royal Run afvikles 2. pinsedag den 17. maj
Kommunal Bestyrelsen har på sit møde den 24. juni 2026 (bilag 1) blandt andet truffet
beslutning om, at:
Haderslev Kommune er vært for Royal Run i 2027
projektet organisatorisk forankres under Kultur- og Fritidsudvalget, der også godkender
et kommissorium for Royal Run 2027 i Haderslev

Der er på den baggrund udarbejdet et kommissorium som beskriver kompetencer,
opgavefordeling og ansvar i forbindelse med værtskabet.
Kommissoriet lægger op til, at:
Kultur- og Fritidsudvalget er politisk følgegruppe for værtskabet og vil løbende blive
orienteret om arbejdet med værtskabet for Royal Run
Der bliver etableret en tværorganisatorisk styregruppe med ansvar for at sikre
progression i projektet, og at Haderslev Kommune efterlever sine forpligtigelser i den
aftale, der er indgået med Royal Run
Der bliver etableret en række arbejdsgrupper til at sikre de konkrete opgaver og

indsatser bliver effektueret
Projektet organisatorisk bliver forankret i Kultur- og Fritid

Udkast til kommissorium med ansvars- og opgavefordeling for afvikling af Royal Run i
Haderslev 2027 er vedlagt som bilag 2.
Organisering og rollefordeling
Royal Run organiseres omkring tre klare aktørspor med hver deres ansvar:

1. Løbsarrangør
Løbsarrangøren er typisk en lokal løbeklub og har ansvaret for den sportslige afvikling,
herunder ruter, startnumre, t-shirt-udlevering, depoter, medvirken til venue-dressing med
mere

Haderslev Idrætsforening har efter dialog med forvaltningen påtaget sig rollen som
løbsarrangør. For at sikre de bedst mulige rammer for planlægning og afvikling af løbet
anbefaler forvaltningen, at der indgås en samarbejdsaftale mellem Haderslev Idrætsforening
og DGI Sønderjylland, der skal bistå den arrangerende foreningen. Aftalen skal understøtte et
tæt samarbejde om den praktiske og organisatoriske gennemførelse af arrangementet.
Frivillighedsgruppen tænkes inddraget til rekruttering og organisering af frivillige. Et område de
over flere år har opbygget stor erfaring og netværk ved tidligere større events i Haderslev
Kommune.

2. Haderslev Kommune
Kommunen har det samlede ansvar for den lokale gennemførelse. Det omfatter blandt
andet teknisk afvikling, myndighedsopgaver og tilladelser, borgerrettet information, lokal
markedsføring, samt aktivering af byen, en bevægelsesindsats, de kommunale
velfærdsområder, forenings- og kulturlivet før og under eventen, samt koordinering
mellem arrangør, kommunen selv og Royal Run. Herudover er det kommunens eget
ansvar at forløse de ambitioner og det potentiale en så væsentlig begivenhed kan have
for kommunens borgere og besøgende.

3. Royal Run (national organisation)
Royal Run-organisationen varetager den overordnede planlægning og nationale
koordinering, herunder presse og kommunikation, krisehåndtering, tilmeldingssystem,
overordnet branding og venue-dressing, samt forplejning af frivillige i mål området.

En nærmere beskrivelse af opgave- og ansvarsfordeling med mere er vedlagt som bilag 3.
Selve samarbejdsaftalen mellem Royal Run og Haderslev Kommune, er vedlagt som bilag 4.

Økonomiske forhold
De samlede udgifter til Haderslev Kommunes værtskab for Royal Run 2027 udgør 2,055 mio.
kr. Midlerne dækker planlægning, afvikling og understøttelse af de aktiviteter og potentialer, der
knytter sig til værtskabet.
Som en del af værtskabet er Haderslev Kommune forpligtet til at gennemføre en treårig
bevægelsesindsats. Royal Run bidrager hertil med i alt 0,450 mio. kr.
Bevægelsesindsatsen bliver organisatorisk forankret i Social og Sundhed. Det nærmere
indhold fastlægges i dialog med Royal Run og forventes gennemført inden for de eksisterende
budgetmæssige rammer på social- og sundhedsområdet.
De økonomiske konsekvenser fordeler sig således:
Beløb i mio. kr.

I alt

Forberedelse, afvikling og understøttelse

Tilskud fra Royal Run til bevægelsesindsats

En nærmere specificering af budgettet for planlægning, afvikling og understøttelse af Royal
Run fremgår af bilag 5.
Udgifterne finansieres af Økonomiudvalgets reserve- og udviklingspulje.

Procedure
Kultur- og Fritidsudvalget 9. september 2026
Økonomiudvalget 22. september 2026

Beslutning

Godkendt.