Evaluering af borgerforslagsordningen

Økonomi

I forbindelse med etableringen af forsøgsordningen blev det besluttet ikke at anskaffe et nyt it system til understøttelse af ordningen på baggrund af ordningens status som forsøgsordning og på grund af udbuddet af systemer på daværende tidspunkt herunder udgiften. I stedet har man egenudviklet en teknisk løsning bestående af blanketter til indsendelse af forslag og stemmeafgivelse samt en RPA (robot) til at håndtere stemmeoptælling og validering.
Det anslås at der er anvendt et administrativt ressourceforbrug på ordningen i forsøgsperioden på ca. 150 timer. 60 timer til egen udvikling af den tekniske løsning og i gennemsnit ca. 15 timer pr. borgerforslag hvilket svarer til 90 timer for de 6 borgerforslag der er indkommet i forsøgsperioden. Antal af timer der bruges på de enkelte borgerforslag afhænger af typen af borgerforlag der modtages.
Hvis man beslutter sig for at ordningen skal fortsætte anslås det administrative ressourceforbrug til 15 -20 timer pr. indkommen borgerforslag (svarende til 5-8.000 kr.) afhængig af typen af borgerforslag. De administrative ressourcer består blandt andet af teknisk understøttelse, screening, journalisering mv.
Økonomi har ikke yderligere bemærkninger vedrørende de økonomiske aspekter.

Historik

Kommunalbestyrelsen besluttede den 28. februar 2024 at indføre en borgerforslagsordning i en toårig forsøgsperiode. Ordningen blev implementeret i forbindelse med lanceringen af en ny hjemmeside og blev indført ved årsskiftet til 2025.

Sagsfremstilling

Kommunalbestyrelsen besluttede på sit møde den 28. februar 2024 at godkende indførelsen af en borgerforslagsordning. Ordningen skulle implementeres i forbindelse med lanceringen af Hedensted kommunes nye hjemmesiden og blev indført ved årsskiftet til 2025. Ordningen er en 2 årig forsøgsordning, der løber i 2025 og 2026. Herefter skal ordningen evalueres. Der var ved starten af ordningen planlagt en evaluering af forsøgsordningen i december 2026. Denne er fremrykket til september 2026.
Der er lavet en evaluering af ordningen som er vedhæftet som bilag.
Da man indførte borgerforslagsordningen besluttede man at ordningen skulle indeholde følgende kriterier;

• Forslagsstiller er fyldt 15 år og har bopæl i kommunen.

• Forslaget skal omhandle noget, som kommunalbestyrelsen kan træffe beslutning om og må ikke være i modstrid med dansk lovgivning.

• Det må ikke være et forslag som kommunalbestyrelsen allerede har behandlet som borgerforslag og truffet beslutning om i samme byrådsperiode.

• Det må ikke tidligere være stillet som borgerforslag i samme byrådsperiode.

• Det må ikke være injurierende eller indeholde fortrolige eller personfølsomme op lysninger.

• Det må ikke omhandle enkeltpersoner.

Ordningen håndteres i praksis på følgende måde:
Opfylder et borgerforslag kriterierne, offentliggøres dette på kommunens hjemmeside i seks måneder. Hvis et forslag indenfor de seks måneder opnår mindst 200 stemmer, flyttes forslaget til arkivet på hjemmesiden, hvor det vises under tidligere borgerforslag med information om, at det bliver behandlet i kommunalbestyrelsen. Den tekniske understøttelse består af en egenudviklet løsning bestående af blanketter til indsendelse af nye forslag og stemmeafgivelse samt en RPA-løsning (robot) til at håndtere stemmeoptælling og validering. Stemmetallet opdateres manuelt på hjemmesiden én gang ugentligt.
Ved indførelsen af ordningen blev det valgt ikke at anskaffe et nyt IT-system til understøttelse af ordningen på bag grund af ordningens status som forsøgsordning og udbuddet af systemer på daværende tidspunkt, herunder udgiften.
Hvis ordningen fortsætter i sin nuværende form er der ikke yderligere udgifter forbundet med etableringen af denne. Men hvis ordningen skal fortsætte er der som beskrevet under økonomi et administrativt ressourceforbrug på 15 -20 timer pr. indkommen borgerforslag (svarende til 5-8.000 kr.) afhængig af typen af borgerforslag. De administrative ressourcer består blandt andet af teknisk understøttelse, screening, journalisering mv.
Status på indkomne forslag
I forsøgsperioden er der indkommet 6 borgerforslag. Ud af 6 indkomne borgerforslag er 3 afvist i screeningsprocessen, da forslagene lå uden for Kommunalbestyrelsens beslutningskompetencer. 2 blev godkendt og fik stemmer nok til at blive behandlet i Kommunalbestyrelsen. Begge godkendte forslag blev behandlet af kommunalbestyrelsen 29. oktober 2025 (se bilag 1 og 2).
Af de 2 godkendte forslag er det ikke muligt at gennemføre det ene forslag, da hele arealet er solgt til et boligprojekt. Det andet forslag om en specialskole i Hedensted Kommune ligger til behandling i Udvalget for Læring og indgår i deres kommissorium for udviklingsplan for det specialiserede område.
1 borgerforslag er stadig aktivt på hjemmesiden med mulighed for afstemning frem til 4. november 2026.
Kommunikation
Der er løbende blevet informeret om forsøgsordningen for Borgerforslag via Hedensted Kommunes digitale kanaler. Da ordningen blev indført, blev den lanceret med en nyhed på kommunens hjemmeside, og der blev udsendt en pressemeddelelse, som bl.a. resulterede i en artikel i Horsens Folkeblad om ordningen. Der er et direkte link fra forsiden af kommunens hjemmeside til en side om borgerforslagsordningen. For året 2025 som helhed var siden med borgerforslag blandt de 50 mest viste sider på hjemmesiden. Hedensted Kommunes kommunikation har naturligt haft fokus på selve ordningen og ikke de enkelte forslag. Det er imidlertid erfaringen fra forsøgsperioden, at forslagsstillerne selv typisk har brugt sociale medier til at kommunikere om det stillede forslag og skaffe opbakning til det stillede forslag.
Sammenligning med andre kommuner
En del andre kommuner har etableret lignende ordninger for borgerforslag enten som forsøgsordninger eller permanente løsninger. Ordningerne adskiller sig fra hinanden i forhold til antal krævede stemmer for politisk behandling, aldersgrænse (enten 15 eller 18 år) og hvor længe et borgerforslag er aktivt. Ved sammenligning af borgerforslagsordningen i Hedensted Kommune med ordninger i andre kommuner bemærkes det, at kravet til antal stemmer i Hedensted Kommune ligger forholdsvist lavt. De påkrævede 200 stemmer svarer til ca. 0,5 procent af befolkningen over 15 år. Til sammenligning svarer kravet i Horsens Kommune til ca. 2,5 procent af befolkningen over 18 år, mens det i Greve Kommune svarer til ca. 1,2 procent af befolkningen over 18 år. Det bemærkes, at det i nogle kommuner undervejs er besluttet at nedsætte kravet til antal stemmer, så det minder om kravet i Hedensted Kommune. Eksempelvis har Syddjurs Kommune i 2026 ændret kravet fra 500 til 250 stemmer, svarende til ca. 0,7 procent af befolkningen over 15 år. Det lavere krav til antal stemmer må formodes at være en væsentlig del af baggrunden for, at flere forslag har opnået stemmer nok til at komme til politisk behandling i Hedensted Kommune end det er tilfældet i flere andre kommuner. Eksempelvis har Horsens Kommune haft en ordning med borgerforslag siden 2018, og i den periode har kun ét forslag opnået stemmer nok til at komme til politisk behandling, mens Greve Kommunes ordning har eksisteret siden 2020, hvor der er blevet stillet i alt 45 borgerforslag, hvoraf kun ét er kommet til politisk behandling.
Kommunalbestyrelsen anmodes om at tage stilling til følgende;

• Evalueringen af forsøgsordningen med borgerforslagsordningen tages til efterretning

• Der tages stilling til om ordningen skal fortsætte og i så fald om ordningen skal gøres permanent eller fortsætte i endnu en toårig periode.

• Hvis man ønsker at ordningen skal fortsætte skal der endvidere tages stilling til ,om den skal fortsætte med de eksisterende kriterier eller om der skal ske ændringer i kriterierne på baggrund af de erfaringer man har gjort med de 6 borgerforslag i forsøgsperioden.

• Hvis man beslutter sig for at fortsætte ordningen og samtidig ændre kriterierne anbefales det at sagen sendes tilbage til forvaltningen.

Kommunikation

Beslutning kommunikeres ud på kommunens hjemmeside.

Indstilling

• At evalueringen af forsøgsordningen med borgerforslagsordningen tages til efterretning

• At der tages stilling til om ordningen skal fortsætte og i så fald om ordningen skal gøres permanent eller fortsætte i endnu en toårig periode.

• Hvis man ønsker at ordningen skal fortsætte skal der endvidere tages stilling til ,om den skal fortsætte med de eksisterende kriterier eller om der skal ske ændringer i kriterierne på baggrund af de erfaringer man har gjort med de 6 borgerforslag i forsøgsperioden.

• Hvis man beslutter sig for at fortsætte ordningen og samtidig ændre kriterierne anbefales det at sagen sendes tilbage til forvaltningen.

Beslutning

• Evalueringen taget til efterretning

• Ordningen permanentgøres med årlig afrapportering til Økonomiudvalget- Udvalget for Økonomi & Erhverv.

• Ordningen fortsætter med de eksisterende kriterier, dog således det præciseres, at der ikke er standsningsret.

• Sagen sendes til behandling i Kommunalbestyrelsen.

Bilag

• Bilag - Endelig evaluering af Borgerforslagsordning
• Bilag 1. Borgerforslag- Ændring af Lokalplan 1006
• Bilag 2. Borgerforslag- En specialskole i Hedensted Kommune