Status på proces omkring nedbringelse af sygefravær

Indstilling

FORVALTNINGEN INDSTILLER,
1. At sygefraværsstatistikken tages til efterretning. 2. At forslag om de nye tiltag for at nedbringe sygefraværet godkendes. 3. At orienteringen omkring proces for nedbringelse af sygefravær tages til efterretning. 4. At orienteringen om udvalgte arbejdspladser i 3. kvartal tages til efterretning.

Sagsfremstilling

Sygefraværet i Herlev Kommune er stadigt faldende overordnet set. I 2. kvartal svarer sygefraværet til, at hver medarbejder har 14,59 sygefraværsdage om året, hvilket er et fald på 0,07 procentpoint siden sidste kvartal. Faldet i sygefraværet må ligesom i 1. kvartal tilskrives Sundhed og Ældreområdet. Derudover oplever de voksensociale tilbud også et pænt fald i fraværet fra 1. til 2. kvartal 2026 på over 1 procentpoint. De øvrige områder er overordnet set uændrede.
Nye tiltag iværksat for at nedbringe sygefraværet For at intensivere indsatsen for at nedbringe sygefravær foreslås følgende tiltag:
Stab for HR er i kontakt med i en leverandør, der kan systemunderstøtte topledelsens opfølgning på afholdelse af omsorgs- og sygefraværssamtaler. Systemet indeholder endvidere en systematisk og dialogbaseret tilgang til afholdelse af omsorgs- og sygefraværssamtaler, så lederne får tydelige rammer, fælles praksis og tryghed i dialogen med medarbejderen. Stab for HR vil give en status på udvikling af digital understøttelse på Økonomi- og Planlægningsudvalget den 30. september 2026. Fra 1. september 2026, og frem til ovenstående systemunderstøttelse kan implementeres, fremsender Stab for HR en gang om måneden en oversigt til direktørerne med overblik over antallet af fraværsperioder for alle medarbejderne på hver deres område fordelt på afdeling, med henblik på at direktørerne kan følge op på afdelingernes fravær. Stab for HR tager fat i KMD med henblik på at få udarbejdet mere læsevenlige sygefraværsstatistkker, som kan fremlægges for topledelsen og for det politiske niveau med hyppigere frekvens. Det forventes, at der kan gives en tilbagemelding til Økonomi- og Planlægningsudvalget omkring denne indsats den 4. november 2026. Stab for HR udarbejder action-cards om sygefraværsopfølgning målrettet lederne på baggrund af erfaringer fra praksis. Action-cards udvikles, så de kan videreformidles til funktionslederne på lederforum den 1. september 2026. Stab for HR udarbejder et inspirationskatalog over mulige tiltag, som ledere kan gøre for fx. at

forbedre arbejdsmiljøet, arbejde med fleksibiliteten i arbejdstilrettelæggelsen enten på egen hånd eller med understøttelse fra Stab for HR eller lignende tiltag. Der arbejdes løbende på udvikling af inspirationskataloget, men en første udgave forventes at ligge klar i slutningen af september måned. Alle ledere skal fremadrettet gennemføre kursus om sygefraværsopfølgning og den svære samtale som del af lederintroduktionen i Herlev Kommune. Stab for HR udarbejder en lederrolle i systemet Champ, så det bliver muligt for direktørerne at følge op på, hvilke ledere, der har gennemført kurserne, og hvilke der mangler. Systemet gøres klart til opstart pr. 1. oktober 2026.
Direktørforankring af indsatsen Som et led i at tydeligøre det store fokus på nedbringelse af sygefraværet i organisationen holder direktør Charlotte Wieth-Klitgaard løbende møder med Stab for HR for at sikre fremdriften i de allerede iværksatte initiativer, samt for at drøfte hvordan indsatsen bedst muligt understøttes af topledelsen og af stabsfunktionerne.
Status på den allerede igangværende sygefraværsindsats Som en del af den indsats som Stab for HR satte i værk i starten af året, nærmer sygefraværsindsatsen gennemført på de arbejdspladser, der blev udvalgt i 1. - og 2. kvartal sig sin afslutning. Som led i den indsats har Stab for HR gennemført arbejdsmiljø- og trivselsprocesser på fire arbejdspladser, og gennemført inspirationsmøder med yderligere to arbejdspladser, hvor i sær systematik og struktur omkring afholdelse af omsorgssamtaler og opfølgning på sygefravær, i henhold til fraværs- og omsorgspolitikken, har været på dagsordenen. Sygefraværet er faldet fra 1. til 2. kvartal på alle de arbejdspladser, som Stab for HR har besøgt. Der er stadig opmærksomhed på at følge indsatserne til dørs.
Det er tydeligt at se, at systematisk opfølgning på sygefravær gør en forskel for fraværet på en arbejdsplads. På de arbejdspladser, hvor fraværet er lavt, giver lederne udtryk for, at kontakt til medarbejderne på første sygedag og opfølgning på mange eller lange fraværsperioder har været vigtige værktøjer i deres indsats for at nedbringe fraværet, og på flere af de arbejdspladser, hvor fraværet er højt, er der et behov for en mere systematisk tilgang til afholdelse af omsorgs- og sygefraværssamtaler samt opfølgning på fravær generelt.
Stab for HR er stadig løbende i kontakt med lederne omkring håndtering af sygefravær, og tilbyder blandt andet sparring i vanskelige personalesager, bistand til forebyggende indsatser samt facilitering af arbejdsmiljø- og trivselsprocesser. Der gennemføres løbende sygefraværskurser og kurser i den svære samtale for ledere som i øjeblikket er et åbnet tilbud, men som Stab for HR nu foreslår gøres obligatoriske for alle ledere.
Udvalgte arbejdspladser 3. kvartal I 3. kvartal har Stab for HR på baggrund af sygefraværsstatistikken valgt at besøge følgende arbejdspladser, som har højt fravær:
Eventyrhuset Troldemosen Lille Birkholm Center

Derudover tager vi fat i lederen af Byg, da fraværet har været højt i afdelingen de seneste tre kvartaler.
Stab for HR planlægger derudover at indhente inspiration fra Helhedsplejen omkring deres indsats med at nedbringe fraværet. Helhedsplejen har siden årskiftet nedbragt deres sygefravær fra 20,1 fraværsdag pr. medarbejder til 14,7 fraværsdage pr. medarbejder med udgangen af juli måned. Det er i sær langtidsfraværet (sygefraværsperioder på 15 dage eller mere), der er nedbragt, men også korttidsfraværet er blevet mindre i perioden.
Lovgrundlag
Intet at bemærke.

Økonomi

Intet at bemærke.
Beslutningskompetence
Økonomi- og Planlægningsudvalget

Beslutning

Ad 1.: Taget til efterretning.
Økonomi- og Planlægningsudvalget ønsker at fremtidige sager viser opdeling af sygefravær angivet i forhold til kort- og langtidsfravær.
Ad 2.: Tiltrådt. Ad 3.: Taget til efterretning. Ad 4.: Taget til efterretning.
Et enigt Økonomi- og Planlægningsudvalg ønsker at forvaltningen indfører et overordnet kommunalt måltal. Derudover ønsker udvalget at fremtidige sager også indeholder data for så vidt angår de selvejende institutioner.