Udbud af forsikringsmæglerydelser

Indstilling

FORVALTNINGEN INDSTILLER,
1. At der indgås kontrakt med én leverandør. 2. At kontraktperioden fastsættes til seks år. 3. At tildelingskriterierne vægtes med 40 % pris, 40 % kvalitet og 20 % bæredygtighed. 4. At udbuddet baseret på det beskrevene kvalitets- og serviceniveau samt mindstekrav.

Sagsfremstilling

En forsikringsmægler er en uafhængig rådgiver, der på kommunens vegne afdækker kommunens risici, indhenter og forhandler tilbud fra forsikringsselskaberne, administrerer policerne og bistår ved behandlingen af de enkelte skadesager. Mægleren repræsenterer kommunen — ikke forsikringsselskabet — og må ikke modtage betaling fra selskaberne.
Forvaltningen anbefaler, at der indgås én samlet kontrakt med én professionel og uafhængig forsikringsmægler, der kan bistå kommunen med strategisk, faglig og operationel rådgivning inden for kommunens forsikringsforhold. Formålet er en løbende optimering af forsikringsdækninger, risikostyring og tilhørende forsikringsøkonomiske forhold med henblik på den bedst mulige balance mellem risiko, dækning og omkostninger.
Opgaven skal ses i sammenhæng med kommunalbestyrelsens beslutning af den 7. oktober 2020 om, at kommunen er selvforsikret på områderne tyveri, indbrud, hærværk, kaskoskader på motorkøretøjer og glasskader. Selvforsikringen indebærer, at kommunen selv bærer det økonomiske ansvar for tilkendte erstatninger, og at mægleren har en central rolle i både skadebehandling under selvrisiko og i den årlige opgørelse af kommunens arbejdsskadeforpligtelse.
Udbuddet gennemføres som offentligt udbud efter udbudslovens afsnit II, hvor alle interesserede kan afgive tilbud. Indkøbs- og udbudsstrategiens udgangspunkt om begrænset udbud med prækvalifikation fraviges. Markedet for kommunale forsikringsmæglerydelser i Danmark omfatter få aktører, og en prækvalifikation vurderes derfor at ville begrænse konkurrencen frem for at styrke den.
Kvalitets- og serviceniveau Forvaltningen anbefaler, at der stilles krav om:
Uvildighed. Leverandøren må ikke modtage provision eller andet vederlag fra forsikringsselskaber. Overtrædelse udgør væsentlig misligholdelse. Fast kundeansvarlig forsikringsmægler samt fast back-up, og at udskiftning af nøglepersoner

begrænses mest muligt. Et webbaseret skadeadministrationssystem, som kommunens enheder kan anmelde skader i decentralt, og som kan generere skadesstatistik. Data overdrages til kommunen uden beregning ved kontraktens ophør. Bistand ved skadebehandling under selvrisiko og på de selvforsikrede områder. Afgørelser over for skadelidte forelægges kommunen til godkendelse, inden de sendes. Årlig markedsafdækning af kommunens forsikringsprogram samt benchmarking mod sammenlignelige kommuner efter anmodning. Årlig aktuarrapport til brug for opgørelse af kommunens arbejdsskadeforpligtelse, jf. Budget- og regnskabssystem for kommuner, samt en årlig statusrapport om kommunens forsikrings- og sikringsmæssige situation. Årlig undervisning af relevante medarbejdere i skadeanmeldelse, forsikringsforhold og forebyggelse. Responstider: telefoniske henvendelser senest fire arbejdstimer, e-mail senest næste arbejdsdag, akutte skader samme dag. Serviceniveauet svarer i det væsentlige til det nuværende, men formaliseres og gøres målbart gennem kontrakten.
Mindstekrav til egnethed Forvaltningen anbefaler følgende mindstekrav:
Registrering som forsikringsmægler hos Finanstilsynet, jf. lov om forsikringsformidling, samt lovpligtig ansvarsforsikring. Positiv egenkapital i hvert af de seneste to regnskabsår. Omsætning på sammenlignelige ydelser på minimum 2 mio. kr. i hvert af de seneste to regnskabsår. To referencer på levering af forsikringsmæglerydelser til kommuner eller andre offentlige kunder inden for de seneste tre år. Kravene er fastsat med henblik på at sikre en økonomisk robust leverandør uden at afskære mindre mæglervirksomheder fra at byde.
Kontraktlængde Forvaltningen anbefaler en kontraktperiode på seks år.
En kontraktperiode på seks år giver leverandøren mulighed for at afskrive implementeringsomkostninger, opbygge indgående kendskab til kommunens ejendoms- og køretøjsportefølje og sikre kontinuitet i arbejdsskadesager, der typisk har et langt forløb. Det forventes at give en lavere timepris.
Kontrakten er uopsigelig for leverandøren, mens kommunen uden begrundelse kan opsige med tre måneders varsel. Kommunen er dermed ikke bundet i hele perioden. Alternativt kan der fastsættes en kontraktperiode på fire år. Det giver hyppigere konkurrenceudsættelse og dermed hyppigere prøvelse af markedsprisen, men indebærer omvendt tab af oparbejdet porteføljekendskab og øgede transaktionsomkostninger ved genudbud.
Tildelingskriterier Tildelingskriterierne vægtes med 40% pris, 40% kvalitet og 20% Bæredygtighed. Vægtningen af bæredygtighed på 20% svarer til udgangspunktet i Indkøbs- og udbudsstrategien.

Under kvalitet lægges vægt på processen for skadebehandling, de tilbudte nøglemedarbejderes kvalifikationer og erfaring med offentlige kunder, skadeadministrationssystemets funktionalitet og brugervenlighed samt den løbende samarbejds- og mødestruktur. Under bæredygtighed lægges vægt på tilbudsgiverens arbejde med at nedbringe egne CO2e-udledninger samt miljøledelsessystem.
Tidsplan Leveringsstarten forventes at være 1. februar 2027 afhængigt af udbudsforløbet
Den anslåede kontraktværdi udgør godt 400.000 kr. årligt og ca. 2,5 mio. kr. over kontraktperioden. Udgiften afholdes inden for eksisterende bevilling. Udbuddet forventes at reducere de nuværende udgifter til forsikringsmæglerydelser, men gevinsten kan ikke opgøres forud for tilbudsmodtagelsen. Eventuel gevinst indarbejdes efter kommunens sædvanlige praksis for gevinstrealisering.
Lovgrundlag
Udbudsloven.

Økonomi

Sagen medfører ikke bevillingsmæssige ændringer.
Beslutningskompetence
Kommunalbestyrelsen

Beslutning

Ad 1.: Tiltrådt. Ad 2.: Tiltrådt. Ad 3.: Tiltrådt. Ad 4.: Tiltrådt.
Beslutning fra Økonomi- og Planlægningsudvalget, 30. september 2026, pkt. 197:
Ad 1.: Tiltrådt. Ad 2.: Tiltrådt. Ad 3.: Tiltrådt. Ad 4.: Tiltrådt.