Hjørring Kommunearkivs overgang til kommunal drift

Sagsfremstilling

Vendsyssel Historiske Museum (VHM) har opsagt driftsaftalen om drift af Hjørring
Kommunearkiv med virkning fra 1. januar 2027. Som følge heraf skal kommunearkivet overgå
til kommunal drift, hvilket sker som virksomhedsoverdragelse af medarbejdere samt overførsel
af opgaver og økonomi til Hjørring Kommune.
Direktionen har godkendt en midlertidig organisatorisk placering under Byrådssekretariatet
indtil den fremtidige organisering er fastlagt og driften af kommunearkivet er tilpasset den
eksisterende budgetramme.

Baggrund

Siden kommunesammenlægningen i 2007 har VHM drevet kommunearkivet med et årligt
driftstilskud fra Hjørring Kommune. Rammerne for driften har dels været reguleret i
kommunearkivets vedtægter samt i en driftsaftale indgået mellem Hjørring Kommune og VHM.
Arkivets opgaver knytter sig primært til Arkivlovens formålsparagraf og omfatter bevaring,
registrering og forvaltningen af kommunale arkivalier. Historiske og formidlingsmæssige
opgaver varetages af VHM.
For at sikre, at kommunearkivet efter overgangen til kommunal drift fortsat lever op til de krav,
der gælder for et offentligt arkiv, reguleres arkivets opgaver og ansvar mv. fortsat i
selvstændige vedtægter.
Som følge af overgangen til kommunal drift, er der udarbejdet reviderede vedtægter for
kommunearkivet. Foruden at tage højde for den nye organisering har vedtægterne
gennemgået en omskrivning, ligesom det nu fremgår direkte af vedtægterne, at
kommunearkivet ikke kan udføre forsknings- og formidlingsopgaver for Hjørring Kommunes
midler, henset til, at dette ikke er en pligtmæssig opgave efter Arkivloven.
Vedtægterne er vedlagt som bilag og skal godkendes af Byrådet.
Medarbejderforhold
Kommunearkivet er aktuelt bemandet med en arkivleder, to fuldtidsansatte historikere samt to
medarbejdere i fleksjob (henholdsvis 4 og 6 timer ugentligt).

Ved overgang til kommunaldrift virksomhedsoverdrages medarbejderne efter reglerne i
Virksomhedsoverdragelsesloven. Som følge af indplacering på kommunale overenskomster og
indhentelse af et lønefterslæb forårsaget af manglende løbende overenskomstreguleringer
forventes de samlede lønudgifter at stige.
Økonomiske forhold
Den økonomiske ramme til driftstilskud til VHM for varetagelse af kommunearkivet er i budget
2027 og frem fastsat til 2,0 mio. kr. En opgørelse af de forventede driftsudgifter ved kommunal
drift af arkivet viser en ubalance på 0,250 mio. kr. i forhold til den afsatte ramme. Heraf
vedrører 0,050 mio. kr. indregnede usikkerheder.
Merudgiften kan primært henføres til højere lønudgifter som følge af lønefterslæb under VHM's
drift samt udgifter til systemlicenser og øvrige understøttende systemer, som hidtil har været
delt med VHM.
Handleplan
Administrationen vurderer, at der er behov for at undersøge mulighederne for tilpasning af
arkivets opgavevaretagelse og organisering inden for den nuværende budgetramme. Dette vil
kræve, at 2027 anvendes som omstillings- og tilpasningsperiode. Administrationen foreslår, at
driften af arkivet tilpasses i løbet af 2027, således der skabes sammenhæng mellem opgaver,
bemanding og økonomi til budget 2028.
På den baggrund foreslås følgende handleplan:
Gennemgang og prioritering af opgaveporteføljen
Administrationen gennemgår kommunearkivets opgaver med henblik på at identificere
muligheder for tilpasninger og prioriteringer inden for den eksisterende økonomisk ramme.
Analyse af fremtidige driftsmodeller
Administrationen gennemfører i 2027 en analyse af alternative modeller for opfyldelse af
kommunens arkivforpligtelser. Analysen skal blandt andet omfatte fortsat kommunal drift,
samarbejde med andre arkivinstitutioner samt mulighederne for aflevering af arkivalier til
Rigsarkivet. Analysen skal belyse økonomiske, juridiske, organisatoriske og servicemæssige
konsekvenser med henblik på at identificere den mest bæredygtige løsning inden for den
eksisterende budgetramme.

Økonomi

Finansiering af forventet merudgift på 0,250 mio. kr. i 2027 håndteres i forbindelse med
regnskabssagen for 2027.

Personale
Ingen bemærkninger.

Sundhed
Ingen bemærkninger.

Indstilling

DIREKTIONEN INDSTILLER
at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler:
at orientering om VHM's opsigelse af driftsaftalen vedr. Hjørring Kommunearkiv
tages til efterretning
at orientering om kommunearkivets midlertidige placering under Byrådssekretariatet
tages til efterretning
at de reviderede vedtægter for Hjørring Kommunearkiv godkendes
at den forventede merudgift på 0,250 mio kr. i 2027 håndteres med
regnskabssagen for 2027
at administrationen i løbet af 2027 tilpasser drift, organisering og opgaveportefølje
med henblik på at opnå budgetbalance indenfor den eksisterende budgetramme fra

Beslutning

Økonomiudvalget anbefaler, at indstillingen følges.

Bilag

• 1. Udkast til revideret styrelsesvedtægt for Hjørring Kommunearkiv