KF Forslag om ændrede åbningstider i Borgerservice i MIDTEN

Indstilling

Direktionen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at
1. Borgerservices åbningstider i MIDTEN fra den 30. november 2026 med obligatorisk tidsbestilling fastsættes til mandag-torsdag kl. 11.00-17.00 og fredag kl. 8.00-11.00.
2. Der etableres en ugentlig solsikke-time med tidsbestilt betjening i rolige rammer.

Sagsfremstilling

I forbindelse med flytningen til MIDTEN og åbningen den 30. november 2026 skal der tages stilling til åbningstider og betjeningsform for Borgerservice i MIDTEN. Her varetages de klassiske borgerserviceopgaver som eksempelvis udstedelse af pas og kørekort samt oprettelse af MitID.
Selvom mulighederne for digital selvbetjening er blevet udvidet på en række områder, er der fortsat flere borgerserviceydelser, som kræver personligt fremmøde, eksempelvis udstedelse af nyt pas. Borgerservice har årligt ca. 33.000 ekspeditioner, svarende til i gennemsnit ca. 25 borgere i timen.
De nuværende åbningstider (man.-ons. kl. 10-15, tors. 10-17 og fre. 10-13) ligger primært inden for almindelig arbejdstid. Det betyder, at borgere med fuldtidsarbejde ofte skal tage fri for at møde personligt i Borgerservice. MIDTENs lange åbningstider giver mulighed for at tilrettelægge Borgerservices åbningstider, så de i højere grad imødekommer borgernes behov og gør Borgerservice mere tilgængelig.
Det foreslås, at Borgerservice i MIDTEN fra den 30. november 2026 har følgende åbningstider:

Mandag-torsdag kl. 11.00-17.00 og fredag kl. 8.00-11.00.
Hertil kommer en ugentlig solsikke-time med særlig betjening i rolige rammer.
De foreslåede åbningstider giver adgang til Borgerservice frem til kl. 17 fire dage om ugen og mulighed for betjening om morgenen fredag. Samtidig øges den samlede ugentlige ekspeditionstid fra 25 til 28 timer. Borgerne får dermed både flere ekspeditionstimer og bedre mulighed for at benytte Borgerservice uden for de fleste borgers almindelig arbejdstid.
De senere og udvidede åbningstider forudsætter, at der indføres obligatorisk tidsbestilling i Borgerservice i MIDTEN. Tidsbestilling giver borgeren sikkerhed for at blive betjent på et aftalt tidspunkt og reducerer risikoen for både forgæves fremmøde og lang ventetid. Samtidig kan borgeren planlægge besøget i forhold til arbejde, transport og andre aftaler.
Det er den obligatoriske tidsbestilling, der gør det muligt at planlægge bemandingen mere præcist og dermed frigive de ressourcer, som muliggør en udvidelse af den ugentlige åbningstid fra 25 til 28 timer og åbent til kl. 17 mandag-torsdag.
For Borgerservice giver tidsbestilling mulighed for at tilpasse bemandingen bedre. Det giver bedre mulighed for at udnytte ressourcer bedre og samtidig tilbyde en mere målrettet betjening. Obligatorisk tidsbestilling vurderes derfor samlet set at kunne reducere ventetiden og øge kvaliteten af den service, borgerne modtager.
Som i dag vil de fleste borgere bestille tid til Borgerservice digitalt, men det vil også være muligt at bestille tid telefonisk eller få hjælp til tidsbestilling ved personligt fremmøde. Med Informationen i MIDTEN udvides muligheden for personlig hjælp til tidsbestilling markant. Her vil borgerne kunne få hjælp fra kl. 8-18 på hverdage, fredag til kl. 17 og i weekenderne kl. 9-15. Der vil dermed være gode og fleksible muligheder for både at bestille tid og få hjælp til tidsbestillingen.
Hvis en borger møder op i Borgerservice uden tidsbestilling med en akut eller uopsættelig henvendelse, vil personalet vurdere behovet og om nødvendigt hjælpe borgeren hurtigst muligt.
Som supplement til de almindelige åbningstider etableres en ugentlig solsikke-time. Borgere, der har behov for ekstra tid, færre forstyrrelser og mere overskuelige rammer, vil kunne bestille tid til denne særlige betjening. Tilbuddet understøtter MIDTENs ambition om at være et tilgængeligt og inkluderende hus for alle borgere.
I MIDTEN etableres desuden en selvbetjeningsautomat til afhentning af pas, hvor borgerne kan afhente pas i hele MIDTENs åbningstid og ikke alene i Borgerservices bemandede åbningstid.
Forslaget vurderes samlet set at forbedre tilgængeligheden og give borgerne en mere fleksibel og målrettet betjening med mindre risiko for ventetid og forgæves fremmøde.
/AKPM

Beslutning

Kultur- og Fritidsudvalget vedtog indstillingen med bemærkning om, at der skal laves en evaluering efter 1 år.