Borgerrepræsentationens ordinære mødeplan 2027

Indstilling

om,

• at
forslag til mødeplan for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2027,
som beskrevet i afsnittet ”Løsning” nedenfor, godkendes,

• at
de i indstillingen nævnte ansatte eller disses stedfortrædere (jf.
afsnittet ”Løsning” nedenfor) i henhold til § 5 i Forretningsordenen for
Borgerrepræsentationen får adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for
lukkede døre i Borgerrepræsentationen,

• at
Borgerrepræsentationen anmoder de medlemmer af Borgerrepræsentationen, der
måtte ønske det, om at deltage i Kommunaløkonomisk Forum (KØF),
Kommunalpolitisk Topmøde og Folkemødet 2027 og godkender, at der udbetales
udgiftsgodtgørelse herfor, jf. kommunestyrelseslovens § 16, stk. 1, litra
f.

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

Det
følger af § 8, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 13
af 5. januar 2026), at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om, hvornår og
hvor ordinære møder skal afholdes.

Gruppeforpersonskredsen
har løbende drøftet mødeplanlægningen i Københavns Kommune og har tidligere
forudsat, at placeringen af møder i fagudvalg, Økonomiudvalget og
Borgerrepræsentationen tilrettelægges, så der som udgangspunkt er en procestid
på fire uger fra fagudvalgsbehandling til behandling i Borgerrepræsentationen.

I
forbindelse med behandlingen af mødeplanen for 2017, blev der i efteråret 2016
afgivet en protokolbemærkning om, at der ved fastlæggelse af mødeplanen
fremover skulle prioriteres en proces for plan- og bevillingssager på fire uger
fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen.

Planlægningen
af mødeplanen for 2027 er foretaget ud fra disse principper, således at sager
kun undtagelsesvist vil blive behandlet i en proces, der er længere end fire
uger.

Løsning

Følgende ordinære møder foreslås afholdt i
Borgerrepræsentationen i 2027:

21. januar (Borgerrepræsentationens nytårskur, uge 3)

4. februar (uge 5)

4. marts (uge 9)

8. april (uge 14)

28. april (uge 17)

20. maj (uge 20)

3. juni (uge 22)

24. juni (uge 25)

26. august (uge 34)

2. september (1. behandling af budget, uge 35)

23. september (uge 38)

7. oktober (2. behandling af budget, uge 40)

14. oktober (uge 41)

25. november (uge 47)

16. december (uge 50)

Der er planlagt 15 møder i Borgerrepræsentationen i
2027.

Økonomiforvaltningen har ved udarbejdelsen af
mødeplanen søgt at imødekomme Borgerrepræsentationens ønsker til mødeplanen.
Mødeplanen er derudover tilrettelagt med udgangspunkt i en procestid på fire
uger fra fagudvalgsbehandling til behandling i Borgerrepræsentationen. I
enkelte perioder er intervallet fem eller seks uger som følge af ferieperioder
og KL’s mødeaktiviteter.

Tid og sted

Borgerrepræsentationens møder finder som hovedregel
sted torsdage fra kl. 17.30. Dette gælder også for budgetmøderne, idet der ved
godkendelsen af mødeplanen for 2024 blev vedtaget et ændringsforslag om ”at
alle møder – også 1. og 2. behandling af kommunens budget – finder sted torsdag
fra kl. 17.30”.

Møderne finder sted i Borgerrepræsentationens
mødesal på Københavns Rådhus.

Ændring af mødeplan

Mødeplanen for Borgerrepræsentationen er bindende
ved indstillingens godkendelse. Borgerrepræsentationen kan dog aflyse et møde,
hvis der er enighed herom, ligesom der kan fastlægges en anden mødeplan.
Borgerrepræsentationen kan herudover beslutte at aflyse et møde, når det
skønnes nødvendigt. Overborgmesteren kan aflyse et møde, hvis tungtvejende
grunde gør aflysningen nødvendig.

Øvrige datoer

Økonomiforvaltningen kan desuden gøre opmærksom på
følgende datoer, hvor der ikke er sammenfald med Borgerrepræsentationens møder:

• Kommunaløkonomisk forum (KØF) 14. – 15. januar 2027

• Børn- og Unge Topmøde 28. – 29. januar 2027

• Kommunalpolitisk topmøde 18. – 19. marts 2027

• Folkemødet 17. – 19. juni 2027

Stillingtagen til, hvilke kommunale ansatte,
der skal have adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles
for lukkede døre i Borgerrepræsentationen

Det følger af Forretningsorden for
Borgerrepræsentationen § 5, at Borgerrepræsentationen i forbindelse med
vedtagelsen af den årlige mødeplan træffer bestemmelse om den kreds af ansatte
i kommunens tjeneste, der har adgang til at overvære forhandlingerne om en sag,
der behandles for lukkede døre, medmindre Borgerrepræsentationen vedtager, at
den pågældende sag skal behandles uden ansattes tilstedeværelse. Ud over denne
kreds kan Borgerrepræsentationen ved beslutning i det enkelte møde også give
andre ansatte adgang til at overvære forhandlingerne om en konkret sag.

Begrundet i de sagstyper, der sædvanligvis behandles
for lukkede døre i Borgerrepræsentationen, foreslås det, at følgende ansatte -
ud over ansatte i Borgerrepræsentationens Sekretariat – får adgang til, uden
forudgående tilladelse i de enkelte tilfælde, at overvære forhandlingerne om en
sag, der behandles for lukkede døre:

• Økonomiforvaltningens direktion,

• de administrerende direktører for de seks øvrige fagforvaltninger,

• lederen af det Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion,

• eller stedfortrædere for de nævnte (som for de førstnævnte ni personers vedkommende udpeges af ressortborgmesteren, mens en eventuel stedfortræder for lederen af det Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion udpeges af overborgmesteren).

Udgiftsgodtgørelse for varetagelse af ”andre
nærmere angivne hverv”

For at der kan udbetales udgiftsgodtgørelse for
varetagelse af ”andre nærmere angivne kommunale hverv”, herunder
Kommunaløkonomisk Forum (KØF og Kommunalpolitisk Topmøde, er det en
forudsætning at Borgerrepræsentationen eller dennes udvalg konkret anmoder om,
at der deltages i de pågældende aktiviteter, jf. kommunestyrelseslovens § 16,
stk. 1, litra f.

Økonomi

Udgifter til afholdelse af møder i
Borgerrepræsentationen samt udgiftsgodtgørelse i forbindelse med KØF, KL
Topmøde og Folkemødet afholdes inden for Borgerrepræsentationens egen
budgetramme.

Videre proces

Godkendes mødeplanen for 2027 af
Borgerrepræsentationen, vil Borgerrepræsentationens Sekretariat offentliggøre
den på Københavns Kommunes hjemmeside.

Beslutning

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Bilag

• Bilag 1 - Udkast til mødeplan 2027
• Bilag 2 - Oversigt over KLs konferencer 2026-2030