Handleplan vedr. risikobaseret ledelsestilsyn

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller over for Sundheds- og Omsorgsudvalget:

• at Sundheds - og Omsorgsforvaltningens handleplan for 2026 i rapport vedrørende risikobaseret ledelsestilsyn godkendes.

Problemstilling

I forbindelse med årsregnskabet rapporterer revisionen hvert år til Økonomiudvalget (ØU) om, hvorvidt det ledelsestilsyn, som foretages i forvaltningerne, er betryggende.

IR har siden 2017 hvert år udarbejdet en rapport om det risikobarede ledelsestilsyn i SUF. IR’s gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger til ledelsestilsynet. SUF’s ledelsestilsyn har dog peget på, at der i 2026 – ligesom i 2025 – er behov for at have fokus på området for indkøbscompliance.

Løsning

For 2026 har SUF udarbejdet en handleplan for indkøbscompliance med henblik på at opnå en højere indkøbscompliance. Handleplanen fremgår her nedenfor men fremgår også af IR’s rapport.

Handleplan for indkøbscompliance

Handleplanen for 2025 videreføres i 2026, da det er ambitionen at hæve aftalecompliance i forhold til det nuværende niveau på 64 % i februar 2026. Fokus for indsatsen blev i 2025 udvidet fra centrale centre og bydækkende enheder til også at omfatte mindre driftsenheder. SUF har siden starten af 2025 opprioriteret arbejdet med indkøbscompliance på forvaltningens decentrale enheder, så der i 2025-26 har været kontakt til alle enheder, og enheder med potentiale for forbedring er blevet besøgt en eller flere gange i løbet af året. SUF fortsætter dermed arbejdet med at forbedre forvaltningens aftalecompliance, herunder

• Understøtte enhederne i hensigtsmæssig håndtering af indkøbsopgaven, så der købes korrekt ind gennem Kvantum, og der sikres robusthed overfor fravær og personaleudskiftninger.

• Understøtte de decentrale enheder i oprettelse og fornyelse af rammeindkøbsordrer og følge op på, at leverandørernes fakturaer understøtter match med indkøbsordrerne, så der opnås aftalecompliance. Der er problemer med at fakturaer der tilgår kommunen med korrekt RIO nummer ikke opnår compliance grundet manuel håndtering af faktura. Der arbejdes på at finde en løsning af denne problematik.

• Forstærke indsatsen for at øge aftaledækningen af forvaltningens resterende mindre indkøb. Det drejer sig dels om udbud af nye mindre kontrakter, dels om registrering af eksisterende kontrakter med efterfølgende oprettelse af indkøbsordrer i Kvantum, hvor det er forventningen, at aftaleindlæsning i Kvantum fremover vil kunne gennemføres hurtigere, så aftalerne kan nå at blive tilgængelige i Kvantum inden købene skal gennemføres.

SUF har desuden etableret en projektgruppe, som skal arbejde med at forbedre indkøbscompliance.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Når handleplanen 2026 i rapport vedrørende risikobaseret ledelsestilsyn er godkendt af SUND, bliver Økonomiforvaltningen (ØKF) orienteret.

Bilag

• SUF - Risikobaseret Ledelsestilsyn 2026 - Særlig undersøgelse