Organisering af Brønshøj-Husum Lokaludvalg

Indstilling

Forpersonen indstiller,

1. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg tager forslag 1 og forslag 2 til organisering af lokaludvalgets arbejde til efterretning.

2. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg drøfter og beslutter en organisering af lokaludvalget.

Problemstilling

Der var møde i arbejdsgruppen torsdag d. 22. oktober kl. 17.30-19.30 med følgende deltagere: Lis Søkvist, Sune Vuorela, David Grolin Kristensen, Christoffer Rosenkrands, Lise Buch, Søren Axel Cloos, Ida Berendsen, Alina Protsyk og Philip Wu. Shinda Abdi deltog i den sidste del af mødet.

Arbejdsgruppemødet

Arbejdsgruppemødet blev indledt med et oplæg fra lokaludvalgets sekretariat om opmærksomhedspunkter i forhold til organisering og opsamling fra lokaludvalgets seminar. Herefter delte deltagerne sig i to grupper, der hver især udarbejdede et forslag til, hvordan lokaludvalget skal organisere sig.

Efterfølgende fremlagde de to grupper hver deres forslag for hinanden og gav hinanden feedback.

Efter arbejdsgruppemødet har sekretariatet udarbejdet et udkast til organisationsdiagram til hver af de to forslag til organisering med en kort beskrivelse.

Forslag 1 til lokaludvalgets organisering

Gruppe 1 bestående af Christoffer Rosenkrands, Lis Søkvist, David Grolin Kristensen og Sune Vuorela har udarbejdet nedenstående forslag til organisering af lokaludvalgets arbejde med udgangspunkt i, at i alt fire 'fagudvalg/temagrupper' har hver deres ansvar for at forbehandle sager til lokaludvalget fra kommunens forskellige forvaltningsområder.

• De fire foreslåede fagudvalg/temagrupper mødes som udgangspunkt en gang om måneden eller efter behov, skal forbehandle ansøgninger til bydelspuljen, høringer, ønsker til budgetforhandlinger og inddragelse - og er sekretariatsbetjent. Møderne er åbne for alle interesserede borgere. Lokaludvalget kan finde passende navne til de fire fagudvalg/arbejdsgrupper.

• Ansøgninger til Bydelspuljen forbehandles af de fire temagrupper/fagudvalg og bagefter af et Bydelspuljeudvalg. Bydelspuljeudvalget består af 5-8 faste medlemmer, men andre medlemmer og suppleanter er velkomne til at deltage. Bydelspuljeudvalget indstiller til lokaludvalget, om ansøgninger til Bydelspuljen skal have støtte/afslag.

• Koordinationsudvalget består af forpersonerne og en talsperson fra hver af de fire fagudvalg/temagrupper. Talspersonen kan være den samme eller skiftende deltagere fra hvert fagudvalg/temagruppe.

• Der nedsættes ad hoc arbejdsgrupper, der arbejder med Bydelsplanens projekter og andre projekter. Arbejdsgrupper er åbne for alle interesserede borgere. Arbejdsgrupperne er som udgangspunkt ikke sekretariatsbetjent, men får bistand efter aftale. Der indgår min. et medlem eller suppleant af lokaludvalget i hver arbejdsgruppe. Det er medlemmets/suppleantens opgave at orientere om nyt fra arbejdsgruppen til det fagudvalg/temagruppe, som arbejdsgruppen er tilknyttet.

• Større tværgående samarbejdsprojekter, som f.eks. Bydelsplan, nedsættes på tværs af fagudvalg/temagrupper med deltagere fra alle fagudvalg/temagrupper.

Forslag 2 til lokaludvalgets organisering

Gruppe 2 bestående af Lise Buch, Søren Axel Cloos, Alina Protsyk og Philip Wu udarbejdede følgende forslag til lokaludvalgets organisering med udgangspunkt i organisering efter de tre temaer på 2700Taler:

• De 3 temagrupper mødes som udgangspunkt en gang om måneden eller efter behov, kan forbehandle ansøgninger til bydelspuljen, høringer, ønsker til budgetforhandlinger og inddragelse og er sekretariatsbetjent. Møderne er åbne for alle interesserede borgere.

• Ansøgninger til Bydelspuljen behandles af et Bydelspuljeudvalg, der består af en repræsentant fra Koordinationsudvalget og min. en talsperson fra hver af de tre temagrupper, men alle medlemmer og suppleanter er velkomne til at deltage. Bydelspuljeudvalget indstiller til lokaludvalget, om ansøgninger til Bydelspuljen skal have støtte/afslag.

• Sekretariatet indkalder hele lokaludvalget til teamsmøder om høringer, så alle kan bidrage til et høringssvar. Høringer forsøges behandlet af den relevante temagruppe inden selve teamsmødet.

• Koordinationsudvalget består af forpersonerne og en talsperson fra hver af de tre temagrupper efter eget valg fra hver temagruppe. Talspersonen kan være den samme eller skiftende.

• Dertil nedsættes der ad hoc arbejdsgrupper, der arbejder med Bydelsplanens projekter og inddragelse. Arbejdsgrupper er åbne for alle interesserede borgere. Arbejdsgrupperne er som udgangspunkt ikke sekretariatsbetjent, men får bistand efter aftale. Mindre ad hoc arbejdsgrupper kan opstå og arbejde via 2700Taler. Der indgår min. et medlem eller suppleant af lokaludvalget i hver arbejdsgruppe. Det er medlemmets/suppleantens opgave at orientere om nyt fra arbejdsgruppen til det fagudvalg/temagruppe, som arbejdsgruppen er tilknyttet.

Fællestræk og forskelle

• Begge forslag til organisering indeholder et Koordinationsudvalg, bestående af forpersonerne og en talsperson fra hvert 'underudvalg'. Talspersonen kan være fast eller skiftende. Koordinationsudvalget koordinerer lokaludvalgets kommende dagsorden i samarbejde med sekretariatet.

• Begge forslag til organisering indeholder et Kvikpuljeudvalg med 3-6 faste medlemmer, der behandler ansøgninger online. Forpersonen tager herefter beslutning om støtte/afslag på baggrund af Kvikpuljeudvalgets forbehandling.

• Begge forslag til organisering indeholder et Bydelspuljeudvalg, der indstiller til lokaludvalget, om ansøgninger skal have støtte. Forslag 1 indebærer, at fagudvalg/temagrupper skal forbehandle Bydelspuljeansøgninger og komme med deres anbefalinger til Bydelspuljeudvalget. Med forslag 1 skal Bydelspuljeudvalget bestå af 5-8 faste, gennemgående medlemmer, der deltager i alle møder, mens resten af lokaludvalget inviteres og er velkomne til møderne. Forslag 2 indebærer, at temagrupperne kan forbehandle bydelspuljeansøgninger og komme med deres anbefalinger til Bydelspuljeudvalget. Med forslag 2 sikres forankring mellem Bydelspuljeudvalget og temagrupperne ved, at der er en fast deltager fra Koordinationsudvalget og hver temagruppe, mens resten af lokaludvalget inviteres og er velkomne til møderne.

• Begge forslag til organisering indeholder forslag om fagudvalg/temagrupper, der holder månedlige møder og er sekretariatsbetjent. Forslag 1 indeholder 4 fagudvalg/temagrupper inddelt efter kommunens forvaltninger. Forslag 2 indeholder 3 temagrupper inddelt efter de tre temaer på 2700Taler.

• Begge forslag til organisering indeholder arbejdsgrupper, der knyttes til et fagudvalg/temagruppe.

• Med forslag 2 foreslås det, at høringer både forbehandles i den eller de relevante temagrupper og at der efterfølgende holdes et teamsmøde for alle interesserede. Med forslag 1 er det fagudvalg/temagrupper, der forbehandler høringer.

Løsning

Arbejdsgruppen fremlægger de to forslag til organisering for lokaludvalget ved hhv. Christoffer Rosenkrands og Lise Buch.

Herefter drøfter lokaludvalget forslagene i mindre grupper.

Brønshøj-Husum Lokaludvalg beslutter lokaludvalgets organisering.

Videre proces

Sekretariatet indkalder til møder i lokaludvalgets nye underudvalg/temagrupper på hverdagsaftener mandag-torsdag i uge 48.

Sekretariatet annoncerer lokaludvalgets organisering på lokaludvalgets hjemmeside.

Sekretariatet indarbejder lokaludvalgets organisering i lokaludvalgets Forretningsorden, der skal 1. og 2. behandles på to lokaludvalgsmøder.