Evaluering af ny puljestruktur

Indstilling

Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, at til Kultur- og Idrætsrådet
1. tager evaluering til efterretning
2. drøfter anbefalinger til Kultur- og Idrætsudvalget omkring mulige justeringer af
udvalgets puljer.

Baggrund og vurdering
Om den nye puljestruktur:
Puljestrukturen er resultatet af en grundig og inddragende proces i perioden 2023 - 2025. Der
har været afholdt dialogmøder med foreninger og aftenskoler samt gennemført
fokusgruppeinterview med tidligere ansøgere – herunder foreninger, der tidligere har fået
afslag. Kultur- og Idrætsrådet har været inddraget i processen igennem hele forløbet. Forslaget
til den nye struktur er udarbejdet med bistand fra to eksterne konsulenter med stor erfaring fra
fondsverdenen og samarbejde med civilsamfundet.
Strukturen består af én udviklingspulje og to temapuljer med skiftende temaer.
Temaerne foreslås af foreningslivet på et dialogmøde, kvalificeres yderligere af Kultur- og
Idrætsrådet og besluttes endeligt af Kultur- og Idrætsudvalget og omfatter pt:
Temapulje 1: fra drift til udvikling
Temapulje 2: frivillighed - fastholdelse og rekruttering
Kultur- og Idrætsrådet kvalificerede på ekstraordinært møde den 4. marts 2025, at:
"Puljerevideringen er sat i gang for at imødekomme foreningslivets og civilsamfundets egne
initiativer og iderigdom, således at de kan bidrage til udviklingen af det samlede kultur- og
idrætsområde i Køge Kommune. En revideret puljestruktur skal derfor fremme et Fremtidens
Køge, der bygger på frivillige kræfter, frivillig fremdrift og ikke mindst lokale kompetencer.
Centralt for dette er et fælles blik på, hvordan fremtidens velfærdsopgaver kan løftes og hvor
puljerne bidrager til nye og tidssvarende udviklingsprojekter og gerne i partnerskaber. Den nye
puljestruktur har med andre ord til formål at sikre den fællesskabende kraft i fremtiden - i hele
Køge Kommune. Kultur- og Idrætsrådet anbefaler til Kultur- og Idrætsudvalget at der arbejdes
med bredetemaer til temapuljerne og mulighed for langsigtede projekter."
Puljestrukturen blev efterfølgende vedtaget ved Kultur- og Idrætsudvalgets møde den 31.
marts 2025 og temapuljerne den 2. juni 2025 med ikrafttrædelsesdato den 1. januar 2026.
Jævnfør beslutningen skal puljestrukturen evalueres et år efter igangsættelse.

Evaluering:
Til brug i evalueringen er der lavet en kvantitativ analyse, en kvalitativ analyse og en intern
administrativ evaluering af processen. De tre tiltag ligger til grund for Børne- og
Kulturforvaltningens forslag til videre drøftelse og justering af puljestrukturen.
Den kvantitative analyse (se bilag):
Forvaltningen har i behandlingen af indkomne ansøgninger indsamlet kvantitativ data til brug
for analysen. Data peger på:
De nye puljer har i sit første driftsår været genstand for en betydelig interesse fra
foreningslivet.
Der blev behandlet 106 ansøgninger fordelt på tre puljer, og der blev ansøgt om 5,1 mio.
kr., mens den samlede puljeramme udgjorde 2,3 mio. kr. Med andre ord har der været en
væsentligt større efterspørgsel efter udviklingsmidler, end de afsatte midler har kunnet
imødekomme.
Ansøgningerne kommer fra et bredt udsnit af kultur-, idræts- og fritidsområdet og fra
størstedelen af kommunens lokalområder.
Der blev givet 58 tilsagn og 48 afslag, svarende til en tilsagnsprocent på 54,7 pct. De
støttede initiativer er kendetegnet ved en høj grad af medfinansiering (gennemsnit 38 %
som ligger over kravet på 20 %), hvormed de kommunale puljemidler fungerer som
løftestang for yderligere investeringer og lokal opbakning.
Samlet peger analysen på, at puljestrukturen understøtter udvikling, innovation og frivilligt
engagement på kultur-, idræts- og fritidsområdet, men også at efterspørgslen efter
udviklingsmidler væsentligt overstiger den eksisterende økonomiske ramme.
Den kvalitative analyse (se bilag):
Der har været hyret eksterne konsulenter ind til opgaven, for at sikre faglig armslængde i
processen. Analysen er baseret på to fokusgruppeinterviews med foreninger og et interview
med forvaltningen.
Fokusgruppe 1 er med repræsentanter fra foreninger, der søgte de tidligere puljer, men som
ikke har søgt de nye puljer. Fokusgruppe 2 er med repræsentanter fra foreninger, som har søgt
de nye puljer og hvoraf halvdelen enten har fået tilsagn eller afslag på deres ansøgninger. I alt
har der været interviewet 15 foreningsrepræsentanter, hvoraf knap en fjerdedel har modtaget
en bevilling. Interviewene har derfor særligt belyst de kritiske oplevelser med de nye puljer.
Vedhæftet findes fem casefortællinger med foreninger, der har modtaget puljebevilling og som
belyser de positive oplevelser med puljerne.
Den kvalitative analyse peger på en række anbefalinger med henblik på at kvalificere, skærpe
og løfte puljearbejdet (se side 3 - 4 i bilaget), og peger overordnet på følgende overskrifter:

Puljeformat:
Puljemodellen er en succes og bør fastholdes. Der er dog ønsker til ændringer, herunder
antal årlige ansøgningsfrister, muligheden for at søge til driftslignende tiltag, rekvisitter og
flerårige aktiviteter (hvoraf de tre sidste allerede er en mulighed).
Puljeproces og samarbejde:
Tætter samarbejde med KIR og KIU om formidling af gode historier, forlængelse af
temapuljerne, anerkendelse af foreningernes og de frivilliges indsats. Koordinering til
kommunens øvrige puljer fx. Velfærdsforvaltningens Frivillighedspulje, så
ansøgeroplevelsen løftes for alle.
Puljekommunikation og - dialog:
Prioriter kommunikation og dialog. Øget fokus på at kommunikere forskel på drift og
udvikling samt allerede eksisterende muligheder for foreninger til at søge til udstyr og
rekvisitter samt til to - årige tiltag. Foreningsportalens funktionalitet og brugervenlighed i
forhold til puljeansøgning skal prioriteres.
Den administrative evaluering:
Der har været afholdt evalueringsmøde i forvaltningen, da den nye puljestruktur har trukket
uforudset mange administrative ressourcer. Dette gælder både i kommunikation af puljerne,
afholdelse af puljecafeer, etablering af puljetelefon, behandling af ansøgninger, tilbagemelding
til ansøgere, journalisering og udbetaling af bevillinger. Da der er tale om første år med den
nye struktur, er der endnu ikke erfaringer med indhentning af regnskaber og afrapporteringer.
Dette forventes dog, at øge den administrative opgave.
Forvaltningen kan konstatere, at:
mange ansøgninger har tråde ind i andre fagforvaltninger, hvorfor der har været behov
for at afstemme med blandt andet jura og ejendomme om hvorvidt foreningsønsker er
realiserbare, indenfor kommunalfuldmagtens rammer og derfor kan støttes/ikke støttes.
der er mange henvendelser fra sociale foreninger, som skal rådgives videre til
Velfærdsforvaltningens Frivillighedspulje
fire årlige ansøgningsfrister øger arbejdsmængden
Forslag til mulig justering af den nye puljestruktur:
På baggrund af ovenstående foreslår Børne- og Kulturforvaltningen, at der foretages følgende
justeringer af den nye puljestruktur.
1) Antallet af ansøgningsfrister reduceres til to årlige frister. De nye frister er fremover den 1.
maj og den 1. november.
Dette reducerer både uklarheden om frister i forhold til de enkelte puljer samt den

administrative opgave. Datoerne tilgodeser højsæsoner i foreningernes arbejde med
lokalebooking, tilskudsansøgninger og lignende.
2) Det generelle kriterie for både udviklingspuljen og temapuljerne om ´Projektet er ikke en
gentagelse af samme aktivitet år efter år´ fremover alene gælder for udviklingspuljen.
Dette imødekommer foreningernes ønsker til også at kunne søge til tilbagevendende og mere
driftnære tiltag, hvilket fremover vil kunne løftes via temapuljerne.
3) Temaer for temapuljerne fastholdes i to år, indtil der vælges nye temaer. Og når der vælges
nye temaer bidrager Kultur- og idrætsrådet til en udfoldelse og formålsbeskrivelse af
temaerne.
Dette sikrer foreningernes kendskab til de enkelte puljer samt forvaltningens mulighed for at
rådgive og videndele mere i dybden ift. de enkelte temaer.
Derudover er forvaltningen opmærksomme på at følgende fokuspunkter skal prioriteres
yderligere i det videre arbejde:
Systemunderstøttelse i ansøgningsprocessen
Formidling af puljernes kriterier samt muligheder (herunder muligheden for at søge til 2årige tiltag og rekvisitter)
Videndeling og netværksdannelse
Det bemærkes, at den økonomiske ramme til puljerne er løftet med i alt 200.000 kr. årligt med
budgetforliget 2027 - 2030.

Økonomi

Sagen har ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser for Køge Kommune.