Tiltrædelse af IT29 samarbejdet (Beslutning)

Indstilling

Forvaltningen foreslår, at Lyngby-Taarbæk Kommune indgår i et samarbejde om at etablere en it-serviceorganisation sammen med de øvrige kommuner i Region Hovedstaden inklusive Solrød Kommune og eksklusive Københavns Kommune.

Problemstilling

Det er i Økonomiaftalen for 26 aftalt, at ”kommunerne senest d. 1. januar 2027 vil etablere sig i nye, tværkommunale samarbejder i form af 4-5 kommunale it-serviceorganisationer med geografisk udgangspunkt i de fire regioner. De nye IT-serviceorganisationer oprettes som kommunale enheder og vil inden udgangen af 2027 overtage kommunernes drift af server- og netværksinfrastruktur.”
I aftalen fremgår det, at formålet med samlingen af IT-driftsopgaverne bl.a. er at øge cybersikkerheden i kommunerne. Desuden er det formålet at understøtte muligheden for at rekruttere og fastholde it-specialister, som for flere kommuner er tiltagende svært.
Opgaven, der skal løses af IT-serviceorganisationen, er beskrevet som server og netværk. Der er i økonomiaftalen en hensigt om at udvide samarbejdet til også at inkludere slutbruger-it og brugerstyring frem mod 2030, men det er ikke afklaret, hvordan eller hvornår dette vil ske. Men de tekniske valg foretaget indledningsvist, vil også have betydning for systemer og brugen af itløsninger fremadrettet for den enkelte kommuner indtil en evt. overtagelse af opgaven af et fælles selskab.
Løsninger
I området svarende til Region Hovedstaden arbejder kommunerne på, at der kan etableres en it-serviceorganisation for de 29 kommuner (Region Hovedstaden inklusive Solrød Kommune og eksklusive Københavns Kommune) under navnet IT29.
Der indgås et samarbejde mellem kommunerne i IT29 om at kunne danne en fælles itserviceorganisation. Det konkrete opgavesnit og ydelserne skal afklares og besluttes i det videre forløb.

Et samarbejde mellem kommunerne i IT29 vil basere sig på eksisterende gode samarbejder og fora, herunder det politiske koordinationsforum KKR Hovedstaden for de 29 kommuner i Region Hovedstaden. Desuden giver et fælles stærkt regionalt arbejdsmarked med de nødvendige kompetencer, og geografisk nærhed og tæthed af kommunerne, gode vilkår for en robust og bæredygtig fælles IT-serviceorganisation.
I det videre forløb i 2026 vil det også blive afklaret under hvilken selskabskonstruktion itserviceorganisationen skal dannes. Advokatfirmaet Poul Schmith har på forhånd peget på to mulige konstruktioner – enten et A/S eller et I/S (§60-selskab). Kommunalbestyrelsen i hver kommune vil blive fremlagt en fælles indstilling fra IT29 om hvilken form for selskab, der synes mest hensigtsmæssigt at danne, når dette er afdækket i løbet af efteråret 2026.
Frem mod etableringen af it-serviceorganisationen vil samarbejdet være organiseret i et fælles transitionsprogram, der skal skabe rammerne og afklare indholdet i den it-serviceorganisation, der skal etableres. Som det fremgår af ØA26, så skal it-serviceorganisationerne være etableret 1. januar 2027 og herefter overtage driften inden udgangen af 2027. I overgangsperioden vil der være fokus på sikker drift samt robust, forudsigelig og gennemsigtig økonomi.
Det bemærkes, at tidsplanen for den formelle stiftelse af selskabet kan blive påvirket af valg af selskabsform og den afledte statslige sagsbehandlingstid. Der er derfor risiko for, at stiftelsen ikke kan nås med udgangen af 2026. Det vurderes dog ikke at være en udfordring, da det centrale i 2026 er beslutning om selskabsform, registrering og at etableringen påbegyndes. Samtidig vil den teknologiske kortlægning også vurdere, som det er realistisk, at driften kan overdrages allerede i løbet af 2027.
Strategisk ramme
Kommunerne har en pligt til at indgå i et fælles samarbejdet og i et fælles selskab, jf. beslutningen i Økonomiaftalen for 2026. Samtidig synes der at være en række fordele på længere sigt, bl.a. i form en bedre sikkerhedsniveau og mere robusthed overfor de cybertrusler, som bl.a. trusselvurderingen for Danmark i disse år, påpeger som værende stærkt stigende.
For Lyngby-Taarbæk kan det betyde ændringer af det It-driftsmæssige setup i kommunen, og dermed med tilhørende investeringer til følge. Dette vil dog først blive kortlagt undervejs i processen. De tekniske valg har samtidig stor betydning for fremtidige systemvalg og hvilke digitale arbejdsgange der kan udvikles i kommunerne. Her kan der dog også være fordele at hente ved en større grad af ensretning.

Videre proces

Lyngby-Taarbæk Kommune indtræder i samarbejdet med de øvrige kommuner, og deltager i planlægningen af den kommende organisation.
Kommunalbestyrelserne i IT29 vil senere få forelagt en sag om godkendelse af den valgte selskabsform, så selskabet kan etableres herefter.

Økonomi

Det er indstillingen fra kommunaldirektørerne i IT29, at der afsættes 3 mio. kr. i hhv. 2026 og 2027 til selve transitionsprogrammet, som vil blive bemandet med 3 medarbejdere. Derudover tilføres ressourcer fra alle kommunerne i form af arbejdsgrupper og styregruppe, som skal kortlægge tekniske forhold og fremtidig organisering - herunder selskabsform. Udgiften til programmet fordeles efter befolkningstal.
Lyngby-Taarbæk Kommunes andel af de indledende programomkostninger udgør 135.217 kr. Finansieringen afholdes inden for det eksisterende budget.
Det bemærkes, at den samlede økonomi for den kommende it-serviceorganisation endnu ikke kendes og vil afhænge af bl.a. serviceniveau og organisering. Økonomien kan desuden variere mellem kommunerne, herunder også hvilke tekniske investeringer den enkelte kommune kan komme til at skulle foretage, alt efter hvilke hvordan det fælles tekniske setup vil skulle fungere.
Beslutningskompetence
Økonomiudvalget anbefaler.
Kommunalbestyrelsen beslutter.
Beslutningsforløb
Beslutning fra Økonomiudvalget 2026-2029, den 10. september 2026, punkt 4:
Anbefalet.

Beslutning

Godkendt.