Udmøntning af Fremtidens Administration til Budget 2027

Indstilling

Borgmesterforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget godkender forslag til udmøntning af regelforenklingstiltag under Fremtidens Administration for samlet 5,4 mio. kr., som vil indgå som besparelse i Økonomiudvalgets budgetforslag for 2027.

Sagsfremstilling

Arbejdet med Fremtidens Administration
Ved opstart på budgetprocessen for 2025 besluttede Økonomiudvalget at igangsætte et arbejde med Fremtidens Administration. Det kommer som konsekvens af regeringens afbureaukratiseringsdagsorden, som betyder, at Odense Kommune skal finde administrationsbesparelser for 50 mio. kr. frem mod 2030. Ambitionen er at finde provenuet

ved at finde nye måder at løse fremtidens administrative opgaver på. Samtidig skulle administrationsbegrebet også tænkes bredt således, at man ikke kun kigger på klassiske administrative opgaver, men også administrative opgaver, som løses tættere på borgeren.
Med Budget 2026 blev der udmøntet besparelser for 21,4 mio. kr. (fuldt indfaset) under Fremtidens Administration. Hertil blev yderligere 10,2 mio. kr. tilført til Fremtidens Administration som følge af organisationsstrukturændringen.
Såfremt de 15 regelforenklingstiltag udmøntes med Budget 2027, vil Odense Kommune mangle at finde besparelser for ca. 13,0 mio. kr. inden 2030 for at nå målet på 50 mio. kr.
Den nedsatte styregruppe for Fremtidens Administration har siden sidste års budget arbejdet videre med mulige effektiviserings- og besparelsestiltag. Det er initiativer, som på forskellig vis gennem digitale og enklere løsninger har til formål at frigøre ressourcer og optimere arbejdsgange.
Tiltagene spænder vidt mellem forvaltninger og områder. Der arbejdes lige nu på 10 forskellige projekter på tværs af forvaltninger og på forskellige stadier. Nogle projekter indebærer afprøvning af systemer, nogle indebærer udvikling, og andre test af løsninger i drift og/eller indsamler data og viden fra vores daglige praksis.
Da projekterne stadig er igangværende og kræver mere tid og validering, før de er klar til udmøntning, indstiller styregruppen ikke nogen forslag til det kommende budget.
Det er dog styregruppens forventning, at der til Budget 2028 fremlægges en konkret og samlet plan for tiltag med henblik på at indfri det resterende provenu inden 2030.
Hertil fortsætter arbejdet med implementeringen af Copilot 365 efter planen, som var en del af sidste års tiltag. Fra 2027 stiger effektiviseringen fra 1 % til 1,5 %, som besluttet med Budget 2026. Derudover undersøges mulighederne for at udvide anvendelsesmulighederne og dermed antallet licenser løbende.
Regelforenklingstiltag ved samarbejdsprogrammet
KL og regeringen indgik med Økonomiaftalen for 2024 et samarbejdsprogram, hvor formålet var at hjælpe kommunerne med at finde de pålagte besparelser på administration. Det har resulteret i udarbejdelsen af en liste med 150 regelforenklingstiltag, som parterne er enige om at gennemføre.
Intentionen er, at disse regelforenklingstiltag skal lette det administrative arbejde, fx ved at fjerne unødvendige regler og simplificere administrative processer. Både i forhold til store opgaver centralt i kommunernes forvaltninger, men også i forhold til dagligdagsopgaver i kommunernes yderste led. Tiltagene vedrører dermed administration og forvaltning i alle dele af kommunerne.
Siden 2024 har Odense Kommunes forvaltninger arbejdet med at vurdere og udmønte disse regelforenklingstiltag som led i Fremtidens Administration. Arbejdet har indtil videre medført, at en besparelse på 6,2 mio. kr. blev indlagt i Budget 2026, stigende til 7,4 mio. kr. fra 2028 og

frem. KL opdaterer løbende regelforenklingstiltagene, og derfor har forvaltningerne i årets første halvdel afsøgt, om yderligere tiltag kan udmøntes med det kommende budget. På den baggrund er der identificeret 15 regelforenklingstiltag med en samlet besparelse på 5,4 mio. kr., som søges udmøntet med Budget 2027. Besparelsen er blevet fordelt mellem kommunens udvalg som vist i nedenstående tabel.
*Note: Besparelsen stiger fra 2027-2029, da ét regelforenklingstiltag indfases løbende.
Størstedelen af besparelsen for disse tiltag vedrører reducering af kommunale tilsyn på flere af kommunens områder, fx dagtilbudsområdet, skoleområdet, botilbudsområdet m.m. For en komplet oversigt over de enkelte tiltag samt den nærmere udvalgsfordeling henvises til bilag 1. Såfremt de foreslåede tiltag gennemføres, vil forvaltningerne skulle realisere besparelser på flere områder. Det er intentionen, at de beskrevne forenklinger vil bidrage til en mere effektiv opgaveløsning, men det er på nuværende tidspunkt forbundet med en vis usikkerhed, i hvilket omfang de fulde effektiviseringsgevinster kan realiseres. Udmøntes de foreslåede tiltag, vil det betyde, at næsten halvdelen af de 150 regelforenklingstiltag er blevet udmøntet i kommunen. Der er mulighed for, at yderligere tiltag kan udmøntes med fremtidige budgetter, såfremt KL fortsætter med at opdatere deres ark med tiltag.
Det videre arbejde med Fremtidens Administration
Såfremt de 15 regelforenklingstiltag udmøntes med Budget 2027, vil Odense Kommune mangle at finde besparelser for ca. 13,0 mio. kr. inden 2030 for at nå målet på 50 mio. kr. Den resterende del af besparelsen skal findes via yderligere tiltag under Fremtidens Administration, eventuelt også med udmøntningen af yderligere regelforenklingstiltag. Det er styregruppens forventning, at der til Budget 2028 fremlægges en konkret og samlet plan for tiltag med henblik på at indfri det resterende provenu inden 2030.

Økonomi

De økonomiske konsekvenser, som følger af sagen, vil blive indarbejdet i Økonomiudvalgets budgetforslag for 2027.

Beslutning

Økonomiudvalget godkender Borgmesterforvaltningens indstilling.