IT-driftsselskaber

Indstilling

Borgmesterforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at byrådet godkender:
1. Vedtægter for KIT Syd I/S. 2. Ledelsesmodellen for KIT Syd I/S. 3. KIT Syd I/S leverer server- og netværksdrift til de 22 ejerkommuner og de
kommunale beredskaber, samt at forvaltningen varsler de øvrige enheder, som kommunen supporterer med netværks- og serverdrift, om, at de med virkning fra kompetenceoverdragelsestidspunkterne, hverken kan supporteres af ejerkommunerne eller KIT Syd I/S. 4. Vejle Kommune som hjemsted for KIT Syd I/S med afdeling af KIT Syd I/S i Odense Kommune. 5. Budget for KIT Syd I/S i 2027, herunder at ekstraudgift for Odense i 2027 på 2,4 mio. kr. finansieres af den afsatte anlægspulje til formålet under Økonomiudvalgets i Budget 2027.

Sagsfremstilling

For at styrke cybersikkerheden blev regeringen og KL med Aftale om kommunernes økonomi

2026 enige om, at kommunerne senest den 1. januar 2027 skal have etableret sig i it-serviceorganisationer omhandlende server og netværk. Dette er genbekræftet i økonomiaftalen for 2027, som fastslog, at der på landsplan skal etableres fem it-serviceorganisationer samt Københavns Kommunes IT. Det svarer til én it-serviceorganisation pr. region. De 22 syddanske kommunalbestyrelser gav i marts 2026 forvaltningerne mandat til at arbejde videre med etablering af et interessentskab (I/S) som § 60-fællesskab, der alene vil få kompetenceoverdraget opgaver vedrørende server- og netværksdrift.
På baggrund af et godt og tillidsskabende samarbejde mellem kommunerne forelægges her en sag om etablering af KIT Syd I/S (Kommunernes IT Syddanmark). Ved godkendelse af denne sag overdrager Odense Kommune kompetencen til KIT Syd I/S vedrørende server- og netværksdrift. Det betyder, at KIT Syd I/S fra den 1. januar 2027 trinvist overtager ansvaret for opgaveløsningen for de områder, og at Odense Kommune efter kompetenceoverdragelsen ikke selv kan varetage disse opgaver.
Udkast til vedtægter for KIT Syd I/S (med bilag) er vedlagt som bilag 1. Et notat om § 60fællesskaber og organiseringen af KIT Syd I/S er vedlagt som bilag 2.
Udkastet til vedtægter indebærer, at KIT Syd I/S i løbet af 2027 får kompetenceoverdraget opgaverne vedrørende netværksdrift, og trinvist frem mod udgangen af 2030 overtager opgaverne vedrørende serverdrift.
Politisk styring
Flere forhold sikrer den politiske strategiske styring med KIT Syd.
For det første fastlægger interessentkommunerne vedtægterne for KIT Syd. I udkastet til vedtægter foreslås, hvilke opgaver kommunerne skal og kan vælge at kompetenceoverdrage. Sammensætningen af bestyrelsen og finansieringsmodellen reguleres også i vedtægterne. Det kræver enstemmighed mellem de 22 kommuners kommunalbestyrelser at vedtage og sidenhen ændre vedtægterne.
For det andet foreslås det, at visse beslutninger skal forelægges de 22 kommuner. Det vil sige, at disse beslutninger ikke kan træffes af bestyrelsen. Det gælder blandt andet vedtagelse af kommende års budget og optagelse af lån. Det foreslås i udkastet til vedtægter, at disse beslutninger kræver godkendelse af mindst 19 kommuner, der samtidig skal repræsentere 75 % af indbyggerne i de 22 kommuner. Dette niveau for kvalificeret flertal har til formål at balancere hensyn til både større og mindre ejerkommuner og mindske risikoen for, at KIT Syd fx står uden et godkendt budget.
For det tredje vælges bestyrelsens medlemmer af kommunerne. Dette beskrives nærmere nedenfor under ledelsesmodellen. Indstilling til udpegning forelægges i 4. kvartal 2026 inden etableringen af KIT Syd.
Endelig foreslås, at der skal indkaldes til ejermøde, hvis tre eller flere kommuner anmoder om det. Her kan kommunerne træffe enhver beslutning om KIT Syd. Medmindre andet følger af ovenstående, vil beslutninger på ejermødet træffes med et simpelt flertal, der samtidig skal afspejle mindst 50 % af det samlede indbyggertal.

Ledelsesmodel og udpegning til bestyrelse
Der er undersøgt to modeller for bestyrelse af selskabet: en model, hvor bestyrelsen skulle være en politisk bestyrelse, og en model med en administrativ bestyrelse. Der indstilles en administrativ bestyrelsesmodel, da KIT Syd bliver en driftsorganisation, der kan anses som en forlængelse af de eksisterende forvaltninger, og da der herved kan integreres faglighed i bestyrelsen.
Det foreslås derfor, at bestyrelsen i KIT Syd er en administrativ bestyrelse bestående af syv embedsfolk fra ejerkommunerne. Forslaget indebærer, at bestyrelsen sammensættes af tre kommunaldirektører, to it-chefer og to økonomichefer. Kompetencesammensætningen i bestyrelsen har til formål at afspejle KIT Syds arbejdsområde (herunder ledelse og økonomi) for at styrke KIT Syds opgaveløsning. Kommunaldirektørkredsen vil få ansvaret for at indstille til udpegningen, og alle kommuner holdes orienteret herom. Modellen er beskrevet i bilag 7.1 til vedtægterne.
Derudover kan der nedsættes et eller flere embedsmandsudvalg med repræsentanter fra hver kommune, som KIT Syd kan have dialog med og sparre med om opgaveløsningen.
Basisopgaver og mulige supplerende opgaver
Kommunerne skal, jf. Økonomiaftalen, overdrage opgaver vedrørende server- og netværksdrift. Disse opgaver (basisopgaverne) fremgår af bilag 3.2.a og 3.2.b til udkastet til vedtægter. Ifølge udkastet til vedtægter vil en kommune, der i 2027 overdrager fx et serverrum til KIT Syd modtage betaling. Der forventes ikke herudover at blive overdraget aktiver til KIT Syd. En kommune, der ikke længere måtte ønske at kompetenceoverdrage basisopgaverne til KIT Syd, vil skulle udtræde af fællesskabet.
Det foreslås, at kommunerne efter den 1. januar 2028 ikke selv etablerer nye servere, og at fristen for at overdrage eksisterende serverdrift fra kommunerne til KIT Syd udløber ved udgangen af 2030. Overdragelsen vil ske i forbindelse med, at nuværende aftaler om servere løbende udløber.
I forhold til netværksdrift foreslås, at KIT Syd i løbet af 2027 overtager ansvaret for administrationen af netværksudstyr. Al drift af netværk skal være overdraget til KIT Syd ved udgangen af 2027.
Foruden basisopgaverne i form af netværks- og serverdrift kan den enkelte kommune vælge at kompetenceoverdrage en eller flere af de supplerende opgaver, der knytter sig til serverog netværksdrift, til KIT Syd. Disse opgaver fremgår af bilag 3.3 til udkastet til vedtægter. Denne fleksible ordning gør, at opgavesnittet mellem den enkelte kommune og KIT Syd kan justeres efter lokale ønsker.
Modtagere af server- og netværksydelser fra KIT Syd
De kommunale IT-afdelinger leverer i dag en række ydelser til ikke-kommunale organisationer som fx selvejende institutioner og beredskaber.

KL er i gang med at undersøge forholdene omkring support for andre organisationer, herunder muligt fælles bødeansvar i henhold til GDPR, men også lovhjemlen til at have drift for andre kommunale organisationer.
For at undgå risikoen for fælles dataansvar og lette opstarts- og driftsvilkår for KIT Syd anbefales det, at KIT Syd alene vil levere netværks- og serverydelser til kommunerne og de kommunale beredskaber. Det fremgår af vedtægterne, at kommunerne fortsat kan varetage netværksydelserne frem til den 31. december 2027, som er fristen for, at driftsansvaret for netværk overgår til KIT Syd, og kommunerne kan derfor levere netværksydelserne til selvejende institutioner mv., indtil opgaven kompetenceoverdrages til KIT Syd. Tilsvarende kan serverydelserne leveres til de selvejende institutioner, indtil opgaverne trinvist kompetenceoverdrages til KIT Syd frem mod den 31. december 2030.
Det betyder, at hver kommune bør gå i dialog med de ikke-kommunale enheder, som kommunen p.t. understøtter med netværks- og serverdrift, for at understøtte en god overgang.
Hjemsted for KIT Syd
Der har i løbet af sommeren været en ansøgningsproces om at være hjemsted for KIT Syd. Det medførte ansøgninger fra Vejle Kommune og Odense Kommune. Transitionsorganisationen for KIT Syd har vurderet ansøgningerne ud fra fem faglige vurderingskriterier. Ansøgningerne fra hver kommune er vurderet ”høj” på alle fem vurderingskriterier med hver deres styrkepositioner.
På det grundlag blev der afholdt borgmestermøde for de syddanske borgmestre den 3. september 2026. De blev enige om at indstille, at Vejle Kommune bliver hjemsted og administrationskommune for KIT Syd og der oprettes en afdeling af KIT Syd i Odense Kommune. Det vurderes at have flere fordele, at KIT Syd etableres med to lokationer. For det første kan der drages nytte af styrkepositionerne i begge ansøgninger. Det indebærer bl.a. en mere konkret plan for mulig skalering i forhold til lokaler i Vejle Kommune og Odense Kommunes erfaring med at drive it-opgaver for andre kommuner. For det andet vil det øge rekrutteringsgrundlaget betragteligt, og for det tredje vil det mindske den geografiske afstand mellem de syddanske kommuner og KIT Syd, da der både vil være en lokation i Jylland og på Fyn.
Opgaver vedrørende såvel netværks- som serverdrift vil fra starten blive udført på KIT Syds lokationer i både Vejle Kommune og Odense Kommune. Inden for den ramme træffer den politisk udpegede bestyrelse beslutninger om den fysiske placering af KIT Syds opgaver. Der tilstræbes et hensyn til en fordeling af KIT Syds personaleressourcer mellem de to lokationer. Grundlaget for selskabet vil være Vejle Kommunes ansøgning og selskabets ledelse vil have hjemsted i Vejle Kommune.
Økonomiske forhold
Budgettet for KIT Syd i 2027 er estimeret til 14 mio. kr. Det foreslås finansieret af kommunerne ud fra ejerfordelingen, som er fastlagt på baggrund af indbyggertallet pr. 1. januar 2026.

Ejerfordelingen justeres hvert 4. år, første gang pr. 1. januar 2030. Ejerfordelingen fremgår af bilag 4.1 til vedtægterne, og finansieringen for 2027 på kommuneniveau fremgår af bilag 3. Udgiften i 2027 er en ekstra udgift for kommunerne, da 2027 er et opstartsår, og KIT Syd ikke forventes at overtage mere væsentlige opgaver for kommunerne i 2027. Opgaver, der overtages i 2027, afregnes separat mellem KIT Syd og kommunen.
Finansieringen af KIT Syd fra 2028 foreslås at bestå af tre grundlæggende elementer:
Grundbidrag, der dækker KIT Syds faste udgifter og finansieres af kommunerne ud fra ejerfordelingen.
Forbrugsafhængige bidrag, der finansieres af kommunerne ud fra det ressourcetræk, som den enkelte kommune har på KIT Syd på baggrund af omfanget af og serviceniveauet for basisopgaver.
Betaling for løsning af de supplerende opgaver, den enkelte kommune har tilvalgt.
KIT Syd vil ikke have til formål at optjene et overskud, og betalingen vil fastsættes efter kostægte principper.
Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at afgøre den samlede økonomiske konsekvens ved, at KIT Syd fremover varetager server- og netværksdrift. Det er kommunernes holdning, at KIT Syd skal drifte servere og netværk så økonomisk rationelt som muligt inden for de givne rammer. Der er iværksat og næsten gennemført en grundig forundersøgelse (også kaldet Due Diligence). Denne undersøgelse vil give et overblik over kommunens nuværende udgifter til server- og netværksdrift.
KIT Syd vil i løbet af 2027 med udgangspunkt i forundersøgelsen opbygge prislister, som kan danne grundlag for et estimat for hver kommunes fremtidige udgifter til KIT Syd. Dette vil være en del af KIT Syds indstilling til ejerkommunerne om budgettet for 2028.
Ejerkommunerne hæfter over for tredjeparter for de forpligtelser, KIT Syd påtager sig (fx lån) eller pådrager sig (fx bøder). Den indbyrdes hæftelse mellem kommunerne sker ud fra ejerfordelingen.
Personalemæssige forhold
De medarbejdere, der på etableringstidspunktet bruger mindst 50 % af deres tid på de opgaver, der overdrages til KIT Syd, vil blive virksomhedsoverdraget til KIT Syd. Det indebærer, at de beholder deres ansættelse (blot med KIT Syd som arbejdsgiver) og deres individuelle ansættelsesvilkår. Der er forberedt MED-processer, som i forlængelse af beslutning om etablering af KIT Syd bl.a. vil tage hånd om de medarbejdere, der opfylder ovenstående krav.
I det omfang KIT Syd skal ansætte personale, vil stillingerne blive opslået efter gældende regler.
Juridiske aspekter

KIT Syd vil blive etableret som interessentskab (I/S), der er omfattet af kommunestyrelseslovens § 60 a, det vil sige som et såkaldt ”lille” § 60-fællesskab.
Ankestyrelsen skal godkende KIT Syd efter lånebekendtgørelsen, da kommunerne hæfter for KIT Syd, og skal orienteres om vedtægterne. Hvis KIT Syd sidenhen overstiger tærskelværdierne for at være et ”lille” § 60-fællesskab, skal Ankestyrelsen forelægges vedtægterne til godkendelse.
Henset til fristen for etableringen, jf. Økonomiaftalen, er Ankestyrelsen anmodet om at give en forhåndsgodkendelse af etableringen, se bilag 4.
Som et § 60 fællesskab, der beskæftiger sig med digital infrastruktur og er af særlig betydning, vil KIT Syd være omfattet af NIS 2-loven og ansvarlig for at overholde NIS 2. Ejerkommunerne kan dog ikke delegere eget NIS 2 ansvar og ejerkommunerne skal sikre, at KIT Syd efterlever kommunernes krav i forhold til forsynings-sikkerhed ved sårbarheder og kritiske hændelser, gennem et tilsyn med selskabets opgaveudførelse.

Økonomi

Odense Kommune får i forbindelse med etablering af IT-driftsselskabet en ekstraudgift i opstartsår 2027 på 2.399.000 kr. Udgiften finansieres af den afsatte anlægspulje til formålet under Økonomiudvalget i Budget 2027.