Kompensationsordning til leje af foreningslokaler

Indstilling

Forvaltningen indstiller til landdistriktsudvalget
1. at orienteringen vedrørende kompensationsordningen tages til efterretning
2. at der igangsættes en forsøgsperiode af kompensationsordningen
3. at der afsættes en ramme på 50.000 kr. til forsøgsperioden finansieret af
Landdistriktspuljen.

Sagsfremstilling

Det fremgår af Randers Kommunes helhedsplan for forsamlingshuse, at der skal arbejdes med
en kompensationsordning, som giver lokale foreninger eller grupper af borgere mulighed for at
afholde møder og aktiviteter i forsamlingshusene uden betaling. Gennem ordningen
kompenseres forsamlingshusene for de udgifter til forbrug og rengøring, der er forbundet med
foreningernes brug af lokalerne.
Formålet med en kompensationsordning er at give foreninger i de mindre lokalsamfund adgang
til egnede lokaler, hvor de kan udøve deres foreningsaktiviteter uden betaling. Samtidig skal
ordningen bidrage til at skabe mere liv og aktivitet i forsamlingshusene uden for de tidspunkter,
hvor husene normalt benyttes til udlejninger og egne arrangementer.
I Randers by og i flere af de større bysamfund i kommunens landdistrikter er der kommunale
lokaler, som foreninger kan benytte uden betaling. Det kan eksempelvis være kommunale
skoler, hvor lokalerne kan stilles til rådighed uden for skoletiden. I de mindre lokalsamfund er

der derimod i mindre grad adgang til lokaler, som kan benyttes gratis. Samtidig er der 42
forsamlingshuse i Randers kommune, hvoraf mange er indrettet til at kunne rumme forskellige
former for foreningsaktiviteter.
Nogle af forsamlingshusene i kommunen har tilkendegivet, at de ønsker mere aktivitet i husene
i hverdagen. En kompensationsordning vil kunne gøre det økonomisk muligt for flere lokale
foreninger at benytte forsamlingshusene og dermed understøtte et øget aktivitetsniveau.
Men da kompensationsordningen ikke giver en økonomisk fortjeneste for forsamlingshusene,
må det forventes, at ikke alle forsamlingshuse ønsker at deltage i ordningen. Deltagelse kan
medføre et øget ressourceforbrug for de frivillige, der står for den daglige drift af
forsamlingshusene, eksempelvis i forbindelse med udlevering af nøgle mv. Da
forsamlingshusene som udgangspunkt er foreningsejede, vil det være op til det enkelte
forsamlingshus at beslutte, om det ønsker at deltage i en eventuel kompensationsordning.
Kompensationsordningens rammer

Forsamlingshusene i Randers kommune benyttes hovedsageligt til private udlejninger samt til
aktiviteter og arrangementer, der afholdes af forsamlingshusene eller de lokale
borgerforeninger. En gennemsnitlig dagsleje for et forsamlingshus i Randers kommune udgør
cirka 2.200 kr. Med et prisniveau af denne størrelse vil det for mindre lokale foreninger ikke
være økonomisk muligt at leje et forsamlingshus til regelmæssige aktiviteter.
Flere forsamlingshuse har imidlertid tilkendegivet, at de ønsker et højere aktivitetsniveau i
husene. Nogle forsamlingshuse kan derfor være interesserede i at stille deres lokaler til
rådighed for lokale foreninger, forudsat at aktiviteterne ikke påvirker forsamlingshusets øvrige
udlejninger.
Men da forsamlingshusene ikke kan forudsætte, at der bliver ordentligt ryddet op og gjort rent
efter arrangementer, som de ikke selv står for eller er til stede ved, forventes det, at der kan
være et behov for rengøring efter hvert arrangement eller udlån. Dette skal sikre, at lokalerne
er klargjort til efterfølgende reservationer og aktiviteter. Udgiften til rengøring udgør i
gennemsnit cirka 800 kr. pr. udlejning. Hertil kommer udgifter til blandt andet vand og
elektricitet i forbindelse med brugen af forsamlingshuset.
Det vurderes på den baggrund, at en forenings benyttelse af et forsamlingshus gennem en
eventuel kompensationsordning vil medføre udgifter på cirka 1.000 kr. pr. besøg, som
ordningen vil skulle dække.
De samlede udgifter til ordningen vil afhænge af hvor mange foreninger og forsamlingshuse,
der ønsker at benytte den. Ved stor efterspørgsel kan ordningen således medføre en væsentlig
økonomisk udgift.
Derudover vil det være nødvendigt at foretage en konkret screening af hver forening, der
ønsker at benytte kompensationsordningen. Dette skyldes, at kommunen ikke må yde
økonomisk støtte til foreninger, hvis formål eller aktiviteter blandt andet er af politisk eller
religiøs karakter. Forud for udbetalingen af kompensationen vil forvaltningen også skulle
foretage en konkret vurdering af den enkelte forenings brug af forsamlingshuset for at sikre, at

aktiviteten er gennemført inden for de rammer, der er godkendt i den pågældende ansøgning.
Etableringen og administrationen af en kompensationsordning vil derfor også medføre et
administrativt ressourceforbrug, hvis omfang vil afhænge af efterspørgslen på ordningen. Dette
vil reducere den tid, der er til rådighed til varetagelsen af øvrige opgaver på
landdistriktsområdet.
Forsøgsperiode af kompensationsordning

Forvaltningen foreslår, at der igangsættes en afgrænset forsøgsperiode med en
kompensationsordning. Formålet med forsøgsperioden er at afdække efterspørgslen efter
ordningen samt indsamle erfaringer med, hvordan ordningen mest hensigtsmæssigt kan
administreres og forvaltes i samarbejdet mellem foreningerne, forsamlingshusene og
forvaltningen.
Det foreslås, at forsøgsordningen tilrettelægges således, at et forsamlingshus og de lokale
foreninger i det pågældende lokalområde, som ønsker at benytte ordningen, i fællesskab
indsender en ansøgning til Landdistriktsservice. Ansøgningen skal indeholde en beskrivelse af
foreningens aktivitet i forsamlingshuset, herunder tidspunktet for og hyppigheden af aktiviteten,
samt det beløb, som forsamlingshuset ansøger om at få udbetalt som kompensation for
afholdelsen af aktiviteterne.
Ved at stille krav om, at ansøgningen indsendes i fællesskab, sikres det, at forsamlingshuset
og foreningen er enige om rammerne for brugen af forsamlingshuset. Dette omfatter blandt
andet aktiviteternes omfang, de praktiske forhold og hensynet til de ressourcer og den
kapacitet, der er til rådighed i det enkelte forsamlingshus.
Ansøgningen vurderes derefter af forvaltningen for at sikre, at den overholder de kommunale
retningslinjer.
Kompensationen udbetales til forsamlingshuset, når der er indsendt dokumentation for
foreningens brug af forsamlingshuset samt dokumentation for forsamlingshusets udgifter
forbundet med brugen. Dokumentationen skal blandt andet bestå af billeder fra aktiviteten samt
en kort skriftlig vurdering af erfaringerne med ordningen.
Forvaltningen foreslår, at der afsættes 50.000 kr. fra Landdistriktspuljen til finansiering af
forsøgsordningen, som vil løbe i seks måneder. Hvis midlerne er opbrugt inden
forsøgsperiodens udgang, afsluttes forsøget. Forvaltningen foreslår desuden, at det enkelte
forsamlingshus og de foreninger, der ønsker at benytte det, samlet kan ansøge om maksimalt
7.500 kr. under forsøgsordningen. Formålet med beløbsgrænsen er at give flest mulige
forsamlingshuse og foreninger mulighed for at deltage i ordningen, samtidig med at der er
mulighed for at afprøve ordningen over flere udlån.
Forvaltningen vil løbende følge op på forsøgsordningen i samarbejde med de foreninger og
forsamlingshuse, der benytter ordningen. Efter forsøgsperiodens afslutning vil forvaltningen
forelægge landdistriktsudvalget en statussag med en evaluering af ordningen. På den
baggrund kan udvalget tage stilling til, om og i hvilket omfang kompensationsordningen skal
videreføres.

Økonomi

Forvaltningen foreslår, at der afsættes 50.000 kr. fra Landdistriktspuljen til finansiering af
forsøgsordningen.
I august 2026 resterer der cirka 225.000 kr. i Landdistriktspuljen.

Beslutning

1. at taget til efterretning
2. at godkendt
3. at godkendt.
Anker Boje deltog som stedfortræder for René Skaarup.