Midlertidig forpagtning af Ringsted Vandrerhjem 2027-2029

Indstilling

Direktionen indstiller,
1. at der annonceres efter en forpagter af Ringsted Vandrerhjem for perioden 1. februar
2027 til 31. januar 2029 med mulighed for administrativ forlængelse op til 2 gange 1 år,
hvis tidsplanen for realisering af Besøgscenter Sct. Bendts tillader dette,
2. at forpagtningsafgiften fastsættes til 6 % af den årlige omsætning ekskl. moms, og
3. at administrationen bemyndiges til at fastlægge de nærmere vilkår for annonceringen og
forpagtningsaftalen samt indgå aftale med en ny forpagter inden for de besluttede
rammer.
Sagsgang:
BY

Sagsfremstilling

Den nuværende forpagtningsaftale (bilag 1) for Ringsted Vandrerhjem udløber 31. januar
2027. I lyset af planerne om et kommende besøgscenter ved Sct. Bendts Kirke har
administrationen i forlængelse af Byrådets beslutning i september 2026 arbejdet med en
kortvarig forlængelse af den eksisterende aftale op til 18 måneder. Muligheden for forlængelse
er afsøgt med den nuværende forpagter, men den nuværende forpagter ønsker ikke at
forlænge aftalen.
Parallelt hermed har Museum Vestsjælland og Ringsted Kommune genbesøgt tidsplanen for
den videre udvikling af besøgscenterprojektet. Projektet går nu fra den overordnede idé- og
visionsfase til en fase, hvor det skal konkretiseres og undersøges, hvordan besøgscentret
faktisk kan realiseres.
Museum Vestsjælland er projektejer og kommende operatør af besøgscenteret og har
ansvaret for at udvikle og modne selve projektet, herunder koncept, projektering, økonomi og
finansiering. Ringsted Kommune bidrager som samarbejdspartner og har samtidig ansvar for
de kommunale forhold omkring bl.a. ejendom, planlægning, vej og myndighedsbehandling.
Den videre proces gennemføres derfor i tæt samarbejde mellem museet og kommunen, men
med udgangspunkt i denne rolle- og ansvarsfordeling.
Midlerne til realiseringen af den næste fase af projektet foreligger endnu ikke hos Museum
Vestsjælland, men museet arbejder på en konkretisering og plan for fremskaffelse af
finansiering af den videre projektudvikling.
Tidsplan for videre projektudvikling af besøgscenter
Den foreløbige proces frem mod en mulig byggestart ser således ud:
2. halvår 2026: Idé- og visionsfasen færdiggøres. Der udarbejdes plan for finansiering af
den videre projektudvikling samt etableres projektorganisation og arbejdspakker for
næste fase mellem Museum Vestsjælland og Ringsted Kommune.
1. halvår 2027: Projektets hovedgreb skal konkretiseres. Det skal afklares, hvordan et

besøgscenter kan indpasses i og omkring Amtstuegården og Tingstedet, og hvilke
forhold ved bygninger, adgang, trafik, parkering, udearealer mv. der skal undersøges
nærmere.
2. halvår 2027: Der skal arbejdes videre med et egentligt forprojekt. Placering, bygninger,
funktioner og adgangsforhold skal konkretiseres, og behovet for bl.a. lokalplan og øvrige
myndighedsprocesser skal afklares. En eventuel lokalplan skal prioriteres politisk.
Samtidig skal projektets økonomi og finansieringsmuligheder kvalificeres.
1. halvår 2028: Den nødvendige kommunale planlægning og myndighedsafklaring
gennemføres parallelt med, at selve byggeprojektet udvikles og projekteres nærmere.
2. halvår 2028: Plangrundlaget skal færdiggøres, projektet projekteres til det nødvendige
niveau, og der skal kunne søges om byggetilladelse og forberedes udbud af
byggearbejderne.
Fra omkring primo 2029: Hvis plangrundlag, myndighedstilladelser, finansiering og øvrige
forudsætninger er på plads, vil projektet kunne gå videre til udbud og efterfølgende fysisk
realisering.
Tidsplanen er foreløbig og vil blive kvalificeret i takt med projektets udvikling. Den viser
imidlertid, at 2027 og 2028 først og fremmest vil være udviklings-, planlægnings- og
projekteringsår, og at der på det nuværende grundlag ikke forventes behov for at disponere
over vandrerhjemsbygningen til fysiske arbejder i denne periode.
En toårig forpagtning af vandrerhjemmet giver derfor mulighed for fortsat overnatningsdrift og
aktivitet i bygningen frem for, at den står uden denne anvendelse. Samtidig er kommunen ikke
bundet af en forpagtningsaftale ud over 31. januar 2029, medmindre muligheden for
forlængelse administrativt udnyttes.
Forpagtningsvilkår
Den nuværende forpagtningsafgift udgør 10 % af omsætningen op til 1 mio. kr. og 15 % af
omsætningen derudover.
Den nye forpagtning vil som udgangspunkt alene have en varighed på to år og giver dermed
en ny forpagter en relativt kort periode til at etablere og udvikle driften. Samtidig har
kommunen ved tidligere annonceringer haft begrænset interesse fra potentielle forpagtere.
Det foreslås derfor, at forpagtningsafgiften fastsættes til 6 % af den årlige omsætning ekskl.
moms. Den lavere forpagtningsafgift skal ses i sammenhæng med den tidsbegrænsede
forpagtningsperiode og ønsket om at skabe attraktive vilkår for en ny forpagter.
Til sammenligning kan det oplyses, at der også i andre kommunale forpagtningsaftaler for
vandrerhjem anvendes omsætningsbaserede forpagtningsafgifter. Eksempelvis udgør
forpagtningsafgiften for Vejle Vandrerhjem 6 % af den samlede omsætning, mens andre
kommunale aftaler viser både højere procentsatser og modeller med minimumsafgifter, men
typisk for længerevarende kontrakter.
Administrationen vurderer på den baggrund og under hensyntagen til den relativt korte

forpagtningsperiode, kommunens tidligere erfaring med begrænset interesse samt de konkrete
driftsvilkår, at en forpagtningsafgift på 6 % udgør et relevant udgangspunkt for annonceringen.
Ifølge oplysninger fra den nuværende forpagter foreligger der på nuværende tidspunkt
bookinger på overnatninger og øvrige arrangementer for i alt ca. 1,1 mio. kr. vedrørende
perioden fra 1. februar 2027 og frem. Bookingerne forudsættes at følge med til den nye
forpagter, som overtager forpligtelsen til at gennemføre de pågældende bookinger og den
tilhørende omsætning. Omsætningen fra disse bookinger vil på samme måde som den øvrige
omsætning indgå i grundlaget for beregning af forpagtningsafgiften.
De eksisterende bookinger betyder, at en kommende forpagter fra begyndelsen overtager et
eksisterende aktivitets- og omsætningsgrundlag. Dette vurderes at være med til at gøre den
tidsbegrænsede forpagtning mere attraktiv.
Der annonceres efter en ny forpagter på de fastsatte økonomiske og kontraktmæssige vilkår.
Ved flere interesserede vil administrationen foretage en samlet vurdering med vægt på bl.a.
driftskoncept, relevant erfaring og kompetencer, økonomisk og driftsmæssig robusthed samt
planerne for at fastholde og udvikle aktivitet og overnatninger på vandrerhjemmet.

Politisk handlerum
Byrådet kan vælge forskellige rammer for den fortsatte anvendelse af vandrerhjemmet efter 31.
januar 2027.
Byrådet kan følge administrationens forslag og beslutte, at der annonceres efter en
forpagter for en toårig periode med mulighed for administrativ forlængelse op til 2 gange
1 år og med en forpagtningsafgift på 6 % af omsætningen ekskl. moms.
Alternativt kan Byrådet vælge at fastsætte andre økonomiske vilkår for forpagtningen.
Byrådet kan endvidere vælge ikke at annoncere efter en ny forpagter. I så fald ophører
den nuværende vandrerhjemsdrift 31. januar 2027, og kommunen vil ikke modtage
forpagtningsafgift efter dette tidspunkt. Bygningen vil herefter kunne disponeres til anden
anvendelse eller afvente den videre udvikling af besøgscenterprojektet.

Vurdering

Administrationen vurderer, at en toårig forpagtning giver mulighed for at fastholde drift og
aktivitet på vandrerhjemmet, samtidig med at kommunen bevarer fleksibilitet i forhold til den
fremtidige realisering af besøgscenteret. Den aktuelle tidsplan indebærer ikke behov for at
frigøre bygningen i 2027 og 2028.
Den korte forpagtningsperiode og kommunens tidligere erfaring med begrænset interesse taler
for mere attraktive økonomiske vilkår. Samtidig overtager en ny forpagter ifølge den
nuværende forpagter eksisterende bookinger for ca. 1,1 mio. kr.
Administrationen vurderer samlet, at en forpagtningsafgift på 6 % giver et rimeligt grundlag for
at tiltrække en ny forpagter, samtidig med at kommunen fastholder en løbende indtægt og den
nødvendige fleksibilitet i forhold til besøgscenterprojektet.

Inddragelse og høring
Ingen.

Økonomi

Ved en årlig omsætning på 3,0 mio. kr. udgør forpagtningsafgiften efter den nuværende model
400.000 kr. årligt. Ved den foreslåede forpagtningsafgift på 6 % vil indtægten udgøre 180.000
kr. årligt, svarende til en forskel på 220.000 kr. årligt.
Sammenligningen forudsætter, at det er muligt at finde en forpagter på de nuværende vilkår.
Kommunen har tidligere haft begrænset interesse fra potentielle forpagtere, og den kommende
forpagtning er som udgangspunkt alene toårig.
Den endelige økonomiske konsekvens afhænger af den faktiske omsætning og resultatet af
annonceringen.

Beslutning

Ad.1.-3. Anbefales godkendt.

Indhold

om høring

ØK

ABU

BFU

SUU SKFU ULBTM ÆSSU

Orientering

X

X

X

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ABU= Arbejdsmarkeds- og Beskæftigelsesudvalget,
BFU=Børne- og Familieudvalget, SUU=Skole- og Undervisningsudvalget, SKFU=Sport-,
Kultur- og Fritidsudvalget, ULBTM=Udvalget for Land og By, Teknik og Miljø, ÆSSU=Ældre-,
Social- og Sundhedsudvalget