Oprettelse af Fælles IT Drift Midt - ØU

Problemstilling

Kommunalbestyrelsen skal godkende etablering af de nye fælleskommunale it-driftsselskab og
skal i den forbindelse endeligt godkende at deltage som medstifter og -ejer af et
fælleskommunalt aktieselskab sammen med de øvrige 18 kommuner i Region Midtjylland.
Ved beslutningen godkender kommunalbestyrelsen blandt andet
at indskyde 1.045,93 kr. for en ejerandel på 0,26 pct. Denne andel skal overføres efter
den politiske godkendelse og er en forudsætning for selskabsstiftelsen.
at selskabet har hjemsted i Silkeborg Kommune
at selskabet i de første opstartsår ledes af en midlertidig, administrativ bestyrelse på 5
medlemmer, der selvstændigt ansætter en direktør til at forestå den daglige ledelse.
En enslydende sag med samme beslutningspunkter behandles i de øvrige 18 kommuner.

Løsningsmuligheder og indstilling
Kommunaldirektøren indstiller at
1) Samsø Kommune indgår som medstifter og -ejer af et fælleskommunalt it-driftsselskab
(aktieselskab) for de 19 kommuner i Region Midtjylland på grundlag af udkast til vedtægter og
stiftelsesdokument, som de fremgår af vedlagte bilag A og bilag B.
2) Samsø Kommune tiltræder udkast til ejeraftalen og ejerstrategien, som de fremgår af
vedlagte bilag C og bilag D.
3) Oplægget til lovpligtige interne dokumenter til selskabets bestyrelse tages til efterretning,
som de fremgår af vedlagte bilag E (forretningsorden) og bilag F (ejerbog).
4) Det tages til efterretning, at der i løbet af 2027 vil blive forelagt beslutning om indskud af
yderligere egenkapital til finansiering af selskabets opstart, herunder evt. overtagelse af
forpligtigelser, aktiviteter, medarbejdere m.v.
5) Borgmesteren og kommunaldirektøren bliver på kommunens vegne bemyndiget til at
gennemføre stiftelsen af selskabet, herunder underskrive nødvendige dokumenter og foretage
ikke-væsentlige ændringer, at repræsentere kommunen som ejer i selskabet, herunder på
generalforsamlinger, og at fastlægge rammerne for samarbejdet i transitionsperioden.
6) Kommunens ejerrolle forankres herudover i Økonomi, Løn og IT.
7) Der godkendes et forhøjet budget til projektøkonomien i 2027 fra 4,6 mio. kr. til 10,1 mio. kr.
(Bilag I). Samsø kommunes andel er 26.410 kr. i stedet for tidligere budget på 12.073 kr.

Sagsfremstilling

Indledning
Nærværende sag udspringer af Aftale om kommunernes økonomi for 2026 mellem KL og
regeringen ('Økonomiaftalen') og skal sikre mandat til etablering af et fælleskommunalt
aktieselskab, som har til formål at øge cybersikkerhed og varetage fælles drift af server- og
netværksinfrastruktur i Region Midtjylland.
Ifølge Økonomiaftalen skal kommunerne have etableret sig i nye it-serviceorganisationer inden
den 1. januar 2027. I den forbindelse udestår en række beslutninger forud for endelig
etablering og stiftelse af et fælles midtjysk selskab.

Kommunerne i Region Midtjylland traf i begyndelsen af 2026 principbeslutning om at arbejde
videre med etableringen af et fælleskommunalt aktieselskab (A/S) samt etableringen af en
fælles transitionsorganisation.
Selskabets etablering forudsætter godkendelse i samtlige ejerkommuner, hvorfor sagen
forelægges på et fælles grundlag i de 19 kommuner.
Den fremtidige driftsøkonomi, serviceniveauer og eventuelle investeringsprogrammer
behandles ikke som led i selskabsstiftelsen, men vil blive behandlet under senere oplæg til
beslutning.
Værdi for borgere og samfund
Etablering af selskabet skal bidrage til:
øget cybersikkerhed
mere robuste driftsmiljøer
større faglige fællesskaber
bedre muligheder for rekruttering og fastholdelse
øget standardisering, effektiv drift og videndeling
bedre forudsætninger for fremtidig udvikling og skalering af opgaver
stabilt og sikkert digitalt fundament for de kommunale serviceydelser
Nedenfor gives en kort opsummering af de væsentlige forhold, der træffes beslutning om i
forbindelse med selskabsstiftelsen. Der henvises til de vedlagte bilag for nærmere beskrivelser.
Selskabets etablering
Det foreslås, at de 19 kommuner etablerer et fælleskommunalt aktieselskab med ansvar for
netværks- og serverdrift.
Selskabet ejes af kommunerne med en forholdsmæssig ejerandel opgjort efter antallet af
borgere pr. 1. januar 2026 (bilag B og bilag G).
Ejerstyring og bestyrelse
Ejerkommunerne udøver deres direkte indflydelse gennem beslutninger på
generalforsamlingen.
Til at varetage den overordnede og strategiske ledelse etableres selskabet med en midlertidig,
administrativ transitionsbestyrelse bestående af fem medlemmer. Efter forventeligt 18
måneders virke iværksættes en evaluering af modellen som grundlag for etablering af en
permanent bestyrelse.
For at sikre repræsentation på tværs af ejerkredsen er kommunerne opdelt i tre valggrupper
baseret på ejerandele. Gruppe A indstiller ét medlem, mens gruppe B og gruppe C hver
indstiller to medlemmer.
Formandsposten varetages af et medlem udpeget af Gruppe A i den midlertidige
transitionsbestyrelse. Næstformanden vælges på generalforsamlingen.
Den kommende transitionsbestyrelse vil således bestå af:

Gruppe A: Eddie Dydensborg, Økonomidirektør, Aarhus Kommune
Gruppe B: Klaus Christiansen, Direktør for Beskæftigelse, Økonomi & Personale, Viborg

Kommune og Anders Hansen, Chef for økonomi og It, Horsens Kommune.
Gruppe C: Henrik Brix, It og digitaliseringschef, Favrskov Kommune og Thomas
Hyldgaard, It og digitaliseringschef, Lemvig Kommune
Bestyrelsen ansætter en direktør til at varetage den daglige ledelse.
Nærmere beskrivelse af ejerindflydelse, bestyrelsens sammensætning og ledelsesstruktur
fremgår af bilag G.
Ejeraftalen og -strategien
Ejeraftalen fastlægger ejerkommunernes indbyrdes forhold i relation til selskabet og regulerer i
videre omfang end vedtægterne bestyrelsessammensætning, beslutningskompetencer og
indflydelse, overgang af kapitalandele, udtræden m.m.
Bestyrelsen overlades vide rammer til at træffe beslutninger. Visse beslutninger, herunder
væsentlige beslutninger om økonomi (budget, optagelse af lån m.v.), serviceniveauer, mm.,
løftes dog til generalforsamlingen, hvor ejerkommunerne vil kunne stemme med deres
ejerandel og derigennem udøve deres ejerbeføjelser.
Selskabets hjemsted
På mødet mellem de midtjyske borgmestre den 23. oktober 2026 blev det besluttet at
selskabets registrerede hjemsted er Silkeborg Kommune. Med forbehold for, at der skal indgås
nærmere aftale om leje af lokationen, forventes adressen for selskabets hovedlokation at være
Pasteursvej 4A, 8600 Silkeborg.
Økonomiske rammer
Selskabet foreslås stiftet som en "minimumsstiftelse", hvor der alene indskydes den efter
selskabsloven påkrævede selskabskapital på kr. 400.000.
Arbejdet med at kvalificere selskabets fremtidige økonomi, opgaver, betalingsmodel og øvrige
økonomiske forhold pågår fortsat. Yderligere forhold fremgår af sagens afsnit økonomi samt
bilag H.
Bemyndigelsen
Bemyndigelsen i indstillingens pkt. 5 skal udøves inden for de rammer, der følger af
kommunalbestyrelsens beslutninger i nærværende sag, herunder de godkendte vedtægter,
ejeraftalen og ejerstrategien.
Bemyndigelsen omfatter endvidere alene dispositioner, som efter lovgivningen og selskabets
styringsdokumenter kan varetages administrativt. Beslutninger, der efter lovgivningen,
vedtægterne, ejeraftalen eller senere beslutninger truffet af kommunalbestyrelsen henhører
under kommunalbestyrelsens egen kompetence, vil fortsat skulle forelægges politisk.
Opgaveoverdragelse og etablering
Selskabets etablering er første skridt i en længere implementeringsproces. Der vil efter
selskabets stiftelse blive arbejdet videre med den konkrete planlægning af
opgaveoverdragelse, organisering, bemanding og drift.
Øvrige forhold ved selskabsstiftelsen
Bestyrelsen skal efter selskabsloven fastsætte en forretningsorden og føre en ejerbog.
Udkastene forelægges kommunalbestyrelserne til efterretning og kan tiltrædes af
bestyrelsen ved konstitueringen.
For at gennemføre stiftelsen bemyndiges borgmesteren og kommunaldirektøren til den
praktiske udmøntning, til at varetage kommunens interesser i forhold til selskabet,
herunder på generalforsamlinger og til at rammesætte samarbejdet mellem

transitionsorganisationen og selskabets bestyrelse.
Ejerrollen forankres i Økonomi, Løn og IT, hvorunder IT-afdelingen i dag varetager drift af
server- og netværksinfrastruktur.
Det forhøjede budget til organisationsetableringen i 2027 fremgår af økonomiafsnittet.

Økonomi og personale
Vedrørende selskabsstiftelsen
De økonomiske forhold vedrørende selskabsstiftelsen udgør den efter selskabsloven
påkrævede selskabskapital på kr. 400.000.
Samsø Kommune skal indskyde 1.045,93 kr. for en ejerandel på 0,26 %. Denne andel skal
overføres efter den politiske behandling og er en forudsætning for selskabsstiftelsen.
Ejerandelen opgøres på grundlag af kommunens forholdsmæssige andel af borgere i Region
Midtjylland pr. 1. januar 2026 (bilag H).
Vedrørende det samlede projekt
De økonomiske forhold vedrørende det samlede projekt (etablering af IT-serviceorganisation)
skelnes der mellem tre niveauer, der blev fremlagt i forbindelse med principbeslutningen
tidligere på året. De tre niveauer er:
1. Projektøkonomi
2. Transitions- og etableringsøkonomi for organisationsetablering
3. Driftsøkonomi (varig finansiering)
Det forventes, at der vil være behov for at afsætte yderligere ressourcer i løbet af 2027 til
gennemførelse af etablerings- og implementeringsaktiviteter, frem mod selskabets
idriftsættelse og levering af ydelser til kommuner. De nuværende kapaciteter og det konkrete
behov i en ny IT-serviceorganisation er dog ikke færdiganalyseret endnu.
Kommunalbestyrelserne vil blive forelagt en sag herom, når behovet er klarlagt. Sagen vil blive
forelagt forud for de kommunale budgetprocesser for Budget 2028.
Det reviderede budget for 2027 betyder, at budgettet i 2027 øges fra oprindeligt 4,6 mio. kr. til
10,1 mio. kr. Projektet er en kompleks omstillingsproces, hvor de konkrete aktiviteter og
ressourcebehov løbende kvalificeres. Budgettet øges derfor til at dække behovet for frikøb af
fagspecialister fra kommuner, samt direkte ansættelser i transitionsorganisationen med henblik
på at understøtte overgangen til den nye organisation.
Udgifter, der efter gældende regler kan henføres til anlægsudgifter, konteres som sådanne og
belaster derfor ikke kommunernes serviceramme. En eventuel låneadgang er alene en
finansieringsmulighed for sådanne anlægsudgifter og giver ikke adgang til en yderligere
service- eller anlægsramme.
I 2027 udgør Samsø Kommunes andel 26.410 kr. Et samlet overblik over kommunernes andel
for 2027 fremgår af bilag I.
Det forhøjede budgetbidrag kan rummes indenfor Samsø Kommunes nuværende it-budget.

Tidligere beslutninger
3. marts 2026 KB-sag 78: Principbeslutning om etablering af IT-serviceorganisation - ØU - KB

Dialog og høringer
Der har været en løbende samarbejds- og afstemningsproces blandt de 19 kommunernes itchefer, kommunaldirektører og borgmestre i forbindelse med sagens forberedelse. Selskabets

hjemsted blev indstillet blandt borgmestrene.
Advokatfirmaet Poul Schmidt har bistået med udarbejdelsen af en række dokumententer jf.
vedlagte bilag og vil også stå for den formelle selskabsstiftelse efter den politiske godkendelse.

Behandling i Økonomiudvalget 3. november 2026

Forvaltningen gjorde opmærksom på, at der er modtaget fire rettelser/opdateringer til de
medfølgende bilag, og omdelte rettelsesbilag med specificering af ændringerne.
Rettelsesbilaget vedlægges referatet og sagsfremstillingen til Kommunalbestyrelsen.
Økonomiudvalget indstiller, at
1) Samsø Kommune indgår som medstifter og -ejer af et fælleskommunalt it-driftsselskab
(aktieselskab) for de 19 kommuner i Region Midtjylland på grundlag af udkast til vedtægter og
stiftelsesdokument, som de fremgår af vedlagte bilag A og bilag B.
2) Samsø Kommune tiltræder udkast til ejeraftalen og ejerstrategien, som de fremgår af
vedlagte bilag C og bilag D.
3) Oplægget til lovpligtige interne dokumenter til selskabets bestyrelse tages til efterretning,
som de fremgår af vedlagte bilag E (forretningsorden) og bilag F (ejerbog).
4) Det tages til efterretning, at der i løbet af 2027 vil blive forelagt beslutning om indskud af
yderligere egenkapital til finansiering af selskabets opstart, herunder evt. overtagelse af
forpligtigelser, aktiviteter, medarbejdere m.v.
5) Borgmesteren og kommunaldirektøren bliver på kommunens vegne bemyndiget til at
gennemføre stiftelsen af selskabet, herunder underskrive nødvendige dokumenter og foretage
ikke-væsentlige ændringer, at repræsentere kommunen som ejer i selskabet, herunder på
generalforsamlinger, og at fastlægge rammerne for samarbejdet i transitionsperioden.
6) Kommunens ejerrolle forankres herudover i Økonomi, Løn og IT.
7) Der godkendes et forhøjet budget til projektøkonomien i 2027 fra 4,6 mio. kr. til 10,1 mio. kr.
(Bilag I). Samsø kommunes andel er 26.410 kr. i stedet for tidligere budget på 12.073 kr.