Løbende udvikling af Kommunens tilskuds- og bookingsystem - drøftelse

Indstilling

Administrationen anbefaler, at udvalget drøfter mulige udviklingstiltag samt ønsker til
kommunens tilskuds- og bookingsystem.

Sagsfremstilling

Egedal Kommunes tilskuds- og bookingportal drives og udvikles af IT-leverandøren KMD.
Kommunen indgik aftale med KMD i 2022, og systemet blev implementeret med driftstart den
1. januar 2023.
Valget af systemet skete på baggrund af foreningsmøder afholdt i 2022, hvor ønsket om et
mere brugervenligt bookingsystem blev fremhævet af de deltagende foreninger.
Systemet anvendes i dag til:
Behandling af ansøgninger om godkendelse af nye foreninger.
Årlig foreningsgodkendelse af Børneattesterklæringer.
Administration af tilskud og puljeordninger på kultur- og fritidsområdet.
Behandling af sæsonansøgninger.
Håndtering af enkeltbookinger og arrangementsforespørgsler.
Udsendelse af regninger ved leje af kommunale faciliteter.
Kommunikation til foreningslivet via systemets beskedmodul.

Portalen indeholder dermed både kommunens samlede oversigt over godkendte
fritidsforeninger og de faciliteter, der kan benyttes til kultur- og fritidsaktiviteter.
Blandt de af systemets funktioner, som administrationen anvender i mindre grad er
indberetning af medlemstal og opdaterede kontaktinformationer på foreningernes
bestyrelsesmedlemmer.
I forbindelse med implementering af systemet tilbød administrationen tre introduktionskurser for
foreningerne. Efterfølgende har brugerne kunnet få hjælp gennem skriftlige vejledninger,
telefonisk support samt åbent hus-arrangementer med individuel vejledning, som afholdes den

sidste torsdag i hver måned. Særligt de åbne vejledningsdage omkring fristen for
sæsonansøgninger er godt besøgt.
KMD videreudvikler løbende systemet. I den periode, hvor Egedal Kommune har anvendt
løsningen, er der blandt andet gennemført følgende større ændringer:
Forbedringer af IT-sikkerheden, herunder mulighed for login med MitID.
Et mere enkelt og brugervenligt design samt bedre mulighed for at tilgå systemet fra
forskellige platforme, herunder mobiltelefoner.
Mindre tekniske forbedringer af sæsonbookingsdelen, som gør det lettere at tilpasse
tildelte tider og afbooke tider, som foreningen ikke forventer at benytte.

Inden for det kommende år forventes der desuden forbedringer af den del af systemet, der
anvendes til ansøgning og beregning af foreningstilskud og puljer. Afledt af det aktuelle arbejde
med justeret puljestruktur undersøger administrationen dog pt. om særligt
puljeadministrationen kan håndteres mere hensigtsmæssigt og give en bedre brugeroplevelse
gennem en XFlow-løsning direkte fra kommunens hjemmeside.
På tidligere møder har Folkeoplysningsudvalget peget på en række ønsker til videreudvikling af
systemet, herunder et søgbart foreningsregister, indberetning af medlemstal, mulighed for
straksbooking samt bedre muligheder for afbooking af tider, der ikke anvendes.
På mødet vil administrationen give et kort oplæg og præsentere de eksisterende funktioner på
området. Det er administrationens vurdering, at systemet allerede understøtter flere af de
efterspurgte funktioner, men at kendskabet til dem blandt foreningerne muligvis ikke er fuldt
opdateret. På den baggrund lægges der op til en drøftelse af følgende:
Hvilke konkrete udviklingsønsker ønsker udvalget viderebragt til IT-leverandøren?
Er der behov for yderligere foreningskurser eller andre former for support i anvendelsen
af systemet?
Hvordan kan administrationen bedst understøtte, at foreningerne benytter mulighederne
for at tilpasse sæsonbookinger og afbooke tider, der ikke anvendes?

De udviklingsønsker, som Folkeoplysningsudvalget peger på, vil blive videreformidlet til KMD.
Alle kommuner, der anvender systemet, kan løbende indsende udviklingsønsker, som
efterfølgende vurderes og prioriteres af en brugerbestyrelse.

Konsekvenser for budgettet
Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Beslutning

Drøftet.