Udbud af pleje på udendørsarealerne på idrætsanlægget i Smørum - beslutning

Indstilling

Administrationen indstiller, at plejen af udearealerne på idrætsanlægget i Smørum
sendes i udbud.

Sagsfremstilling

Siden 1. maj 2024 har plejen af idrætsanlægget i Smørum været konkurrenceudsat og udført af
leverandøren Green Pitches ApS.
Plejeopgaven blev udbudt som følge af en henvendelse fra Ledøje-Smørum Fodbold (LSF),
som ønskede selv at overtage plejeopgaven. Klubben mente, at opgaven kunne udføres til en
lavere omkostning end hos Materielgården, samtidig med at den ville skabe større ejerskab og
engagement blandt klubbens medlemmer.
På baggrund af henvendelsen besluttede Byrådet at udbyde opgaven som et EU-udbud i form
af en omvendt licitation med en årlig kontraktværdi på 900.000 kr.
Udbuddet resulterede i, at det ikke blev klubben selv, men en ekstern leverandør, der vandt
opgaven for en to-årig periode med mulighed for forlængelse i op til to perioder af ét år.
Muligheden for forlængelse er benyttet én gang. Det skete på baggrund af positive vurderinger
af opgaveløsningen hos brugerne, herunder LSF. Muligheden for at forlænge kan anvendes én
gang yderligere, frem til den 30. april 2028.
Administrationen arbejder generelt for et tættere samarbejde med civilsamfundet, og et udbud,
hvor også lokale foreninger fra området kan byde på vedligehold af idrætsanlægget, kan give
mulighed for, at idrætsforeningerne kan løse opgaver for kommunen, og dermed give et
tættere samarbejde mellem kommune og forening(er).
Evaluering 2026
En evaluering af baneplejen, hvor forskellige interessenter har været involveret, har vist, at LSF
ikke ønsker kontrakten forlænget med endnu et år. LSF begrunder det med udskiftning i
medarbejderstaben på banen, kommunikation, manglende ejerskab hos medarbejderne og et
for stort behov for opfølgning på den daglige drift.

Da LSF er den klart største bruger af anlægget, og samtidig har den daglige kontakt med
leverandøren, tillægges klubbens vurdering stor vægt i forbindelse med beslutningen om en
eventuel forlængelse. Øvrige brugere er blevet spurgt men har ikke givet input ift. baneplejen.
Se bilag 1 for sammenfatning.
Green Pitches ApS har tilkendegivet, at virksomheden ønsker kontrakten forlænget med 12
måneder.
Administrationen vurderer, at banerne fremstår i god stand og på niveau med kommunens
øvrige idrætsanlæg i Ølstykke, Stenløse og Ganløse.
Valg af løsning
På baggrund af evalueringen vurderer administrationen samlet set, at et genudbud af
kontrakten er den mest hensigtsmæssige løsning.
I forbindelse med udbuddet i 2023 blev der udarbejdet en detaljeret kravspecifikation. Denne
vil, i revideret form, danne grundlag for et nyt udbud. Der vil blive foretaget en række
præciseringer og justeringer med henblik på at sikre, at opgaven beskrives så klart og entydig
som muligt.
Hvis det godkendes, at administrationen gennemfører et nyt udbud, vil de politisk fastsatte
plejeniveauer for banerne fastholdes, så der fortsat sikres et ensartet serviceniveau på tværs af
kommunens idrætsanlæg.
Administrationen vil – i lighed med sidste gang – gennemføre udbuddet som en omvendt
licitation, hvor opgaven udbydes med et prisloft svarende til kommunens nuværende udgift til
banepleje. Dette udgør cirka 941.000 kr. årligt.
Endelig vil den kommende kontrakt indgås for en periode på tre år med mulighed for
forlængelse i yderligere én periode af ét år. Dette er en ændring ift. seneste udbud, og skyldes
behovet for at have mere kontinuerlig drift, inden det evalueres, om kontrakten skal fortsætte.
Kontrakten evalueres inden udløb med henblik på at vurdere den fremtidige organisering af
opgaven, lige som det sker nu.
Efter beslutning i denne sag, gennemfører administrationen udbuddet og tildeler opgaven til
den vindende byder.
Der er to mulige alternativer:
Hjemtagelse af driften til Materielgården:
Materielgården udfører allerede drift på kommunens øvrige idrætsanlæg.
Det giver øget bemanding og fleksibilitet ifht. varetagelse af vinterberedskabet og andre
kommunale driftsopgaver.

Der vil være visse etableringsomkostninger forbundet med indkøb af nødvendige
maskiner og materiel.
Der vil ikke nødvendigvis være en fast medarbejder til anlægget. Det kan betyde en
forringelse af serviceniveauet i forhold til i dag.

Forlængelse af kontrakten med Green Pitches ApS
Kontrakten med Green Pitches ApS kan forlænges. Virksomheden ønsker at forlænge,
men det ønske er ikke delt af LSF.

Konsekvenser for budgettet
Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser i sig selv.

Borgerdialog
I forbindelse med beslutningen om at udbyde kontrakten er der, ud over LSF og den
nuværende leverandør Green Pitches ApS, indhentet input fra forskellige brugergrupper på
idrætsanlægget, bl.a. Boesagerskolen, EIF, LSH, FOF m.v.

Beslutning

Der blev stemt om indstillingen.
For stemte: Jonathan Kristensen (F), Bo Vesth (V), Edith Tingstrup (I), Janus Veje (L) og
Vicky Holst Rasmussen (A) med i alt 5 stemmer.
Imod stemte: Helle Bovien (Ø) med i alt 1 stemme.
Indstillingen godkendt.
Helle Bovien (Ø) ønskede følgende mindretalsudtalelse: Jeg stemmer nej til udbud, da
jeg tror, at vi får den største stabilitet og kvalitet ved at tage opgaven hjem og lade
Materielgården stå for opgaven.
Bo Brøndum Pedersen (B) var fraværende.