Status på samarbejdet i Fællesindkøb Fyn

Indstilling

Forvaltningen indstiller, at Økonomi-, Erhvervs- og Turismeudvalget anbefaler, at
kommunalbestyrelsen godkender:
1. at Faaborg-Midtfyn Kommune udtræder af Fællesindkøb Fyn med henblik på, at
samarbejdet ophører, senest pr. 31. december 2027
2. at de midler, der frigives som følge af udtrædelsen, indgår i udvidelsen af
indkøbsenheden i Økonomistaben, jf. Økonomiafsnittet,
3. principperne for en fremtidig indkøbsfunktion i Faaborg-Midtfyn Kommune, jf. afsnit 2
i sagsfremstillingen.

Sagsfremstilling

1. Baggrund
Fællesindkøb Fyn [herefter FIF] er et strategisk indkøbssamarbejde mellem Faaborg-Midtfyn,
Kerteminde, Langeland og Nordfyns kommuner. FIF ledes af en bestyrelse bestående af ét
medlem fra hver af de deltagende kommuner, og samarbejdet bygger på en fælles
indkøbspoliti
FIF har til formål at skabe stordriftsfordele og konkurrencedygtige priser gennem fælles udbud
og indkøb samt at understøtte kontraktstyring, e-handel og rådgivning af kommunernes
fagområder
Kerteminde Kommune og Nordfyns Kommune har efter sommeren 2026 besluttet at trække sig
fra samarbejdet. Det er forventningen, at Langeland Kommune også udtræder af samarbejdet,
hvorefter der ikke er nogle tilbageværende samarbejdspartnere Forvaltningen foreslår derfor,
at også Faaborg-Midtfyn Kommune trækker sig fra samarbejdet, som dermed reelt ophører, og
at kommunen i stedet løser opgaverne i indkøbsteamet i Økonomistaben.
Kommunalbestyrelsen skal derfor tage stilling til den fremtidige organisering af
indkøbsopgaverne i Faaborg-Midtfyn Kommune. Ved udtrædelse af samarbejdet foreslår
forvaltningen, at Faaborg-Midtfyn Kommunes budget til FIF anvendes til at udvide det
eksisterende indkøbsteam i Økonomistaben således, at det kan varetage de funktioner, der
ikke længere kan løses af FIF.
2. Principper for en fremtidig indkøbsfunktion

Ved ophør af samarbejdet i regi af FIF, efterlader det nogle lovbundne opgaver i forhold til
konkurrenceudsættelser, herunder udarbejdelse af EU-udbud og efterfølgende
kontraktopfølgning og kontraktstyring, som Faaborg-Midtfyn Kommune skal håndtere som
følge af udbudspligt mv. Der er også behov for mindre tilbudsindhentninger samt et strategisk
blik på kommunens indkøb med henblik på effektive indkøb og overholdelse af den politisk
vedtagne indkøbspolitik samt opfølgning på e-handel der er lovpligtigt på en række områder
m.m. Derfor foreslås det, at den eksisterende indkøbsfunktion i Økonomistaben, der i dag
understøtter fagområderne i implementeringen af nye udbud, indkøbsportalen Tellis og nye
potentialer på indkøb, udvides til at kunne håndtere de opgaver der i dag løses af FIF.
Udvidelsen af indkøbsfunktionen i Økonomistaben skal sikre en sammenhængende og
strategisk indsats på udbuds- og indkøbsområdet. Funktionen skal understøtte fagområderne i
gennemførelsen af udbud, sikre overholdelse af gældende lovgivning og bidrage til økonomisk
ansvarlige indkøbsdispositioner. Samtidig skal funktionen understøtte høj aftaleanvendelse,
compliance og styrke kommunens muligheder for at anvende indkøb som et aktivt
styringsredskab, der bidrager til effektiviseringer, kvalitet og værdiskabelse på tværs af
organisationen. Den lokale funktion skal fortsat understøtte hele kommunen i at indkøbe
effektivt, samle så meget som muligt i større udbud og dermed fortsat muliggøre
indkøbseffektiviseringer.
Den fremtidige udbuds- og indkøbsfunktion skal varetage:
gennemførelse af tilbudsindhentninger og konkurrenceudsættelser samt etablering og
implementering af indkøbsaftaler,
strategisk analyse af indkøbsdata samt opfølgning på compliance, aftaleanvendelse og
realisering af økonomiske gevinster,
kontraktstyring og systematisk leverandøropfølgning med henblik på at sikre kvalitet,
økonomi og aftaleoverholdelse,
rådgivning og understøttelse af kommunens fagområder i forbindelse med udbud,
kontraktforhold og indkøbsfaglige problemstillinger herunder understøttelse af
kommunens strategiske målsætninger gennem evt. anvendelse af bæredygtige indkøb
samt inddragelse af relevante klima-, miljø- og sociale hensyn i udbud, kontrakter og
leverandørsamarbejder,
koordinering og udvikling af kommunens eventuelle fremtidige deltagelse i eksterne
indkøbs- og udbudssamarbejder,
udvikling af fælles standarder, processer og retningslinjer på udbuds- og
indkøbsområdet,
den kommunale flådestyringsenhed,
samarbejdet med Fynbus om udbud på kørselsområdet m.m.
Såfremt det besluttes at udtræde af samarbejdet og FIF dermed opløses, vil forvaltningen
sammen med de øvrige kommuner udarbejde en plan for overgangen fra FIF til den lokale
funktion, herunder håndtering af eksisterende aftaler, igangværende udbud og øvrige

kontraktuelle forhold.
En udtrædelse af FIF tilrettelægges, så kommunens indkøb kan fortsætte uden unødige
afbrydelser, og så kommunens forpligtelser over for leverandører og samarbejdspartnere
overholdes.
De eksisterende indkøbsaftaler er indgået mellem leverandørerne og de enkelte kommuner.
Det betyder, at udtrædelsen af FIF ikke i sig selv medfører, at kommunens eksisterende aftaler
ophører. Bestyrelsen i FIF vil tage stilling til håndteringen af de fælleskommunale aftaler som
ex. indkøbsportalen Tellis.

Økonomi

Faaborg-Midtfyn Kommunes budget til FIF i 2027 er 2,627 mio. kr. Ved udtrædelse af
samarbejdet foreslår forvaltningen, at midlerne anvendes til at udvide det eksisterende
indkøbsteam, så det kan varetage de funktioner, der ikke længere kan løses af FIF.
Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at udarbejde en tilstrækkeligt sikker opgørelse
af de samlede, langsigtede økonomiske konsekvenser. Det gælder blandt andet de
fremtidige indkøbspriser for Faaborg-Midtfyn Komme ved de aftaler der i dag er indgået i
fællesskab som ex. indkøbsportalen Tellis og de eventuelle gevinster eller tab ved at
ændre organiseringen.
FIF har i dag til huse i kommunens bygning i Broby. Derfor skal de økonomiske
konsekvenser af FIF's fraflytning af lokaler i Broby også afklares. Det omfatter blandt
andet mulighederne for alternativ anvendelse af lokalerne og konsekvenser for
kommunens lejeindtægter og driftsudgifter.
Ved opløsning af FIF vil bestyrelsen håndtere fælles aftaler og lægge en plan for den
praktiske eksekvering af de fire medlemskommuners beslutninger.
Forvaltningen forelægger en status for Økonomi-, Erhvervs- og Turismeudvalget i 2.
kvartal 2027, når der foreligger et overblik over de økonomiske konsekvenser.
Det er ikke på nuværende tidspunkt muligt at vurdere eventuelle negative økonomiske
konsekvenser som følge af ændrede indkøbsvilkår og tab af stordriftsfordele.
Budgettet til FIF ligger i dag under Økonomistaben og hvis indstillingspunkt 2 godkendes
vil budgettet blive hvor det er og udvidelsen af den eksisterende indkøbsfunktion afholdes
indenfor dette budget.

Beslutning

Indstillingspunkterne 1 – 3 anbefales overfor kommunalbestyrelsen.