Mødeplan for 2027

Indstilling

Administrationen indstiller til Byrådet at:

• Godkende forslag til mødekalender for udvalgets møder i 2027.

• Tage til stilling til, hvor udvalgets møder skal afholdes (på rådhuset, administrationscenter Slangerup eller anden lokation).

• Drøfte, hvordan udvalgets eventuelle dialogmøder, temamøder m.m. henover året bedst tilrettelægges.

Sagsfremstilling

Det fremgår af styrelseslovens § 20, at der for hvert regnskabsår skal træffes beslutning om, hvor og hvornår udvalgets møder skal afholdes.
Det er formelt set det enkelte udvalg, der beslutter hvor og hvornår udvalgets møder afholdes. I praksis er udvalgene imidlertid en del af en samlet mødekabale, hvor de fagudvalgsmøderne skal placeres, så alle udvalgsmedlemmer har mulighed for at deltage i møderne.
Principper for mødeplanlægningen:
I arbejdet med mødeplanlægningen for udvalg og Byråd har administrationen arbejdet ud fra følgende principper:

• Udvalgsmøderne placeres, så sager fra dagsordenen kan nå at blive optaget på dagsordenen til næstkommende Økonomiudvalg/Byrådsmøde.

• Byrådets møder afholdes som udgangspunkt den sidste uge (onsdag) i måneden, og Økonomiudvalgets møder holdes som udgangspunkt den foregående uge (onsdag) - om muligt.

• Møderne i fagudvalgene holdes enten om formiddagen med start og slut i tidsrummet 08.00 til 12.30 eller om eftermiddagen med start og slut i tidsrummet 14.00 til 17.00.

• Møderne berammes som udgangspunkt til at vare 2 timer pr. møde, idet nogle udvalg har aftalt længere møder.

Principperne er et udtryk for den gensidige afhængighed mellem udvalgsmøderne og dermed et forsøg på at veje mange forskellige hensyn op mod hinanden, herunder hensynet til at sikre en smidig og koordineret sagsbehandling på tværs af udvalg, Økonomiudvalg og Byråd.
Der gøres undtagelse fra princippet om, at byrådsmøder afholdes sidste onsdag i måneden for hvad angår juni, august og oktober.
Byrådsmødet i juni afholdes tirsdag den 22. juni af hensyn til sommerferieperioden samt Sankt Hans aften.
Som følge af sommerferieperioden og udvalgenes kadence afholdes byrådets augustmøde på første onsdag i september. Tilsvarende er Byrådets møde for oktober flyttet til første onsdag i november på grund af efterårsferien.
I planen er der også taget højde for udvalgenes eventuelle deltagelse i KL-topmøder.
Endelig er den årlige budgetvedtagelse i byrådet medtaget i mødeplanen.
Formelt skal mødeplanen vedtages forud for hvert regnskabsår, men der er ikke noget til hinder for at udvalgene har en fælles forståelse af at mødeplanen følger samme plan og kadence også i 2028.
Godkendelse af tid og sted for udvalgets møde
Forslag til udvalgets ordinære møder i 2027 fremgår af vedlagte forslag til mødeplan, som også angiver tidspunkt for mødernes afholdelse.
Ofte holdes udvalgsmøderne på Rådhuset, Torvet 2 i Frederikssund eller på administrationscentret i Slangerup.
Udvalgsmøderne afholdes som udgangspunkt fysisk.

Inddragelse

Inddragelse er ikke vurderet relevant.

Økonomi

Center for Økonomi har ikke yderligere bemærkninger, da sagen ikke har bevillingsmæssige konsekvenser.

Beslutning

Godkendt med den bemærkning, at møderne holdes i Byrådssalen på Torvet 2 i Frederikssund.
Fraværende: Niels Martin Viuff (C), Heidi Jørgensen (O).

Bilag

• Udkast - Politisk mødekalender 2027 (maril)