Revidering af retningslinjer for sæsonfordeling af kommunale idrætsfaciliteter

Indstilling

Administrationen indstiller, at Folkeoplysningsudvalget over for Fritid og Kultur anbefaler, at:

• Igangsætte arbejdet med revidering af retningslinjer for sæsonfordeling af kommunale idrætsfaciliteter

• Fordelingen af tider i indeværende sæson 2026/2027 fortsætter uændret i sæson 2027/2028 med mulighed for mindre tilpasninger

Behandling i Folkeoplysningsudvalget 10. september 2026

Anbefales.
Fraværende: Thina Priss - Uffe Rød Gad deltog som suppleant

Sagsfremstilling

Frederikssund Kommunes idrætsforeninger og aftenskoler deltog i 2025 i workshops omkring afbureaukratisering og regelforenkling under overskriften "hvordan kan vi gøre det lettere at være forening?". Flere temaer blev på aftenen bragt op af foreningerne. Blandt andet at de oplevede det besværligt at booke lokaler, da IT-systemet ikke var intuitivt at arbejde i, og at processen omkring sæsonfordelingen af kommunale idrætsfaciliteter var omstændig med mange trin, og at retningslinjerne ikke var nuanceret nok til at tage højde for den enkelte forenings behov for eksempelvis ekstra træningstid til eliteudøvere. Dertil har administrationen også observeret uhensigtsmæssigheder i retningslinjerne og processen omkring fordelingen af tiderne.
Derfor indstiller administrationen, at der igangsættes en proces omkring revidering af retningslinjerne for sæsonfordelingen, med formålet om at gøre regler og processer enklere.
For at give foreningslivet de letteste og mest overskuelige processer, anbefaler Administrationen at processerne for revision af retningslinjer, nyt IT-system og lokalefordeling for 2027/28 foregår sideløbende. Dette beskrives nærmere i nedenstående.
Revidering af retningslinjer for sæsonfordeling
I samarbejde med Aftenskolernes samråd, Frederikssund Idrætsråd og eventuelt udvalgte foreninger oprettes en arbejdsgruppe. Gruppen vil få mulighed for at komme med deres betragtninger og forbedringsforslag. Temaerne for arbejdet med regelsættet vil blandt andet omhandle:

• Medlemstal og beregning af normtid, herunder betydningen af ventelister

• Haltid til nogle foreninger og saltid til andre

• Eliteklubbers behov for ekstra træningstid

• Udendørsidrætters ønske om indendørstid i vinterhalvåret

• Tid til aftenskoler i primetime (hverdage kl. 16-22)

• Samrådenes rolle i processen omkring fordeling af tider

Samtidig er der ønske om at afsøge, om funktioner i det nye IT-system kan lette processen omkring sæsonansøgninger for både foreninger og administrationen. Dette vil også indgå som en del af drøftelserne i arbejdsgruppen.
Forventeligt vil arbejdet med revideringen af retningslinjerne opstarte i slutningen af 2026 og forløbe over det meste af 2027.
Fordeling af sæsontider i kommunale idrætsfaciliteter for sæson 2027/2028
Folkeoplysningsudvalget besluttede 11. september 2025, at igangsætte en proces omkring indkøb af et nyt IT-system til blandt andet booking af kommunale lokaler. Der er planlagt driftsstart på det nye IT-system 15. januar 2027. I følge de nuværende retningslinjer for sæsonfordelingen (bilag 1), sker foreningernes ansøgning om sæsontider i starten af februar (almindeligvis omkring uge 7 og 8). Samtidig er der frist for at søge om aktivitetstilskud og lokaletilskud 1. februar. Driftsstarten er således lige inden foreningerne både ville skulle ansøge om sæsontider til sæson 2027/2028 og tilskud.
Administrationen vurderer, at det ikke er optimalt, at foreningerne indenfor få uger skal lære arbejdsgangene i det nye system og samtidig nå at søge om tilskud og lokaler inden deadline. Derfor indstiller administrationen til, at tider i indeværende sæson 2026/2027 fortsætter uændret i sæson 2027/2028, med mulighed for mindre tilpasninger i dialog med de berørte foreninger.
Ved at forlænge sæsonfordelingen med endnu et år, giver det mulighed for at implementere det nye IT-system med en god og tryg overgang. Som noget af det første får foreningerne mulighed for at lave enkeltbookinger til møder, arrangementer mm. samt søge om tilskud. Således lærer de systemet godt at kende, inden de skal ansøge om sæsontider, der er en tidskrævende proces for de foreninger, som har aktiviteter på mange forskellige lokationer og dage. Samtidig giver forlængelsen af sæsonfordelingen god tid til en gennemarbejdet proces omkring revideringen af retningslinjerne for sæsonfordelingen, og mulighed for at undersøge alle funktioner i systemet der kan optimere processen.

Inddragelse

Frederikssund Idrætsråd og Aftenskolernes Samråd har afgivet høringssvar, da deres medlemsforeninger får tildelt sæsontider i kommunale haller og sale. Frederikssund Idrætsråd udtaler i deres høringssvar: FIR støtter op om forslaget. Det giver god mening at fokusere kræfterne på nyt bookingsystem, give brugerne tid til at lære systemet at kende, før den store runde med sæsonbooking skal i gang.
Aftenskolernes Samråd udtaler i deres høringssvar: Vi stemmer for en 2 årig sæsonfordeling - det skaber kontinuitet både for aftenskoler, undervisere og deltagere samt mindsker administrationsbyrden.

Økonomi

Nærværende sag har ingen bevillingsmæssig betydning.

Beslutning

Godkendt.
Fraværende:
Jeanette Hassel (C)

Bilag

• Bilag 1 - Lokalefordelingsregler 2026