Reviderede retningslinjer for Idræts- og Spejderfacilitetspuljen

Indstilling

Administrationen indstiller til Fritid og Kultur, at:

• Oplæg til retningslinjer for Idræts- og Spejderfacilitetspuljen godkendes

Sagsfremstilling

Idræts- og Spejderfacilitetspuljen er en kommunal pulje, som foreninger, grupper og Administrationen kan søge til anlægsprojekter, renoveringer, energioptimeringer mv. De nuværende retningslinjer (bilag 1) har været gældende siden 1. marts 2023.
Administrationen har gennem de seneste år identificeret en række uhensigtsmæssigheder i forbindelse med behandlingen af ansøgninger til puljen. På den baggrund er der udarbejdet et udkast (bilag 2) til reviderede retningslinjer med henblik på at gøre puljen mere tilgængelig for foreningerne og give flere foreninger mulighed for at søge støtte til deres aktiviteter. Ændringerne skal således understøtte foreningslivet ved at skabe bedre rammer for, at flere foreninger kan få gavn af puljen.
Efter de gældende retningslinjer skal ansøgere, der søger om mere end 30.000 kr., indsende to tilbud, som er indhentet på samme vilkår og er sammenlignelige. I praksis overlever Administrationen imidlertid, at tilbuddene ikke altid kan sammenlignes, eller at ansøgeren kun har indhentet ét tilbud. Det medfører i flere tilfælde en længere sagsbehandling, fordi ansøgeren skal indhente yderligere tilbud eller tilpasse ansøgningen.
Uddrag af forslag til reviderede retningslinjer for Idræts- og spejderfacilitetspuljen
Det foreslås, at kravet om indhentelse af to sammenlignelige tilbud fremover alene gælder for foreninger, der selv ejer den bygning, som projektet vedrører. Da disse foreninger selv er ansvarlige for projektets gennemførelse efter en bevilling, skal de kunne dokumentere de forventede udgifter gennem to sammenlignelige tilbud. Administrationen vil udarbejde en vejledning, der hjælper foreningerne med at indhente tilbud og dermed understøtter en smidig ansøgningsproces.
Administrationen vil udarbejdet en vejledning til, hvordan foreninger indhenter to sammenlignelige tilbud.
Foreninger, der benytter kommunale bygninger eller anlæg, er derimod ikke ansvarlige for projektets gennemførelse, når midlerne er bevilliget. Det er kommunen, der som bygherre har ansvaret for den videre projektering, indhentelse af tilbud og gennemførelse af projektet. Det foreslås derfor at disse foreninger ikke skal indhente tilbud som en del af ansøgningen, men i stedet fremsende en kort beskrivelse af projektet og det ønskede formål med tilskuddet. Herefter vil Administrationen gå i dialog med foreningen om den videre kvalificering og gennemførelse af projektet. Det vil således være kommunen, der indhenter tilbud og varetager den efterfølgende proces.
Ændringen skal således sikre, at kravene i ansøgningsprocessen afspejler, hvem der har ansvaret for projektets gennemførelse.
Derudover har Administrationen gennemgået og optimeret de interne arbejdsgange i forbindelse med behandlingen af ansøgninger til Idræts- og Spejderfacilitetspuljen. Formålet er at sikre en mere effektiv og ensartet sagsbehandling. Herunder anbefales det at ansøgninger om tilskud på under 30.000 kr. behandles løbende af Administrationen, når de er tilstrækkeligt oplyste. Udvalget samt samrådene orienteres løbende omkring disse ansøgninger og bevillinger.
Administrationen oplever, at der i enkelte tilfælde kan opstå et nødvendigt vedligeholdelsesbehov på kommunale bygninger og anlæg, som ikke kan imødekommes inden for de ordinære drifts- og vedligeholdelsesbudgetter. Det kan eksempelvis være udbedring af kunstgræsbaner eller andre forhold, hvor manglende vedligeholdelse vil medføre en væsentlig forringelse af mulighederne for at anvende faciliteterne. I sådanne særlige tilfælde kan puljen anvendes, hvis det vurderes, at vedligeholdelsen er nødvendig for at opretholde mulighederne for idræts- og spejderaktiviteter i kommunen.
Oplæg til nye retningslinjer for Idræts- og Spejderfacilitetspuljen (november 2026) er vedlagt som bilag 2.

Inddragelse

Frederikssund Idrætsråd (FIR) og Børne- og Ungdomsorganisationernes Samråd (BUS) er høringsparter på ansøgninger til Idræts- og spejderfacilitetspuljen. Begge samråd er generelt positive over for de reviderede retningslinjer.
BUS beskriver i sit høringssvar (bilag 3), at samrådet undrer sig over, at vilkårene for ansøgninger er forskellige, alt efter om der er tale om kommunale anlæg og bygninger eller foreningsejede bygninger. BUS anbefaler, at vilkårene er ens på begge områder.
Administrationen er opmærksom på ønsket om ens vilkår for ansøgninger vedrørende kommunale og foreningsejede bygninger. De forskellige krav skyldes imidlertid forskelle i ansvaret for projektets forberedelse og gennemførelse.
FIR beskriver i sit høringssvar (bilag 4), at rådet grundlæggende er positivt over for de anbefalede justeringer. FIR henstiller desuden til, at FIR og BUS regelmæssigt orienteres om de administrative tildelinger, der er foretaget. Derudover anbefaler FIR, at ændringerne indføres med en toårig prøveperiode, hvorefter det evalueres, om ændringerne har fungeret hensigtsmæssigt.
Høringssvarene fra samrådene vedrørende revisionen af retningslinjerne for puljen er vedlagt sagen som bilag

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssig betydning.

Bilag

• Bilag 1 retningslinjer for facilitetspuljen_gældende.pdf
• Bilag 2 retningslinjer for facilitetspuljen_nov 2026
• Bilag 3 BUS_Høringssvar Idræts- og spejderfacilitetspuljen.pdf
• Bilag 4 FIR_Høringssvar Idræts- og spejderfacilitetspuljen.docx