Forslag til proces for evaluering af Facilitetsudvalgets arbejde

Baggrund

Kultur-, Unge- og Fritidsudvalget besluttede den 11. maj 2016 at samle det daværende
Haludvalg og Baneudvalg i ét Facilitetsudvalg med virkning fra den 1. januar 2017. Beslutningen
var en del af en ny samlet organisering af kommunens idrætsanlæg. Folkeoplysningsudvalget
godkendte den 17. august 2016 udpegningen af Facilitetsudvalgets første formand og
næstformand.
Facilitetsudvalget er underudvalg til Folkeoplysningsudvalget og fordeler tider til idrætsformål i
kommunens haller, sale, grønne områder, ishaller, svømmehaller og havnebassiner. Udvalget
udarbejder også fordelingsprincipper og følger brugen af faciliteterne. Underudvalg for is, vand,
græs og indendørs faciliteter udarbejder fordelingsforslag.
Folkeoplysningsudvalget udpeger formand og næstformand efter indstilling fra
Sammenslutningen af Idrætsforeninger i Gentofte Kommune og behandler eventuelle klager
over fordelingsbeslutninger.
Siden etableringen har Facilitetsudvalget gennemført de årlige fordelinger og håndteret
ændringer i behov og kapacitet. Området har samtidig udviklet sig med nye faciliteter, flere
brugergrupper, bedre data for brug og en vedtaget facilitetsstrategi. Det er derfor relevant at
vurdere, om organiseringen fortsat sikrer en gennemsigtig, effektiv og tillidsfuld fordeling samt
en tydelig sammenhæng til Folkeoplysningsudvalget.
Forslag til evaluering
Evalueringen skal give Folkeoplysningsudvalget et grundlag for at indstille til Kultur-, Unge- og
Fritidsudvalget, om Facilitetsudvalgets rammer, organisering og arbejdsform skal fastholdes
eller justeres. Evalueringen foreslås afgrænset til fem temaer:
1. Opgaver og kompetencer: Er ansvarsfordelingen mellem Folkeoplysningsudvalget,
Facilitetsudvalget, underudvalgene og forvaltningen tydelig?
2. Fordelingsproces: Er principper, kriterier, frister og beslutninger gennemskuelige og
anvendelige?
3. Repræsentation og deltagelse: Har relevante foreninger reel mulighed for at deltage og
få deres perspektiver belyst?
4. Samarbejde og kommunikation: Fungerer dialogen mellem udvalgene, foreningerne,
idrætsanlæggene og forvaltningen?
5. Resultater og fremtidige behov: Understøtter arbejdet en fair og effektiv udnyttelse af
faciliteterne, og er organiseringen egnet til fremtidens krav?
Proces
1. Forberedelse: Forvaltningen samler forretningsorden, fordelingsprincipper, referater,
klager og relevante data siden 2017 i et kort baggrundsnotat.

2. Inddragelse: Foreningerne høres via spørgeskema. Formandskabet,
underudvalgsformændene, Sammenslutningen af Idrætsforeninger i Gentofte Kommune
og medarbejdere fra idrætsanlæggene inddrages gennem interviews eller en workshop.
3. Analyse: Erfaringerne vurderes i forhold til forretningsorden, fordelingsprincipper og
facilitetsstrategi. Styrker, udfordringer og mulige ændringer beskrives.
4. Dialog: Facilitetsudvalget kommenterer de foreløbige resultater og faktuelle forhold.
5. Beslutning: Folkeoplysningsudvalget får evalueringen og forvaltningens anbefalinger
forelagt og tager stilling til eventuelle ændringer.
Evalueringen foreslås gennemført inden for fire måneder efter Folkeoplysningsudvalgets
godkendelse af processen. Forvaltningen orienterer udvalget, hvis tidsplanen skal justeres.

Økonomiske konsekvenser
Evalueringen gennemføres inden for den eksisterende økonomiske ramme. Hvis
Folkeoplysningsudvalget ønsker ekstern bistand eller en mere omfattende dataindsamling, skal
de økonomiske konsekvenser afklares særskilt.

Indstilling

Forvaltningen indstiller
Til Folkeoplysningsudvalget:
1) At Folkeoplysningsudvalget godkender formål, temaer og proces for evalueringen af
Facilitetsudvalgets arbejde.
2) At forvaltningen gennemfører evalueringen og forelægger resultater og eventuelle forslag til
ændringer for Folkeoplysningsudvalget.

Tidligere beslutninger: