Mødeplanlægning 2027

Indstilling

ADMINISTRATIONEN INDSTILLER TIL
Økonomiudvalget at anbefale Byrådet at beslutte
1. mødeplan for byrådsmøder og seminar i 2027 i overensstemmelse med bilag 1

Økonomiudvalget at beslutte
1. mødeplan for økonomiudvalgsmøder i 2027 i overensstemmelse med bilag 1

Sagsfremstilling

Byrådet skal beslutte, hvor og hvornår Byrådet skal afholde ordinære byrådsmøder. Der skal
som udgangspunkt være et ordinært møde en gang om måneden, dog ikke i
sommerferieperioden. Mødeplanen skal så vidt muligt indeholde en plan for afholdelse af
seminarer med mødepligt (seminarer efter § 9 a i kommunestyrelsesloven). Byrådet skal
offentliggøre mødeplanen senest i begyndelsen af hvert regnskabsår. Mødeplanen er
bindende. Ændringer eller aflysninger kræver enighed.
Hvert fagudvalg skal beslutte selv, hvor og hvornår udvalget skal afholde udvalgsmøder.
Planlægning af udvalgsmøder skal tage højde for, at Byrådet skal kunne modtage anbefalinger

fra udvalgsbehandling som en del af byrådsdagsorden.

Samlet plan for byråds- og udvalgsmøder
Administrationen har udarbejdet et udkast til samlet mødeplan. Forslaget til mødekalender med
datoer for de enkelte møder er vedhæftet dagsordenspunktet som bilag 1.
Udkastet er baseret på de praksisser og kutymer Byrådet har udviklet over tid og tager højde
for frister, der gælder for regnskabs- og budgetarbejde.
Udkastet bygger videre på mødeplanen for 2026:
Alle møder afholdes som udgangspunkt på Rådhuset i Helsinge, Rådhusvej 3.
Der er tale om 9 ordinære byråds- og udvalgsmøder om året samt et byrådsmøde
forbeholdt 2. budgetbehandling.
Mandag og tirsdag er de primære ugedage for ordinære møder.
Erfaring viser, at både Byrådet og udvalgene supplerer de ordinære møder med
ekstraordinære møder, når der er behov for det.
Udkastet tager hensyn til fire forhold:
1. Alle byrådsmedlemmer, som varetager forskellige udvalgsposter, skal kunne deltage i
udvalgsmøder i alle udvalg, de er medlem af.
2. Alle sager, hvis behandling begynder i et stående udvalg og måske indebærer
indhentning af anbefaling fra et andet stående udvalg, samt behandling i
Økonomiudvalget inden Byrådet træffer beslutning i sagen, skal have et så effektivt
beslutningsforløb, som muligt.
3. Et beslutningsforløb skal så vidt muligt begrænses til 3 til 4 uger.
4. Datoer for byrådsmøder er tilpasset frister gældende for byrådets vedtagelse af regnskab
og budget.

Udkastet indebærer følgende mødecyklus
Ugedag Tidspunkt Hvad
Uge 1 i
forløbet
Mandag 15.00 –

Erhvervs- og
Turismeudvalget (ET)

Tirsdag

Børn, Skole og
Ungeudvalget (BSU)

Fælles spisning

Uge 2 i
forløbet
Mandag 15.00 –

Tirsdag

Kultur, Idræt og
Lokalsamfundsudvalget
(KIL)

Ældre, Social, Sundhed
og
Forebyggelsesudvalget
(ÆSSF)

Plan, Miljø og
Klimaudvalget (PMK)

Fælles spisning

Uge 3 i
forløbet
Tirsdag 16.00 –
Uge 4 i
forløbet
Tirsdag 15.00 –
22.00 eller
senere

Teknisk Udvalg (TEK)
Beskæftigelsesudvalget
(BU)

Økonomiudvalget

Byrådsmøde

Seminarer for bestyrelsesmedlemmer - § 9 a
Byrådet kan træffe beslutning om afholdelse af seminarer for byrådsmedlemmer vedrørende
kommunens årsbudget eller andre kommunale anliggender af overordnet betydning. Beslutning
om at afholde et seminar i henhold til § 9 a indebærer, at byrådsmedlemmer har mødepligt.
I mødeplanen er der indarbejdet følgende forslag til seminar i henhold til § 9 a:
Budgetseminar torsdag den 1. april (heldagsseminar)

Budgetseminar torsdag den 26. august (heldagsseminar)

Politikerforløb
Politikerforløb slutter i 2027 med to seminar i 2027 - tirsdag den 9. februar og torsdag den 22.
april. Begge dage fra klokken 17.00 til 20.30.
Konferencer m.v.
Udkast til mødeplanen indeholder også (så vidt muligt) oplysninger om datoerne for KLkonferencer (for eksempel Kommunalpolitisk Topmøde, KØF, jobCAMP, Kultur- og
fritidskonferencen, Klima- og Miljø Topmødet, Børn & Unge Topmøde, Social- og
Sundhedspolitisk Forum m.v.), da disse arrangementer udgør mulighed for at indhente faglig
viden og inspiration relevant for det politiske arbejde i byråd og byrådets udvalg.
Om det enkelte udvalg reelt vælger at deltage i en given konference vil altid bero på en konkret
beslutning.
Udvalgsbehandling
Når Byrådet har vedtaget mødeplanen for byrådsmøder, forelægger administrationen
mødeplanen for de enkelte udvalg med henblik på, at hvert fagudvalg selv beslutter, hvor og
hvornår udvalget skal afholde udvalgsmøder i 2027.

Økonomi

Udgifter forbundet med afholdelse af byråds- og udvalgsmøder afholdes inden for
budgetramme Politiske udvalg og administration.

Lovgrundlag
LBK nr. 13 af 05.01.2026 (Kommunestyrelsesloven) § 8, stk. 1-5, § 9 a, § 10, stk. 1, § 20, stk.
1 samt stk. 4-5

Beslutning

1. Anbefalet at beslutte mødeplanen i overensstemmelse med bilag 1 med
følgende ændringer:
a. Udvalgsmøder, som afholdes mandag flyttes så vidt muligt til onsdag.
b. Byrådsmøde tirsdag den 22. juni flyttes til mandag, den 21. juni 2027.
2. Godkendt.