Samlet evaluering af Royal Run Helsingør 2026

Indstilling

Center for Kultur, Erhverv og Fritid indstiller,

1. at den samlede evaluering af Royal Run Helsingør 2026 tages til efterretning
2. at erfaringerne fra Royal Run indgår i kommunens fremtidige planlægning og
organisering af større events samt i det videre arbejde med Helsingør som eventog kulturarena, herunder samarbejdet på tværs af kommunens centre.
3. at Økonomi- og Erhvervsudvalget godkender en bevilling på 250.000 kr. fra Puljen
til Større Events i 2026.
4. at Byrådet godkender budgetomplacering fra budgetområde 824 puljer på 170.000
kr. fra Investeringspuljen og 182.000 kr. fra servicedriftsbufferpuljen til
budgetområde 411 Idræt og Fritid i 2026.
5. at Byrådet godkender budgetomplacering fra budgetområde 823 Erhverv og
Uddannelse på 50.000 kr. vedrørende mindreforbrug til Købstadsjubilæet til 411
Idræt og Fritid.

Sagsfremstilling

1. Baggrund
Royal Run samlede 17.381 deltagere og op mod 45.000 personer i Helsingør på dagen.
Arrangementet blev gennemført i et samarbejde mellem Helsingør Kommune, Royal Runsekretariatet i Danmarks Idrætsforbund (DIF), HSOK, lokale foreninger og frivillige samt politi,
beredskab, myndigheder, TV 2 og Det Kongelige Hus. Kommunen havde en intern
organisering og varetog de kommunale opgaver. Flere krav og rammer fra centralt hold blev
afklaret sent i forløbet, særligt vedrørende sikkerhed, trafik og publikumsflow.
Den samlede evaluering bygger på Royal Run-sekretariatets evaluering og
deltagerundersøgelse, HSOK's evaluering, projektorganisationens egen evaluering samt
erfaringer fra kommunens fagcentre. Evalueringen er vedlagt som bilag 1.
2. Deltagernes oplevelse
Stemning og fællesskab fremhæves som centrale dele af oplevelsen.

75 % vurderede samlet oplevelsen til 10 ud af 10.
94 % vil gerne deltage igen.
73 % var meget tilfredse med ruten.
81 % var meget tilfredse med stemningen.
Evalueringen viser en høj tilfredshed med deltageroplevelsen.
Deltagerne peger på forhold, der kan forbedres, bl.a. ved startområdet, trafik, skiltning, toiletter
og vand. Derudover nævnes varmt vejr, mangel på skygge og tilgængelighed på dagen.
3. Organisering og afvikling

Omkring 550 frivillige deltog i afviklingen. Derudover var omkring 110 personer involveret fra
blandt andet politi, beredskab, Røde Kors/samaritter, vejmyndigheder, Nordsjællands Park og
Vej, trafikofficials og kommunens administration.
Samarbejdet med Royal Run-sekretariatet i Danmarks Idrætsforbund (DIF) blev oplevet som
velfungerende med god adgang til sparring. Evalueringen peger samtidig på behov for tidligere
og mere samlet afklaring af krav, ansvar og leverancer samt anvendelse af fælles
planlægningsværktøjer.
Særligt sikkerhed, trafik og publikumsflow krævede ændringer undervejs og medførte ekstra
opgaver og udgifter. Projektet medførte desuden et betydeligt ressourcetræk på tværs af
kommunen, særligt i månederne op til arrangementet. Erfaringen er, at fremtidige events af
tilsvarende størrelse kræver en tidlig organisering, klar ansvarsfordeling og tilstrækkelige
projektledelsesressourcer.

4. Ændrede forudsætninger
Da Byrådet i november 2023 afsatte midler til Royal Run, var forventningen 8.000-10.000
deltagere. I august 2025 var forventningen ca. 17.500 deltagere, mens flere centrale forhold
fortsat var under afklaring. Primo april 2026 blev sikkerhedskravene fastlagt i dialog mellem
DIF/Royal Run-sekretariatet og politiet på baggrund af den aktuelle sikkerhedssituation. De
øvrige rammer for afviklingen blev samtidig konkretiseret.
Udviklingen betød, at projektet skulle håndtere et væsentligt større deltager- og
publikumsvolumen samt flere krav til sikkerhed, trafik, publikumsflow, teknisk infrastruktur og
TV-produktion. Som en del af projektet blev den tekniske infrastruktur på Blomstertorvet
forbedret, hvilket fremover kan understøtte større events og arrangementer på torvet.
5. Aktiveringsindsatsen
Royal Run dannede ramme om en bred kommunal aktiveringsindsats, hvor mere end 9.500
borgere deltog i blandt andet Træn Med, Side Runs, One Mile, Marathon Miles og øvrige lokale
aktiviteter. Indsatsen omfattede forskellige målgrupper på tværs af alder og aktivitetsniveau og
bidrog blandt andet til øget bevægelse, nye relationer og samarbejder mellem kommunen,
idrætsforeninger og andre lokale aktører. Royal Run-sekretariatet har fremhævet indsatsen
som et eksempel på en bred kommunal anvendelse af Royal Run som ramme for aktiviteter.
Evalueringerne viser samtidig, at aktiveringsindsatsen kræver betydelig planlægning og frivillig
kapacitet. En eventuel fortsættelse vil derfor kræve en tydelig ramme og en afklaring af
kommunens rolle. Aktiveringsindsatsen er tidligere evalueret særskilt og forelagt Idræts- og
Fritidsudvalget. Den særskilte evaluering er vedlagt som bilag 2.
6. Medieeksponering
Medierapporten viser, at Royal Run ’26 gav Helsingør betydelig synlighed som værtsby. På
løbsdagen var 38 pressefolk akkrediteret i Helsingør, og omtalen var overvejende positiv med
fokus på folkefest og lokale oplevelser. Samlet blev Royal Run omtalt 4.034 gange i
redaktionelle medier fra salgsstart til efter løbsdagen. Med 1.030 omtaler indtog Royal Run

samtidig en markant plads blandt større nationale begivenheder og havde flere omtaler end
blandt andet Tour de France, Roskilde Festival og EM i fodbold. En nærmere beskrivelse af
medieanalysen fremgår af bilag 3.
7. Strategisk læring og Kulturhavn Kronborg
Kulturhavn Kronborg var et centralt omdrejningspunkt for Royal Run. Forløbet har givet
erfaringer med områdets muligheder som event- og kulturarena og med behovet for
koordinering mellem mange aktører. Royal Run har styrket samarbejdet mellem kommunen,
foreninger, civilsamfund og øvrige aktører. Erfaringerne kan anvendes ved fremtidige større
arrangementer og tværgående udviklingsprojekter. Evalueringen peger på et potentiale for at
styrke den organisatoriske kapacitet omkring større events og samle relevante kompetencer,
så fremtidige arrangementer kan planlægges og gennemføres med større robusthed og mindre
ressourceforbrug.
8. Vurdering
Administrationens vurdering er, at Royal Run samlet set blev gennemført med en høj deltagerog publikumsoplevelse og en betydelig lokal aktiveringsindsats. Royal Run projektet viser
forløbet, at events af denne størrelse kræver tidlig afklaring af krav, ansvar og leverancer samt
en tydelig organisering af projektledelsesressourcer. Erfaringerne gælder særligt sikkerhed,
trafik, publikumsflow og myndighedsinddragelse. Evalueringen bør anvendes som grundlag for
den fremtidige planlægning og organisering af større events samt i det videre arbejde med
Helsingør som event- og kulturarena og Kulturhavn Kronborgs fremtidige rolle.

Retsgrundlag
Kommunalfuldmagten.

Relation til vision og tværgående politikker
Vision 2030
Pejlemærke 4: Vi markerer os lokalt, nationalt og internationalt gennem et stærkt kultur-, fritidsog oplevelsesliv.

Økonomi/Personaleforhold
Den oprindelige budgetramme på 0,9 mio. kr. til Royal Run 2026 blev fastlagt i 2023 på et
tidspunkt, hvor blandt andet det endelige deltagerantal, ruter, eventpladser, start- og
målområder samt de nærmere sikkerheds- og myndighedskrav endnu ikke var afklaret.
De efterfølgende krav og rammer for afviklingen har medført øgede udgifter til blandt andet
sikkerhed, crowd management, afspærring, skiltning, sanitære faciliteter, renholdelse, strøm,
netværk, logistiske løsninger samt medarbejdertimer hos NSPV.
Kommunen har i forbindelse med afviklingen tilkøbt ydelser hos NSPV for i alt 0,6 mio. kr. til
bl.a. skiltning, afspærring og renholdelse. I andre værtskommuner varetages tilsvarende
opgaver af kommunens egne medarbejdere. Der er derfor forskel på, hvordan udgifter til disse
opgaver indgår i kommunernes eventregnskaber. De øvrige værtskommuners endelige
regnskaber og øvrige økonomiske opgørelser er endnu ikke offentliggjort.
Det endelige regnskab for Royal Run 2026 viser et samlet forbrug på 1,8 mio. kr. og et

merforbrug på 0,7 mio. kr. i forhold til den oprindelige finansiering.
Tabel 1: Samlet forbrug og finansiering af Royal Run 2026

Beløb

Sikkerhed

Drift og logistik

Eventproduktion og logistik

Løbsafvikling

Samlet forbrug

Finansiering af Royal Run
Bevilling - Byrådet

Tilskud – Erhvervs- og Industrifonden

Indtægter - Foodtrucks

Indtægter - Sponsorat

Tilskud - DIF

Samlet finansiering

Merforbrug

Administrationen anbefaler, at merforbruget på 0,7 mio. kr. håndteres gennem en kombination
af forventet mindreforbrug på andre områder og øvrig finansiering. Finansieringen fordeler sig
således:
Tabel 2: Finansiering af merforbrug
Finansiering

Beløb

Forventet mindreforbrug på Puljen til Større Events

Forventet mindreforbrug på sekretariat for Købstadsjubilæet

PL midtvejsregulering af Puljen til Større Events

Finansiering fra investeringspuljen

Servicedriftsbufferpuljen

I alt

Tilskuddet fra Erhvervs- og Industrifonden er anvendt til underholdning og aktiviteter på
Axeltorv og i Nordhavnen, herunder DJ, musik, bands samt scene-, lyd- og teknikproduktion.

Finansieringen indebærer således, at merforbruget finansieres på tværs af kommunen. Med
denne sag anbefaler administrationen, at Økonomi- og Erhvervsudvalget godkender, at der
samlet bevilges 0,3 mio. kr. fra Puljen til Større Events i 2026.

Kommunikation/Høring/Borgerinddragelse
Evalueringen bygger blandt andet på en deltagerundersøgelse, evalueringer fra HSOK og den
kommunale projektorganisation samt erfaringer fra fagcentrene. Deltagerundersøgelsen er ikke
statistisk repræsentativ, da invitationspopulation og svarprocent ikke foreligger. Resultaterne
skal derfor ses som et erfaringsgrundlag.