Udbud af serviceydelser vedrørende AIA og ADK

Indstilling

FORVALTNINGEN INDSTILLER,
1. At der indgås kontrakt med én leverandør. 2. At kontraktperioden fastsættes til seks år med mulighed for, at kommunen kan opsige aftalen
med et varsel på seks måneder. 3. At tildelingskriterierne vægtes med 50% pris, 30% kvalitet og 20% bæredygtighed. 4. At udbuddet baseret på det beskrevene kvalitets- og serviceniveau samt mindstekrav.

Sagsfremstilling

AIA- og ADK-anlæg udgør en central del af kommunens fysiske sikring. AIA-anlæg anvendes til at registrere og varsle indbrud samt andre uautoriserede hændelser, mens ADK-anlæg styrer og dokumenterer adgangen til kommunens bygninger og lokaler.
Formålet er at sikre ensartet drift, klar ansvarsplacering og et stabilt sikringsniveau på tværs af kommunens ejendomme.
Forvaltningen anbefaler, at der indgås én samlet kontrakt med én leverandør om service, vedligehold, fejlretning og løbende rådgivning vedrørende kommunens AIA- og ADK-anlæg.
I forbindelse med udarbejdelsen af det endelige udbudsmateriale vil forvaltningen undersøge, om yderligere sikkerheds- og driftsrelaterede serviceydelser med fordel kan indgå i udbuddet.
Leverandøren skal kunne bistå kommunen både strategisk, teknisk og operationelt, herunder med planlagt vedligehold, akut fejlretning, dokumentation, ændringer i anlæggene samt anbefalinger om forbedringer og fornyelser. Kontrakten skal samtidig sikre, at kommunen bevarer rådighed over anlægsdokumentation, konfigurationer og relevante data ved et eventuelt leverandørskifte.
Enkeltstående etablering af nye anlæg indkøbes særskilt.
Udbuddet gennemføres som offentligt udbud efter udbudslovens afsnit II, hvor alle interesserede kan afgive tilbud. Indkøbs- og udbudsstrategiens udgangspunkt om begrænset udbud med prækvalifikation fraviges, fordi de mindstekravene alene vil begrænse antallet af potentielle tilbudsgivere til 2-4.
Kvalitets- og serviceniveau Forvaltningen anbefaler, at der stilles krav om:

Fast leveranceteam. Leverandøren skal stille med en fast kontraktansvarlig og en fast teknisk ansvarlig samt navngivne back-up-personer. Udskiftning af nøglepersoner skal begrænses mest muligt og varsles skriftligt Kompetencer og autorisationer. Leverandøren skal sikre, at de medarbejdere, der udfører service, fejlretning og programmering, har de nødvendige faglige kompetencer, kendskab til de konkrete anlæg og sikkerhedsgodkendelse efter kommunens krav Planlagt forebyggende vedligehold. Leverandøren skal gennemføre periodisk service, funktionsafprøvning og dokumenteret vedligehold af AIA- og ADK-anlæggene efter en aftalt årsplan. Servicebesøg skal afsluttes med digital servicerapport med angivelse af anlæg, udførte arbejder, konstaterede fejl og anbefalede tiltag Fejlmodtagelse og beredskab. Leverandøren skal have én indgang for fejlmeldinger og akut kontakt. Kritiske fejl, der indebærer væsentligt svækket sikring eller manglende adgang til bygninger, skal håndteres døgnet rundt. Øvrige fejl håndteres i normal arbejdstid Responstider og afhjælpning. Der fastsættes målbare serviceniveauer, eksempelvis:
Kritiske fejl: telefonisk respons inden 30 minutter og påbegyndt afhjælpning inden to timer Alvorlige fejl: respons inden to arbejdstimer og påbegyndt afhjælpning næste arbejdsdag Almindelige fejl og ændringsønsker: respons inden 1 arbejdsdag og aftale om løsningstidspunkt. Midlertidige sikringsforanstaltninger. Hvis en fejl ikke kan afhjælpes straks, skal leverandøren efter aftale etablere midlertidige og dokumenterede foranstaltninger, der opretholder et forsvarligt sikringsniveau.
Mindstekrav til egnethed Forvaltningen anbefaler følgende mindstekrav:
Positiv egenkapital i hvert af de seneste to regnskabsår To referencer vedrørende levering af tilsvarende serviceydelser til kommuner eller andre offentlige kunder inden for de seneste tre år, hvor den årlige omsætning på aftalen udgør mindst 750.000 kr.
Kravene er fastsat med henblik på, at sikre en økonomisk robust leverandør uden at afskære mindre virksomheder fra at byde.
Kontraktlængde Forvaltningen anbefaler en kontraktperiode på seks år.
En længere kontraktperiode giver leverandøren mulighed for, at afskrive implementeringsomkostninger, opbygge indgående kendskab til kommunens anlægsportefølje og via dette kendskab sikre en høj oppetid. Kontrakten er uopsigelig for leverandøren, mens kommunen uden begrundelse kan opsige med seks måneders varsel.
Tildelingskriterier Tildelingskriterierne vægtes med 50% på laveste pris, 30% på kvalitet og 20% på bæredygtighed.
Under kvalitet lægges vægt på virksomhedens og de tilbudte nøglemedarbejderes kvalifikationer og

erfaring med offentlige kunder, leverandørens garanterede responstider samt leverandørens dokumenterede kendskab til det hardware, som leverandøren skal servicere. Under bæredygtighed lægges vægt på tilbudsgiverens arbejde med at nedbringe egne CO2e-udledninger.
Tidsplan Leveringsstarten forventes at være 1. februar 2027 afhængigt af udbudsforløbet.
Den anslåede kontraktværdi udgør ca. 1,5 mio. kr. årligt. Udgiften afholdes inden for eksisterende bevilling. Udbuddet forventes at reducere de nuværende udgifter til serviceydelser, men gevinsten kan ikke opgøres forud for tilbudsmodtagelsen. Eventuel gevinst indarbejdes efter kommunens sædvanlige praksis for gevinstrealisering, og vil indgå i indkøbsbesparelsen.
Lovgrundlag
Udbudsloven.

Økonomi

Sagen medfører ikke bevillingsmæssige ændringer.
Beslutningskompetence
Kommunalbestyrelsen

Beslutning

Ad 1.: Tiltrådt. Ad 2.: Tiltrådt. Ad 3.: Tiltrådt. Ad 4.: Tiltrådt.