13. Beslutning - Indtægts- og udgiftsbevilling samt tilskudsansøgning vedr. cirkuskonference i 2027

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget at anbefale over for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen:
1. at godkende bevilling på 15.000 kr. fra Simon Spies Fonden samt 3.000 kr. fra Danske Cirkus Venner til Cirkusmuseet.
2. at godkende, at der gives henholdsvis indtægts- og udgiftsbevilling på i alt 18.000 kr. i 2027.
Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget:
3. at beslutte, om der skal bevilges tilskud fra Rådighedspuljen til Cirkusmuseet til brug for afholdelse af European Circus History Conference fra den 15. til den 17. april 2027
4. at beslutte et potentielt tilskuds beløbsstørrelse.

Behandling i Økonomiudvalget 14. september 2026

Ad 1. Kultur- og Fritidsudvalgets indstilling anbefales godkendt. Ad 2. Kultur- og Fritidsudvalgets indstilling anbefales godkendt.

Behandling i Kultur- og Fritidsudvalget 10. august 2026

Ad 1. Anbefales godkendt. Ad 2. Anbefales godkendt. Ad 3. Godkendt, at der bevilges tilskud. Ad 4. Der bevilges 27.000 kr. i tilskud.

Sagsfremstilling

Dette dagsordenspunkt er udarbejdet af Center for Kultur og Fritid.
Cirkusmuseet i Hvidovre Kommune skal være vært for European Circus History Conference den 15. til den 17. april 2027. Det er anden gang den internationale konference afholdes, og arrangementet forventes at samle 80-120 forskere og cirkusinteresserede fra hele verden om temaet: Cirkus under forandring: Europæisk cirkus fra det 18. århundrede til det 21. århundrede.
Cirkusmuseet vurderer, at konferencen vil medvirke til at give museet en forskningsplatform og et internationalt netværk, der kan være med til at løfte fagligheden på museet. Det forskningsmæssige løft vil også være et stort aktiv i forhold til museets ambition om sammen med Forstadsmuseet at opnå statsanerkendelse, hvortil der er krav om forskning på museet.
For Hvidovre Kommune er det en mulighed for at vise, at byen kan rumme en international konference, og konferencen kan gøre reklame for byen. I forbindelse med konferencen vil der være en forestilling lørdag den 17. april 2027, hvor der er åben adgang for borgere.
I videst muligt omfang vil Cirkusmuseet benytte leverandører i Hvidovre Kommune til forplejning, teknisk assistance, leje af udstyr samt overnatning.
Forventede udgifter Der forventes samlede udgifter til konferencen på ca. 260.000 kr.
Cirkusmuseets egen medfinansiering udgør ca. 100.000 kr.; dette tæller bl.a. udnyttelse af egne lokaler og faciliteter som Værestedets auditorium og Fægtesalen; administration, planlægning og praktisk afvikling af konferencen samt honorering af enkelte cirkusoptrædener.
Udgifter forbundet med konferencen kan således kun delvist dækkes af Cirkusmuseet selv. Konferencen kræver yderligere ressourcer til aktiviteter, som ligger ud over museets daglige drift og finansieringsmuligheder, og der udestår udgifter på ca. 160.000 kr.:

Leje af teknisk udstyr til afvikling af konferencen samt honorar til teknisk assistance

Udarbejdelse og produktion af PR-materialer samt annoncering

Forplejning

Transport og ophold til oplægsholdere

Optræden ved forestilling lørdag

Dokumentation af konferencen

I alt

Forventede indtægter Der fastsættes et deltagergebyr på 1.000 kr. (DKK ekskl. moms). Et konservativt estimat på 80 deltagere vil medføre en billetindtægt på 80.000 kr., som sammen med opnået fondsstøtte på i alt 18.000 kr. medfører en samlet indtægt på 98.000 kr.
Cirkusmuseet har søgt en række fonde om tilskud til afholdelse af konferencen. Der er modtaget tilsagn om bevillinger på 15.000 kr. fra Simon Spies Fonden og 3.000 kr. fra interesseorganisationen Danske Cirkus Venner. På denne baggrund skal Kommunalbestyrelsen godkende det bevilligede tilskud på i alt 18.000 kr. samt godkende indtægts- og udgiftsbevilling på tilsvarende beløb i 2027.
Cirkusmuseet har modtaget afslag på størstedelen af de øvrige ansøgninger og mangler pt. svar på en enkelt ansøgning til Dansk Artist Forbund. Derudover har Cirkusmuseet ansøgt kommunens interne Profileringspulje under Center for Digitalisering, Kommunikation og Erhverv om tilskud til udgifter forbundet med PR, annoncering mv.
Lykkes det at skaffe yderligere finansiering til projektet, vil midlerne blive anvendt til at nedsætte deltagergebyr og deltagerbetalte aktiviteter for at kunne tiltrække flest muligt deltagere. Såfremt det ikke lykkes at opnå yderligere finansiering, vil deltagergebyret blive hævet, og enkelte planlagte aktiviteter vil potentielt udgå af konferencen.
Ansøgning om tilskud fra Kultur- og Fritidsudvalgets Rådighedspulje Cirkusmuseet ansøger Kultur og Fritidsudvalgets Rådighedspulje om tilskud på op til 27.000 kr. til leje af teknisk udstyr til afvikling af konferencen samt honorar til tekniske assistance.
På denne baggrund skal Kultur- og Fritidsudvalget beslutte, om der skal bevilges tilskud fra Rådighedspuljen i 2027 og tage stilling til et potentielt tilskuds beløbsstørrelse.
Administrationen vurderer, at ansøgningen lever op til Rådighedspuljens kriterier.
Politiske beslutninger og aftaler
Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 4. maj 2026, punkt 9, i perioden 2026-2028 årligt at bevilge 72.500 kr. fra Rådighedspuljen til iværksættelse af projektet Træneakademiet svarende

til en samlet udgift i perioden på 217.500 kr.
Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 4. maj 2026, punkt 11, at indgå en samarbejdsaftale, ”Velfærdsalliancen”, mellem Hvidovre Kommune, DBU, DBU Sjælland og DBU København for perioden 2026-2031. Den samlede udgift på 709.500 kr. finansieres inden for Kultur- og Fritidsudvalgets samlede ramme. I 2027 afholdes 35.000 kr. af Kultur- og Fritidsudvalgets rådighedspulje.
Økonomiske konsekvenser
Arrangementet European Circus History Conference afholdes i april 2027. Såfremt der afsættes midler på Rådighedspuljen til udgifter forbundet med afvikling af Kids Tour, vil det medføre, at Rådighedspuljen i 2027 formindskes med tilsvarende beløb.
Der er i 2027 afsat ca. 410.000 kr. på Rådighedspuljen, men på grund af allerede afholdte bevillinger til projekterne Velfærdsalliancen og Trænerakademiet, resterer der kun ca. 300.000 kr. på puljen til fordeling i 2027.
Der foreligger på Kultur- og Fritidsudvalgets dagsorden den 10. august 2026 også en tilskudsansøgning fra Børneulykkesfonden på 50.000 kr. til afholdelse af Kids Tour 2027 samt flere anmodninger fra Hvidovre Ishockey Klub om tilpasning af offentligt skøjteløb, hvilket potentielt kan medføre et indtægtstab for Hvidovre Kommune og dermed behov for en økonomisk bevilling på op til 150.000 kr. Såfremt samtlige ansøgninger imødekommes, vil det reducere Rådighedspuljen med op til 227.000 kr. i 2027.
Retsgrundlag
Kommunalfuldmagtsreglerne, efter hvilke kommuner kan yde økonomisk støtte til kulturelle formål.
Høring
Der er ikke høringspligt i denne sag.
Klima-, miljø- og bæredygtighedsmæssige konsekvenser
Den planlagte konference forventes at have visse klimamæssige konsekvenser – herunder CO2-udledning som følge af periodevist øget energiforbrug ved selve konferenceafviklingen. Da der forventes konferencedeltagere fra hele verden vil der desuden være klimamæssige konsekvenser som følge af konferencedeltagernes rejseaktivitet mv.

Punkt 14: 14. Beslutning – rammer for fremtidig drift af Hvidovre Kommunes kolonier samt evaluering af brug og udlån af kolonierne i skoleåret 2025/2026
Afbud: Sophie Bisgaard Farganis

Beslutning

Ad 1. Kommunalbestyrelsen godkendte bevilling på 15.000 kr. fra Simon Spies Fonden samt 3.000 kr. fra Danske Cirkus Venner til Cirkusmuseet. Ad 2. Kommunalbestyrelsen godkendte, at der gives henholdsvis indtægts- og udgiftsbevilling på i alt 18.000 kr. i 2027.