Ændret praksis for håndtering af ufuldstændige byggesager

Sagsfremstilling

En effektiv byggesagsbehandling er en væsentlig del af at være en attraktiv kommune for borgere og
virksomheder. Derfor er der hele tiden behov for, at der ses på måder, hvorpå byggesagsbehandlingen
kan ske mere effektivt. Byggesagsområdet har aktuelt et betydeligt antal åbne sager, hvor
administrationen afventer supplerende materiale fra ansøger eller bygherre. Der er på nuværende
tidspunkt ca. 420 afventende sager i NOVA, hvor den ældste sag er fra 2019.

Der er tale om sager, hvor ansøger endnu ikke har indsendt det nødvendige materiale, og hvor sagen
derfor ikke kan behandles færdig. Når sådanne sager står åbne i længere tid uden fremdrift, bindes der
administrative ressourcer til opfølgning og overblik, som i stedet kan anvendes på aktive sager. Det gør
det samtidig vanskeligere at prioritere de ansøgninger, der er fuldt oplyste og klar til behandling.

Administrationen ændrer derfor praksis, så der fremover arbejdes mere systematisk med frister og
afslutning af ufuldstændige byggesager. Formålet er både at skabe tydelige rammer for den enkelte
ansøger og at frigøre administrativ kapacitet, så nuværende og nye ansøgere får bedre fremdrift og en
mere effektiv byggesagsbehandling. Praksisændringen er dermed ikke alene en intern oprydning, men
en konkret serviceforbedring for borgere og virksomheder.

Ændringen omfatter tre spor:
1. Oprydning i eksisterende sager
For de byggesager, der allerede afventer materiale fra ansøger eller bygherre, vil administrationen sende
et brev til ansøger. I brevet vil det tydeligt fremgå:
hvilket materiale der mangler,
hvilken frist der gælder for indsendelse,
og at sagen vil blive administrativt afsluttet, hvis materialet ikke modtages inden fristens udløb.

Hvis ansøger ikke reagerer inden fristen, afsluttes sagen administrativt. Ansøger får dermed en reel
mulighed for at reagere, samtidig med at administrationen får ryddet op i passive sager, der ikke kan
behandles videre på det foreliggende grundlag.

2. Fremadrettet praksis
Fremadrettet justeres administrationens mangelbreve i byggesager, så det tydeligt fremgår, at sagen kan
blive administrativt afsluttet, hvis det nødvendige materiale ikke indsendes inden for den fastsatte frist.
Administrationen vurderer, at en frist på 3 uger som udgangspunkt er passende. Fristen giver ansøger en
rimelig mulighed for at fremskaffe og indsende det nødvendige materiale, samtidig med at der fastsættes
en tydelig ramme for sagens videre forløb.
En tilsvarende praksis anvendes i flere andre kommuner, hvor ufuldstændige byggesager afsluttes
administrativt, hvis ansøgeren ikke indsender det efterspurgte materiale inden den fastsatte frist.
Praksisændringen er dermed i tråd med en allerede anvendt kommunal praksis på området. Der ses

eksempler fra andre kommuner på en frist på helt ned til 2 uger, hvilket også er en mulighed.

3. Kommunikation
Administrationen vil desuden orientere generelt på kommunens hjemmeside om praksis for
ufuldstændige byggesager. Formålet er at skabe gennemsigtighed og gøre det lettere for borgere,
virksomheder og rådgivere at forstå, hvad der forventes af dem, og hvordan de kan bidrage til, at deres
sag kommer videre.
Kommunikationen skal være tydelig, imødekommende og handlingsanvisende. Ansøgeren skal have klar
besked om, hvad der mangler, hvilken frist der gælder, og hvad konsekvensen er, hvis materialet ikke
indsendes. Det vil fremgå både af mangelbrevet og af den generelle information på kommunens
hjemmeside.
Formålet med ændringen er ikke at gøre processen vanskeligere for borgere og virksomheder, men
tværtimod at skabe større tydelighed om ansvar, frister og konsekvenser. Når passive sager afsluttes,
kan medarbejdernes tid og faglige kapacitet i højere grad anvendes på vejledning og behandling af aktive
sager. Det giver en konkret og positiv gevinst for både nuværende og nye ansøgere i form af bedre
fremdrift, større forudsigelighed og kortere oplevet sagsbehandlingstid.

Den ændrede praksis forventes at bidrage til:
en direkte positiv gevinst for nuværende og nye ansøgere gennem en mere overskuelig og
forudsigelig proces,
bedre mulighed for at prioritere ressourcerne til de sager, der er fuldt oplyste og klar til behandling,
hurtigere fremdrift og kortere oplevet sagsbehandlingstid for nuværende og nye ansøgere,
færre gentagne opfølgninger i passive sager og dermed en mere effektiv administration og
anvendelse af få medarbejderressourcer,
et mere retvisende billede af den reelle sagsportefølje og bedre datakvalitet,
et bedre grundlag for ledelsesinformation, ressourceplanlægning og løbende forbedring af
byggesagsbehandlingen,
samt et mere positivt billede af kommunens byggesagsbehandling gennem en ensartet, tydelig og
serviceorienteret praksis over for ansøgere.

Sammenhæng med erhvervspolitik og styrket myndighedsbehandling
Praksisændringen på byggesagsområdet er en konkret del af denne bevægelse mod en mere
sammenhængende, effektiv og serviceorienteret myndighedsbetjening af borgere og virksomheder.
Dermed bidrager praksisændringen både til en mere effektiv administration, til at styrke kommunens

samlede erhvervsservice og til at forbedre billedet af kommunens myndighedsbehandling.

Når der bruges mindre tid på gentagne opfølgninger og løbende håndtering af passive sager,
frigøres der administrativ og faglig kapacitet til vejledning, dialog og behandling af de sager, der er
aktive og klar til behandling. Effektiviseringen er således ikke alene en intern gevinst, men
omsættes direkte til bedre service og hurtigere fremdrift for borgere og virksomheder.

Ændringen understøtter samtidig også kommunens igangværende arbejde med en ny
erhvervspolitik og de øvrige initiativer, der skal forbedre den samlede myndighedsbehandling.

Økonomiske konsekvenser/finansiering
Kommunen afholder udgifter til åbne sager i det elektroniske dokumenthåndteringssystem. En
systematisk gennemgang og lukning af sager, der ikke længere er relevante, medfører en lille økonomisk
besparelse.

Lovgrundlag
Bygningsreglementet og almindelige forvaltningsretlige principper.

Høring
Der er ikke gennemført høring, da punktet er en orientering om administrativ praksis.

Politikker og strategier
Praksisændringens sammenhæng med kommunens nye erhvervspolitik og initiativer til at styrke den
samlede myndighedsbehandling er beskrevet i et særskilt afsnit i sagsfremstillingen.

Punktet afgøres i
Plan- Teknik og Bosætningsudvalget orienteres
Erhvervs-, Vækst- og Arbejdsudvalget orienteres

Indstilling: Direktionen indstiller at
Direktionen indstiller at, orienteringen om ændret praksis for håndtering af ufuldstændige byggesager
tages til efterretning.

Aktuel beslutning på Plan-, Teknik- og Bosætningsudvalget 2026-2029 10-08-2026
Orientering taget til efterretning.