Udbudsstrategi for udbud af Øksnehallen

Indstilling

Kultur-,
Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller,

1. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget tager
stilling til om antallet af kulturdage i selve Øksnehallen skal:

a) være
40 kulturdage årligt som besluttet på mødet den 7. maj 2026

b)
reduceres til 25 kulturdage årligt på baggrund af tilbagemeldingerne fra
markedsdialogen

2. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget godkender
udbudsstrategien for Øksnehallen, herunder

a) at tildeling sker efter tildelingskriterierne, jf. bilag
1.

b) at vægtning anvendes i følge evalueringskriterierne, jf.
bilag 1.

Problemstilling

Udvalget
besluttede den 7. maj 2026:

• at
udbuddet omfatter bygningerne Halmtorvet 9F, 11 og 11 G; Slagtehusgade 11;
Staldgade 16.

• at
aftalens varighed vil være otte år

• at
tildeling sker efter tildelingskriterierne, jf. bilag 1.

• at
vægtning anvendes ifølge evalueringskriterierne, jf. bilag 1.

Herudover
besluttede udvalget,

• at
der skal være mindst 200 arrangementsdage årligt

• at
mindst 100 af arrangementsdagene skal have kulturindhold (som kan afholdes
i Øksnehallen, Staldgade 16 eller på forpladsen/Kvægtorvet), og

• at
mindst 40 af arrangementsdagene med kulturindhold skal afholdes i selve
Øksnehallen.

Forvaltningen
har afholdt en markedsdialog den 15. juni 2026 med to interesserede aktører.

Markedsdialogen
er gennemført på baggrund af en spørgeramme (bilag 3).

På denne
baggrund har forvaltningen udarbejdet et nyt udkast til udbudsstrategi, som udvalget
skal tage stilling til.

Løsning

Nedenfor
gengives de væsentligste inputs fra markedsdialogen, og der redegøres for,
hvilke ændringer markedsdialogen har givet anledning til.

1.
Kulturelle krav i udbuddet
1.1 Antallet af
arrangementsdage med kulturindhold (herefter ”kulturdage”) i selve Øksnehallen

Der var
et fælles ønske fra deltagerne i markedsdialogen om en klar, operationel og
bred definition af en kulturdag, som skal omfatte såvel kommercielle som ikke-kommercielle
kulturelt orienterede arrangementer med offentlig adgang.

På denne
baggrund har forvaltningen udarbejdet følgende definition:

”Ved
en kulturdag forstås en kalenderdag med et arrangement, event eller lignende,
der er offentligt tilgængeligt, som har et kulturelt, kunstnerisk eller
kulturelt-kommercielt indhold, og som har mindst 500 besøgende per dag.”

I
forbindelse med markedsdialogen bad forvaltningen om aktørernes vurdering af konsekvenserne
af en fordobling af antallet af kulturdage fra 20 til 40 i selve Øksnehallen.

Besvarelserne
fra aktørerne var ikke entydige. Det blev dog fremført af en aktør, at
Øksnehallen i praksis har et begrænset antal tilgængelige arrangementsdage
årligt (typisk ca. 140–180 dage, når der tages højde for opsætning og
nedtagning).

Herudover
fremførte en aktør, at et niveau på 20 til 25 kulturdage er hensigtsmæssigt, og
at aktiviteter i Staldgade 16 skal medregnes i antallet af kulturdage.

På baggrund
af markedsdialogen og henset til det antal kulturdage, der tidligere har været
afholdt i selve Øksnehallen anbefaler forvaltningen, at antallet af kulturdage
genovervejes af hensyn til at fremme konkurrencen. Derfor har forvaltningen
opstillet to alternativer:

a)
minimum 40 kulturdage i selve Øksnehallen
b) minimum 25 kulturdage i selve Øksnehallen

Forvaltningen
har vurderet, at antallet af kulturdage i Øksnehallen ikke bør fastsættes
lavere end 25 dage, hvis Øksnehallen skal bevare sin karakter som
kulturinstitution.

Omvendt
er der en risiko for, at konkurrencen aktørerne imellem vil være meget
begrænset, hvis der stilles krav om 40 kulturdage i selve Øksnehallen.

Der
stilles særlige krav til kulturdagene i selve Øksnehallen, idet disse skal have
mindst 500 besøgende pr. dag og dermed have en vis tyngde. Et tilsvarende krav
gælder ikke for de øvrige kulturdage, der f.eks. kan afholdes på Kvægtorvet
eller i Staldgade 16.

Opfyldelse
af kravet om mindst 100 kulturdage i alt, kan således ud over afholdelse af
kulturdagene i selve Øksnehallen ske ved afholdelse af kulturdage i Staldgade
16 og på Kvægtorvet.

Forvaltningen
foreslår, at der ved evaluering af bydernes tilbud lægges vægt på, hvor mange
kulturdage den enkelte byder tilbyder at afholde ud over minimumskravene, jf.
bilag 1. Det tilbudte antal kulturdage vægter 15 %. Ved vurderingen vægter det
tilbudte antal kulturdage i selve Øksnehallen højere end kulturdage i Staldgade
16 og på Kvægtorvet.

1.2
Anvendelse af udearealer – kulturelle formål
Forpladsen (Kvægtorvet) foran
Øksnehallen er nævnt i den eksisterende forpagtningsaftale og forpagter kan
anvende det til arrangementer, men der er tale om et trafikareal omfattet af
reglerne i mark- og vejfredsloven. Det fremgår også, at der er offentlig adgang
til forpladsen.

Forpagter
har dermed ikke brugsret til Kvægtorvet, men kan søge Klima-, Miljø- og
Teknikforvaltningen om tilladelse til at benytte det.

Begge
aktører tilkendegav, at der var et positivt potentiale i at anvende
Øksnehallens forplads.

Markedsdialogen
har ikke givet anledning til ændringer i udbudsstrategien på dette punkt.

1.3
Staldgade 16/Fotografisk Center
Udbudsmaterialet tager
udgangspunkt i den eksisterende anvendelse af Staldgade 16, hvor Fotografisk
Center holder til. Den vindende tilbudsgiver vil således overtage Staldgade 16
med Fotografisk Center.

Fotografisk
Center har over for forvaltningen tilkendegivet et ønske om at forblive i lokalerne,
og indstillingen lægger derfor op til, at Staldgade 16 indgår i udbuddet med
Fotografisk Center som lejer.

2.
Aftalevilkår
2.1 Varighed

Begge
aktører påpegede under markedsdialogen, at man foretrækker en længere periode
end 8 år. Det blev fremført, at forpagter ved korte aftaler vil fokusere på
opfyldelse af de kontraktmæssige minimumskrav og ikke vil foretage
værdiskabende forbedringer.

Forvaltningen
bemærker hertil, at man som bortforpagter ikke frit
kan fastsætte aftalens længde, idet udgangspunktet for aftalens længde ifølge
koncessionsdirektivet er 5 år. Hvis aftaleperioden skal forlænges, forudsætter
det, at aftaleperioden står i rimeligt forhold til de investeringer, som
koncessionshaveren skal foretage. Det er derfor ikke muligt på forhånd at
fastsætte f.eks. en 10-årig aftale, da de konkrete investeringer først kendes,
når tilbuddene er modtaget. På baggrund af de indkomne tilbud vil forvaltningen
administrativt fastsætte aftalens varighed og vil kunne forlænge
aftaleperioden, hvis en tilbudsgiver dokumenterer investeringer, der berettiger
en længere afskrivningsperiode op til fx 10 år.

Denne
fremgangsmåde sikrer samtidig, at kommunen ikke indgår en uforholdsmæssigt lang
aftale, hvis de tilbudte investeringer ikke tilsiger en længere periode.

2.2
Vedligeholdelse
Under markedsdialogen kom det
frem, at kun den ene aktør var villig til at påtage sig et ansvar for den
udvendige vedligeholdelse.

Det er
derfor forvaltningens vurdering, at der vil komme færre tilbud, hvis det gøres
til et vilkår, at forpagter skal have ansvaret for den udvendige
vedligeholdelse.

På den
baggrund vil KEJD’s
standardlejekontrakt med gældende vilkår for indvendigt og udvendigt
vedligehold blive anvendt. Det vil sige, at kommunen bærer ansvaret for den
udvendige vedligeholdelse.

Politisk
handlerum
Udvalget kan:

• Bede
forvaltningen vende tilbage med ny indstilling om reviderede kriterier.

• Beslutte,
at Staldgade 16 ikke omfattes af udbuddet, og som derfor enten kan kommunaliseres
eller opsiges. Forvaltningen bemærker hertil, at det under markedsdialogen
kom frem, at begge aktører ønskede, at Staldgade 16 inkl. Fotografisk
Center indgik i udbuddet og i opgørelsen af antal kulturdage uden for
Øksnehallen. Hvis Staldgade 16 udgår af udbuddet, bør kravene til antal
kulturdage uden for Øksnehallen genovervejes.

Økonomi

Hvis
udvalget vælger at lade Staldgade 16 udgå af udbuddet, vil det medføre, at det
markedsmæssige koncessionsvederlag reduceres med 700.000 kr. årligt.

Forvaltningen
gør opmærksom på, at jo flere kulturelle krav der stilles, jo lavere vurdering
af den markedskonforme leje kan der forventes. Dette kan medføre, at udvalget
skal budgetkompensere KEJD for indtægtskravet på lejemålet. Indtægtskravet er
aktuelt på ca. 6,5 mio. kr.

Videre proces

For at
sikre en hensigtsmæssig overgang til en ny aftale har forvaltningen sendt et
udkast til midlertidig kontrakt med DGI-Byen for første halvår af 2027.

Hvis
indstillingen godkendes, vil udbuddet blive lanceret så hurtigt som muligt,
formentlig i september 2026.

Beslutning

SF fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF1) som tilføjelse til 2. at-punkt:

”Tildelingskriterierne ændres til følgende:

• 35 % Kulturprofil

• 30 % Økonomi

• 15 % Antal kulturarrangementer

• 20% Ressourcer og kompetencer”

Enhedslisten fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF2) om tilføjelse til 2. at-punkt:

”At vægtning ændres, så kulturel profil vægtes med 45%, økonomi med 25%, tilbudte kulturdage med 15% og tilbudte ressourcer med 15%.

At beskrivelsen af at. punktet om kulturel profil ændres til:

’Der lægges vægt på, at Øksnehallen drives med en tydelig kulturel profil og tilbyder kulturelle aktiviteter, som profilerer lokalområdet og København.

Der lægges vægt på, at der tilbydes åbne og alment tilgængelige kulturaktiviteter, der understøtter mangfoldig deltagelse og bidrager til lighed i adgangen til kultur.

Endvidere lægges der vægt på samarbejder med lokale kulturaktører samt en proaktiv tilgang til samarbejdet med Københavns Kommune om kommunens events, kommunalt støttede events og megaevents.

Ved vurderingen lægges der i højere grad vægt på aktiviteter i Øksnehallen og på forpladsen og i mindre grad på aktiviteter i Staldgade 16.

Kriteriet vurderes på baggrund af en prosabeskrivelseomtilbudsgivers profil, aktiviteter og tilgang til ovenstående.’”

Alternativet fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF3) om tilføjelse til 2. at-punkt:

”at tredjeparts bæredygtighedscertificeringer indgår som en del af kriteriet vedr. ressourcer og kompetencer, så byder forpligter sig at opnå disse inden for 2 år. Dette kunne være økologimærke, ISO inden for energiledelse eller miljøledelse, Svanemærket venue/rengøring, Gren attaction mv. ”

Det af SF fremsatte ændringsforslag (ÆF1) blev godkendt med 6 stemmer for og 5 imod. Ingen medlemmer undlod.

For: Ø, F og Å

Imod: C, B og A

Det af Enhedslisten fremsatte ændringsforslag (ÆF2) blev forkastet med stemmerne 3 for og 7 imod. Et medlem undlod at stemme.

For: Ø

Imod: B, C, F,

Undlod: Å

Det af Alternativet fremsatte ændringsforslag (ÆF3) blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 1. at-punkt blev herefter godkendt uden afstemning, således at udvalget valgte model b med 25 kulturdage.

Indstillingens 2. at-punkt blev med ændringerne godkendt uden afstemning.

Bilag

• Bilag 1. Udbudsstrategi for udbud af drift af Øksnehallen
• Bilag 2. Overblik over tidligere politisk behandling
• Bilag 3. Spørgeramme til markedsdialog
• Bilag 4. Indstilling til KFU af 7. maj 2026
• Bilag 5. Oversigt over foreslåede ændringer i forhold til KFUs vedtagelse den 7.5.2026