SSÆ - Tilbudsindhentning vedrørende levering af varer til borgere i eget hjem

Indstilling

Direktionen indstiller:
1. at administrationen kan indhente tilbud fra tre leverandører vedrørende levering af dagligvarer til
hjemmeboende visiterede borgere med henblik på indgåelse af aftaler med to leverandører.
2. at aftalerne tildeles på baggrund af det bedste forhold mellem pris og kvalitet med en vægtning af pris
på 60 % og kvalitet på 40 %.

Sagsfremstilling

På nuværende tidspunkt er ca. 124 borgere visiteret til at få leveret dagligvarer efter servicelovens § 83 og pleje og
omsorgsforløb efter ældrelovens § 10. Dagligvarerne leveres ud til borgerne af to eksterne leverandører; Intervare A/S og
Egebjerg Købmandsbutik A/S.
De eksisterende aftaler med de to leverandører udløber den 31. januar 2027 og kan ikke forlænges yderligere. Det betyder, at
der skal indgås nye aftaler. Aftalen gælder kun borgere, hvor det vurderes, at borgerne ikke selv kan varetage indkøb.
Hjemmelevering af dagligvarer er en såkaldt light-regimet-ydelse, hvor tærskelværdien for udbudspligt er 5.595.000 kr. Den
estimerede værdi ved indgåelse af 3-årige aftaler med adgang til forlængelse 2 x 1 år er cirka 3.500.000 kr. Kontrakterne er
derfor ikke underlagt udbudspligt efter udbudsloven.
Ved indgåelsen af de nye aftaler er Lejre Kommune derfor alene forpligtet til at sikre, at indkøbet sker på markedsmæssige

vilkår. Det kan eksempelvis ske ved at indhente to eller flere tilbud.
Rammer for tilbudsindhentning
Området for vareudbringning efter servicelovens § 83 og ældrelovens § 10 er underlagt krav om fritvalgsforpligtelse, hvilket
betyder, at borgerne minimum skal kunne vælge mellem to leverandører. På den baggrund ønsker administrationen en aftale
med 2 leverandører.
Ved indkøb under tærskelværdien skal det sikres, at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår. Dette kan for eksempel ske
ved, at Lejre Kommune:
a) gennemfører en markedsafdækning og på grundlag af denne indhenter ét tilbud,
b) indhenter to eller flere tilbud, eller
c) annoncerer på ordregiverens hjemmeside eller i overensstemmelse med de regler, der er indført i medfør af § 191, stk. 2.
For bedst muligt at kunne indfri frivalgsforpligtelsen anbefaler administrationen pkt. b.), og at der indhentes tre tilbud, jf.
administrationens vurdering.
Aftalernes ordinære varighed er 3 år med mulighed for forlængelse i 2 x 1 år, det vil sige, at den maksimale aftaleperiode er 5
år.
Indsatser i aftalen
Aftalerne vedrørende følgende indsatser:
Modtagelse af bestilling og levering af dagligvarer til borgeren, herunder afregning af indkøbet med borgeren.
Stille varerne på plads hos borgeren efter nærmere anvisning, såfremt det er indeholdt i visitationen.
Borgeren kan få levering 1 gang ugentligt, alternativt hver 14. dag.
Kriterier for evaluering af tilbuddene
De indkomne tilbud vil blive evalueret på baggrund af det bedste forhold mellem pris og kvalitet ud fra nedenstående kriterier:
Pris - vægtning 60 % og kvalitet - vægtning 40 %. Nedenstående vægtes positivt:
at tilbudsgiver inddrager borgeren i leveringen, og at borgeren så vidt muligt kun møder få faste chauffører.
at tilbudsgiver har en ansættelsesproces (for de medarbejdere /chauffører der indgår i udførsel af denne opgave), der
tydeligt demonstrer, at tilbudsgiver vægter ansøgernes værdigrundlag og erfaring med denne opgaves målgruppe.
at tilbudsgiver har et kvalitetssikringssystem og en egenkontrol, der har fokus på korrekt pakning af bestillinger og
tidsfrister samt kommunikation med borgerne.
at tilbudsgiver har en hurtig reaktion og ikke-bureaukratisk model til håndtering af klager og uforudsete hændelser,
inklusive effektiv proces for genopretning.
De 4 forhold vægter lige, og der tildeles et pointtal samlet for de 4 forhold (Kvalitet)
Lejre Kommunes krav til ydelsens omfang og kvalitet er uændret i forhold til den nuværende aftale. Der forventes derfor ikke
ændringer i forhold til borgerne for denne indsats.
Vedlagt sagen er det samlede tilbudsmateriale, som indeholder: Kvalitetsstandard for støtte til praktiske opgaver (Bilag A),
Tilbudsindhentning (Bilag B), Tilbudshæfte (Bilag C), Fortrolighedserklæring (Bilag D), Tro- og loveerklæring (Bilag E),
Aftaleudkast (Bilag F), Tro- og Loveerklæring (Bilag G) og Databehandleraftale (Bilag H).

Tidsplan
Tilbudsindhentningen forventes gennemføres i henhold til nedenstående tidsplan:
5. oktober 2026: Fremsendelse af opfordring til at afgive tilbud
26. oktober 2026: Tilbudsfrist senest ved midnat
Uge 44 2026 : Evaluering og forventet tildelingsbeslutning
Uge 46-48 2026: Underskrivelse af aftale
1. februar 2027: Aftalestart

Administrationens vurdering
I henhold til § 83 i serviceloven og § 10 i ældreloven er Lejre Kommune forpligtet til at tilbyde borgere hjælp til indkøb, såfremt
borgeren ikke helt eller delvist selv kan udføre denne opgave på grund af nedsat funktionsevne.
Da området er underlagt en frivalgsforpligtelse, anbefaler administrationen, at der indgås aftale med to leverandører med
uændret serviceniveau for borgerne.
Administrationen anbefaler, at der med afsæt i materialet for tilbudsindhentningen indhentes tre tilbud med henblik på at sikre,
at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår.

Økonomi og finansiering
Omkostningerne vedrørende aftalerne beløber sig til ca. 3.500.000 kr. i aftaleperioden, inkl. forlængelser. Administrationen
forventer, at eventuelle stigende omkostninger i forbindelse med indgåelse af de nye aftaler, kan holdes inden for
bevillingsrammen.

Beslutning

Indstillingerne tiltrådt.