Godkendelse af ændring af ramme for julearrangement og mødeforplejning (ØK)

Indstilling

Borgmesteren indstiller,
1. at rammen om byrådets julearrangement ændres som beskrevet i sagen
2. at natmaden afholdes indenfor en ramme af 50 kr. per kuvert

Sagsgang:
BY

ØK

ABU

BFU

SUU SKFU ULBTM ÆSSU

Sagsfremstilling

Julearrangement for byrådet

Ringsted byråd har haft tradition for at afholde et julearrangement på Sørup Herregaard. Jf.
retningslinjen (bilag 1), har rammen været følgende
"Byrådets afholder et årligt julearrangement for byrådsmedlemmer med ledsager – uden
ekstern underholdning. Der afholdes ikke andre julearrangementer i form af julefrokoster i
fagudvalg el.lign."
For at mindske omkostningerne foreslås det, at rammen ændres til, at der årligt afholdes et
julearrangement i egne bygninger, f.eks. med forplejning fra Café Ingeborg.
Gennemsnitsprisen for de 3 sidste afholdte julearrangementer har været 41.444 kr. og det er
forventningen at ændringen vil kunne reducere omkostningen til 20.000 kroner årligt, hvilket
svarer til en stykpris på 500 kr. ved 40 deltagere. Ændringen fremgår af forslag til ændret
retningslinje (bilag 2)
Forplejning i forbindelse med byrådsmøder
Siden årsskiftet er der på forsøgsbasis i forbindelse med byrådsmøderne blevet serveret
"natmad" efter møderne. Måltidet skaber mulighed for byrådsmedlemmerne til at tale sammen i
en uformel ramme efter møderne og det vurderes i forlængelse af forsøgsperioden, at
orndningen har været en succes. Selve forplejningen er almindelig hverdagsmad til en
kuvertpris på mellem 50-100 kr. Med en kuvertpris på 50. kr. og ca. 25 kuverter per møde,
forventes den årlige udgift at udgøre i omegnen af 13.750 kr. Da det vurderes at natmaden er
blevet taget godt i mod, forslås det i denne sag at natmaden gøres permanent
Samlet økonomi
Da den forventede reduktion af omkostninger til julearrangementet reduceres med ca. 20.000
kr. og den øgede udgift til natmad forventes at være ca. 13.750 kr., vil ændringerne genere et
årligt provenu på ca. 6250 kr.

Politisk handlerum
Byrådet fastsætter selv rammerne for julearrangement, og byrådets forplejning

Vurdering

Det vurderes at der med justeringerne af julearrangementet og natmaden optimeres på
rammerne om byrådets arbejde, indenfor det eksisterende budget. Justeringen vurderes
desuden at understøtte byrådets ambition om at fastholde og forbedre det gode samarbejde i
Byrådet.

Inddragelse og høring
Ikke relevant

Økonomi

Sagen har ingen særskilte bevillingsmæssige konsekvenser

Sagens forløb
22/06/2026 Økonomiudvalget
Anbefales godkendt med en bemærkning om at ordningen evalueres primo 2027.

Beslutning

Godkendt med Økonomiudvalgets bemærkning.

Indhold

om høring
Orientering

x
x

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ABU= Arbejdsmarkeds- og Beskæftigelsesudvalget,
BFU=Børne- og Familieudvalget, SUU=Skole- og Undervisningsudvalget, SKFU=Sport-,
Kultur- og Fritidsudvalget, ULBTM=Udvalget for Land og By, Teknik og Miljø, ÆSSU=Ældre-,
Social- og Sundhedsudvalget