Ny procedure for supplerende sagsfremstillinger

Indstilling

Direktionen indstiller, at den beskrevne procedure følges.
Sagsgang:
BY

ØK

ABU

BFU

SUU SKFU ULBTM ÆSSU

Sagsfremstilling

En supplerende sagsfremstilling er et afsnit, der tilføjer nye, opdaterede eller korrigerede
oplysninger til en allerede eksisterende sagsfremstilling. Den fungerer som et tillæg, der sikrer,
at beslutningstagere har det fulde overblik, før en sag afgøres. Typisk vil en supplerende
sagsfremstilling blive tilføjet mellem forskellige udvalgsbehandlinger, da behandlingen har gjort
det klart at der er aspekter af sagen som skal beskrive yderligere.
Efter at Ringsted Kommune ved årsskiftet indførte ny skabelon for sagsfremstillinger, er der
opstået en udfordring med, at det kan være svært at skelne mellem hvad der er den nye
supplerende sagsfremstilling og hvad der er den oprindelige sagsfremstilling. Særligt i de
tilfælde hvor den supplerende sagsfremstilling er så omfattende at den oprindelige indstilling
ændres, kan dette føre til forvirring, da det ikke altid er helt klart, hvad der er den gældende
indstilling.
Forslag til ny procedure
For at undgå forvirring og misforståelser foreslås det at ændre proceduren: Hvis en
supplerende sagsfremstilling er så omfattende, at den ændrer selve indstillingen, skal der
oprettes en helt ny sag. Den oprindelige sag vedlægges i stedet som et bilag.
Hvis den supplerende sagsfremstilling er af mindre omfattende karakter, kan det tilføjes som i
dag, men med tydelig markering af hvad der er nyt og hvad der er oprindeligt.

Politisk handlerum
Det står Byrådet frit at beslutte proceduren for supplerende sagsfremstillinger.

Vurdering

Det vurderes at proceduren vil skabe mere overskuelige sager, samt minimere risikoen for at
der opstår forvirring om hvad der er den gældende indstilling.

Inddragelse og høring
Ikke relevant

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Beslutning

Anbefales godkendt med en bemærkning om, at der ønskes en status på implementering
af den nye dagsordensskabelon.
Ej til stede: Tina-Mia Eriksen.
Klaus Huus stedfortræder for Susanne Cornelius

Afbud: Susanne Cornelius (Stedfortræder: Klaus Huus)

Indhold

om høring
Orientering

x
x

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ABU= Arbejdsmarkeds- og Beskæftigelsesudvalget,

BFU=Børne- og Familieudvalget, SUU=Skole- og Undervisningsudvalget, SKFU=Sport-,
Kultur- og Fritidsudvalget, ULBTM=Udvalget for Land og By, Teknik og Miljø, ÆSSU=Ældre-,
Social- og Sundhedsudvalget