Anvendelse af lokaler i Nordby Bibliotek - BU-TU

Problemstilling

Der er opstået lokale ønsker om at anvende lokalerne i Nordby Bibliotek til flere formål end i
dag, særligt bibliotekslokalet. Der er imidlertid ikke fastlagt retningslinjer eller vilkår for en
udvidet anvendelse af bygningen, ligesom det eksisterende nøglesystem ikke understøtter en
systematisk administration af adgangen til lokalerne.
Der ønskes derfor en politisk drøftelse af de fremtidige rammer for anvendelsen af Nordby
Bibliotek.

Løsningsmuligheder og indstilling
1. Retningslinjer og vilkår for anvendelse af lokaler inklusiv de folkeoplysningsmæssige forhold.
2. Mulighed for at en lokal forening kan stå for og koordinere booking af lokaler.
3. Udfærdige aftale om anvendelse med museum og bibliotek.
4. Den fremtidige vedligeholdelse/drift ag bygningen/Nordby Bibliotek.
5. Adgangs-/nøglesystem til bygningen.
6. Tekniske delelementer til aftale om anvendelse af bygningen.
7. Øvrige forhold som drøftet på mødet.
8. Sagen sendes retur til forvaltningerne.
Forvaltningscheferne for Børn, Unge og Kultur samt Teknisk Forvaltning indstiller, at Børn,
Unge og Kulturudvalget og Teknik og Miljøudvalget, drøfter den fremtidige anvendelse af
Nordby Bibliotek og træffer beslutning om den videre proces for hver deres ansvarsområde:
Børn-, Unge- og Kulturudvalget: Løsningsmulighederne 1-3 og 7-8.
Teknik- og Miljøudvalget: Løsningsmulighederne 4-8.

Sagsfremstilling

Nordby Bibliotek ejes af Samsø Kommune. Der foreligger en aftale mellem Samsø Bibliotek og
Moesgaard Museum om anvendelsen af bygningen. Historikken vedrørende bygningens
overgang fra posthus til bibliotek og udstillingslokale fremgår af vedlagte bilag.
Bygningen rummer bibliotek, udstillingslokale og offentligt tilgængelige toiletter.
Ejendomsservice varetager rengøring af toiletter, gangarealer og udstillingslokalet, mens
biblioteket og museet står for rengøringen af bibliotekslokalet.
Der er i den senere tid fremkommet ønsker fra lokale aktører om, at anvende lokalerne til flere
aktiviteter end i dag. Den nuværende organisering og de eksisterende aftaler giver imidlertid
ikke grundlag for en udvidet anvendelse. Der mangler en konkret aftale om anvendelse af
lokalerne med Moesgaard Museum og Samsø Bibliotek.
Der mangler fælles retningslinjer for udlån og brug af lokalerne. Samtidig er bygningens
nøglesystem af ældre dato, og der foreligger ikke et fuldstændigt overblik over, hvem der har
adgang til bygningen.
Sagen forelægges derfor med henblik på en politisk drøftelse af de fremtidige rammer for
anvendelsen af Nordby Bibliotek.
Opgaven er fordelt mellem to forvaltninger:
Børn, Unge og Kultur:
Forvaltningen skal afdække lokale ønsker og behov med henblik på at beskrive mulige
anvendelser af lokalerne. Eventuelle retningslinjer og vilkår for brugen af lokalerne skal være i
overensstemmelse med folkeoplysningslovgivningen og Folkeoplysningsudvalgets praksis.

På baggrund af en politisk beslutning kan det endvidere undersøges, om en lokal forening kan
varetage booking af lokaler, samt administration af nøgler eller adgangsbrikker.
Teknisk Forvaltning:
Forvaltningen har ansvaret for bygningens ind- og udvendige vedligeholdelse. Der kan
eventuelt indgås aftaler med lokale frivillige om afgrænsede drifts- og vedligeholdelsesopgaver.
Forvaltningen anbefaler, at Ejendomsservice fortsat varetager rengøringen af fællesarealer og
øvrige kommunale driftsopgaver.
Der gøres opmærksom på, at løsningsmulighederne afspejler de respektive ansvarsområder
for hvert af fagudvalgene.

Økonomi og personale
Ejendomme og Veje varetager den løbende drift og vedligeholdelse af Nordby Bibliotek. Der er
ikke afsat et særskilt budget til bygningen. Udgifter til almindelig rengøring og mindre
vedligeholdelsesopgaver afholdes inden for afdelingens eksisterende budgetramme.
Større vedligeholdelsesarbejder eller investeringer vil kræve særskilt finansiering.
Etablering af et elektronisk adgangssystem med adgangsbrikker vurderes at medføre en
anlægsudgift på ca. 30.000 kr.
Udskiftning af det eksisterende låsesystem til et nyt nøglesystem vurderes at koste ca. 10.000
kr.
Der forventes ikke personalemæssige konsekvenser som følge af sagen.

Tidligere beslutninger
23.04.2025, TU sag.nr. 606: Status på lån og udleje af kommunale bygninger -TU
08.04.2025, KB sag.nr. 729: Delegationsplan - SU-BU-TU-ØU-KB
22.05.2006, KB sag.nr. 88: Anvendelse af lokalefaciliteter i Onsbjerg Gl. Skole - SKU-ØU-KB

Dialog og høringer
Der har været dialog med Nordby Sogns Borgerforening omkring anvendelsen af lokaler i
biblioteket i Nordby.