Udbudsform og tidsplan for asfaltarbejder 2027-2030 - TU-ØU-KB

Problemstilling

Afklaring af udbudsform for asfaltarbejder og forventet tidsplan for udbud 2027, samt årlig
prioritering af asfaltarbejder.

Løsningsmuligheder og indstilling
1. Forvaltningen udarbejder med bistand fra Fællesindkøb Midt forslag til udbudsform og
tildelingskriterier for en rammeaftale om asfaltarbejder og følgearbejder 2027-2030 med en
løbetid på 2 år og option på forlængelse i 2 × 1 år. Forslaget forelægges Kommunalbestyrelsen
til godkendelse inden udbuddets iværksættelse.
2. Resultatet af udbuddet og forslag til tildeling forelægges til særskilt politisk godkendelse
inden kontraktindgåelse. Behandlingen kan eventuelt ske sammen med den første sag om
prioritering af asfaltarbejder i 2027.
3. Forvaltningen fremlægger hvert år i perioden en sag om prioritering af asfaltarbejder samt
anmodning om anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb for det pågældende år.
4. Der gives en anlægsbevilling og frigives et rådighedsbeløb på 0,5 mio.kr. til udbudsproces,
tilsyn og opfølgning i 2027 finansieret af det ordinære anlægsasfaltbudget.
5. De 24 mio. kr. i overførte anlægsmidler fra regnskab 2025 omplaceres med 5 mio. kr. til
2027, 15 mio. kr. til 2028 og 4 mio. kr. til 2029. Heraf reserveres 4 mio. kr. til den verserende
asfaltsag. Det forventede mindreforbrug på 3 mio. kr. i 2026 forventes overført til 2030 ved
særskilt behandling af overførslerne fra 2026.
6. Sagen sendes til fornyet behandling i forvaltningen.
Chefen for Teknisk Forvaltning indstiller, at forvaltningen med bistand fra Fællesindkøb Midt
udarbejder forslag til udbudsform og tildelingskriterier for en rammeaftale om asfaltarbejder og
følgearbejder 2027-2030 med en løbetid på 2 år og option på forlængelse i 2 × 1 år.
At forslaget forelægges Kommunalbestyrelsen til godkendelse inden udbuddets iværksættelse
(Løsningsmulighed 1), at resultatet af udbuddet og forslag til tildeling forelægges til særskilt
politisk godkendelse inden kontraktindgåelse (Løsningsmulighed 2). At forvaltningen hvert år i
perioden fremlægger en sag om prioritering af asfaltarbejder, samt anmodning om
anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb for det pågældende år (Løsningsmulighed 3).
At der gives en anlægsbevilling og frigives et rådighedsbeløb på 0,5 mio. kr. til udbudsproces,
tilsyn og opfølgning i 2027 (Løsningsmulighed 4), og at de 24 mio. kr. i overførte anlægsmidler
fra regnskab 2025 omplaceres med 5 mio. kr. til 2027, 15 mio. kr. til 2028 og 4 mio. kr. til 2029,
hvoraf 4 mio. kr. reserveres til den verserende asfaltsag, mens det forventede mindreforbrug
på 3 mio. kr. i 2026 forventes overført til 2030 ved særskilt behandling af overførslerne fra 2026
(Løsningsmulighed 5).

Sagsfremstilling

Asfaltarbejder på Samsø har siden 2019 ligget stille i forhold til større asfaltarbejder grundet en
igangværende voldgiftssag. Der er løbende i perioden blevet udført reparationer af trafikfarlige
huller i asfaltvejene. Dertil er der lavet mindre asfaltarbejder efter opgravninger og
separatkloakeringsprojekter.
Syn og skøn forventes afsluttet i nærmeste fremtid (ultimo 2026/primo 2027), hvorefter

parterne ser frem mod en sag i Voldgiftsnævnet. Der vil forventeligt være tale om en vis
procestid i forhold til en voldgiftssag, som derved kan strække sig over flere år.
Asfaltvejene repræsenterer en vejkapital som skal vedligeholdes, hvorfor forvaltningen indstiller
til igangsætning af asfaltarbejder fra og med 2027.
I bilag 1 er beskrevet de mest gængse udbudsformer på asfaltområdet. Forvaltningen
anbefaler, at Samsøs nye strategi for vedligeholdelsen af kommunens asfalterede veje og
arealer bliver flerårige rammeaftaler (2 til 4 år), hvor asfaltfirmaer efter udbud giver priser på
asfaltering baseret på mængder og ikke specifikke strækninger.
Fordelen ved flerårige rammeaftaler er, at det vil være muligt at få konkurrencedygtige priser,
da opgaven samlet set bliver større end for eksempel etårige udbud. Forvaltningen vil ved
enten egen projektmedarbejder/ingeniør eller ekstern rådgiver udarbejde et udbudsmateriale til
en rammeaftale, gennemføre et udbud og forelægge resultatet og forslag til tildeling til politisk
godkendelse inden kontraktindgåelse.
Når tilbuddene er evalueret, kan forvaltningen fremlægge forslag til prioriterede vejstrækninger
til politisk godkendelse. Forvaltningen vil hvert år i rammeaftaleperioden fremlægge en sag
med prioritering af hvilke asfaltopgaver, der skal udføres det pågældende år til politisk drøftelse
og beslutning.
Forvaltningen bemærker, at den tidligere asfaltfunktionskontrakt ikke indeholdt følgende
arbejde, der anbefales indeholdt i en ny rammeaftale:
Bærelag/combi på grusarealer, P-pladser, skolegårde, øvrige asfaltarealer ved kommunale
bygninger, havnearealer, cykelstier, genmarkering, akutte skader og reetablering af slidlag på
render (efter gravearbejder).
Udbudsformen fastlægges som anført i indstillingen. Fællesindkøb Midt vil assistere med en
kvalificering af udbudsmateriale og -form, herunder også i fastlæggelsen af en objektiv og
symmetrisk prisreguleringsmodel. Modellen skal tage højde for udviklingen i relevante
omkostninger ved asfaltarbejder (olieprisindex mv.) og kunne medføre både op- og
nedregulering.
Overordnet tilstræbes udbuddet at være som følger:
Rammeaftale, asfaltarbejder og følgearbejder 2027-2030 Samsø Kommune
Kontraktlængde; Udbydes med en fast kontraktlængde på 2 år, med mulighed for at forlænge 2
x 1 år
Opgavebeskrivelse; Samsø Kommune, Ejendomme og Veje, udbyder i indbudt licitation,
levering og udlægning af nye asfaltbelægninger med følgearbejder i 2027-2030
Udbuddet omfatter følgende områder:
Veje
Cykelstier/stier
Havne
P-pladser
Materielgårde
Skolegårde
Asfalt ved øvrige kommunale bygninger
Opgavetyper:

Fulddækkende slidlag
Bærelag/combi på grusarealer (pladser og cykelstier)
Reparation af asfaltbelægninger (herunder vedligehold og akutte skader)
Kørebaneafmærkning (herunder nymarkering (thermoplast) og genmarkering
(thermoplast))
Reetablering af slidlag på render
De forskellige opgaver indpasses i et årshjul for asfaltarbejder og opgaverne prioriteres til den
årlige ramme/det disponerede rammeaftalebeløb/år.
Bilag 2 viser forslag til udbudstidsplan og årshjul for rammeaftaleperioden. I forhold til
"bestilling fra rammeaftalen" inkluderer dette en politisk sagsfremstilling og en politisk prioriteret
beslutning i hvert af årene 2027-2030.

Økonomi og personale
Der bør afsættes ressourcer til udbud, tilsyn og opfølgning på asfaltarbejderne. Her vil
forvaltningen afsøge mulighederne for at ansætte en ingeniør/projektmedarbejder til dette
arbejde eller alternativt indgå aftale med en ekstern rådgiver.
Tabellerne viser en foreløbig disponeringsplan i 2027-priser. Med denne sag meddeles alene
bevilling og frigives rådighedsbeløb på 0,5 mio. kr. i 2027. Øvrige beløb forelægges til særskilt
bevillingsmæssig behandling. Opsparingen opgøres endeligt ved regnskabsafslutningen for
Finansiering (mio.kr.)

I alt

Ordinært asfaltbudget

Opsparede midler R2025

Forventet opsparing 2026*

Samlet finansiering

*De 3 mio. kr. forudsætter godkendelse ved behandlingen af overførslerne fra 2026.
Anvendelse (mio.kr.)

I alt

Udbud, tilsyn, opfølgning

Reservation til verserende asfaltsag

Rammeaftale asfaltarbejder

Samlet anvendelse

Årsfordelingen til asfaltsagen er foreløbig, og forbruget afhænger af sagens forløb. Den større
aktivitet i 2028 følger udførelsesplanen i bilag 2.

Tidligere beslutninger
05.03.2024, KB sag nr. 516: Orientering om procesforløb vedrørende Samsø Kommunes
asfaltkontrakt - KB
24.01.2023, KB sag nr. 283: Afslutning af asfaltkontrakt -TU-ØU-KB (lukket)
08.10.2019, KB sag nr. 389: Funktionskontrakt med Munck Asfalt på Samsø - TU-ØU-KB

(lukket)

Dialog og høringer
Ingen.