Orientering om Socialudvalgets behandling af sagsbehandlingsfrister i Socialafdelingen

Beslutning

Socialchefen orienterer om, at Socialudvalget har godkendt, at sagsbehandlingstiden på BPAområdet i Silkeborg Kommune er 20 uger. Det et sket for at give et mere retvisende billede af,
hvor lang tid man som borger kan forvente at skulle vente på en afgørelse.
Sagen, som blev behandlet af Socialudvalget 3. juni, indeholder desuden en beskrivelse af,
hvad det er for et forløb, sagsbehandlingstid egentlig dækker over, og hvilke forhold der kan
være med til at forlænge sagsbehandlingstiden.
Ej til stede: Stefanie Bodien, Lisa Svendsen, Stine Trust Laursen, Tine Marianne Nielsen,
Carsten Baun, Victoria Appel, Jacob Wohlert

Beskrivelse af sagen
Socialudvalget tog orienteringen til efterretning og traf beslutning om at ændre
sagsbehandlingstiden på BPA-sager til 20 uger.
Sagen kan læses her https://dagsordener.silkeborg.dk/vis?Referat-Socialudvalget-d.03-062026-kl.12.00&id=5f75229c-7b3c-4c19-8c56-110a3a0ee045

Sagsbehandlingstid
Sagsbehandlingstid dækker – som illustreret i nedenstående figur - over den tid, der går, fra en
borger ansøger om en indsats, til borgeren modtager en afgørelse fra myndighedssektionen i
Socialafdelingen.

En del sager afsluttes efter første sagsbehandlingstid, når der træffes afgørelse i sagen.
Efterfølgende kan den samlede sagsbehandlingstid dog forlænges, hvis afgørelsen påklages,
genbehandles og eventuelt går videre til behandling i Ankestyrelsen.

For alle typer indsatser gælder det, at det i nogle sager vil være muligt at træffe en afgørelse
relativt hurtigt, mens sagsbehandlingstiden i andre sager inden for samme paragraf vil være
væsentligt længere. Sagsbehandlingstider angives derfor ofte som et gennemsnit for den tid,
som det tager af behandle en sag inden for en given indsats/paragraf.

Aktuelt gældende sagsbehandlingsfrister
Sagsbehandlingsfristerne, som er offentligt tilgængelige via Silkeborg Kommunes hjemmeside,
er politisk vedtagne og dækker over den tid, inden for hvilken borgeren skal modtage en
afgørelse på sin ansøgning. Sagsbehandlingsfrister er dermed et udtryk for en politisk ambition
om, hvor lang tid der maksimalt bør gå, før en borger kan forvente at modtage en afgørelse på
sin ansøgning.
De aktuelt gældende sagsbehandlingsfrister på de indsatser, hvor Socialafdelingen er
myndighedsansvarlig er offentligt tilgængelige på Silkeborg Kommunes hjemmeside og kan
tilgås via dette link.
Det er myndighedssektionens vurdering og erfaring, at det i en del sager er vanskeligt at
overholde de vedtagne sagsbehandlingsfrister. Det drejer sig især om sager vedrørende
borgere med meget komplekse funktionsnedsættelser og mange forskellige behov, samt sager,
hvor borgerne selv har svært ved at medvirke i sagsoplysningen. Endvidere skyldes det både
årsager, som vedrører eksterne samarbejdspartnere, og årsager, som vedrører interne
arbejdsgange. I det følgende beskrives de primære årsager til, at det i nogle sager er
vanskeligt at overholde de vedtagne sagsbehandlingsfrister.

Indhentelse af oplysninger fra eksterne samarbejdspartnere
I en del sager er der behov for, at borgerens rådgiver indhenter oplysninger fra eksempelvis
borgerens praktiserende læge eller fra regionspsykiatrien. Når kommunen anmoder om
sådanne oplysninger, angiver rådgiveren en frist på fire uger for tilbagemelding.
I nogle tilfælde modtager rådgiveren ikke oplysninger inden for fristen, og i nogle tilfælde
modtager rådgiveren nogle andre oplysninger end de efterspurgte.
I sådanne situationer forlænges tiden, der går med indhentelse af oplysninger.

Forlængelse af frist for partshøring og for indsendelse af oplysninger
Når kommunen har indhentet oplysninger i en sag, får borgeren de pågældende oplysninger
forelagt, så borgeren har mulighed for at kommentere, korrigere eller supplere oplysningerne,
inden kommunen træffer afgørelse i sagen. Når kommunen sender oplysninger til partshøring
hos borgeren, og når rådgiveren anmoder borgeren om oplysninger til sagen, angiver
rådgiveren en frist på 14 dage.
I nogle tilfælde beder borgeren om forlængelse af denne frist, eksempelvis for at have
mulighed for inddragelse af patient- og/eller interesseorganisationer.
I sådanne situationer forlænges tiden, der går med indhentelse af oplysninger og svar i
partshøring.

Officialprincippet

Kommunen har, jf. officialprincippet, ansvar for, at en sag er tilstrækkeligt oplyst, før der træffes
en afgørelse. Det betyder, at kommunen skal indhente relevante oplysninger, men kommunen
må samtidig ikke indhente oplysninger, der er uvedkommende for sagens afgørelse.
Det betyder, at rådgiverne i nogle tilfælde indhenter nogle oplysninger, eksempelvis fra
borgeren selv, borgerens praktiserende læge eller regionspsykiatrien, som medfører behov for
at indhente yderligere oplysninger. Behovet for at indhente yderligere oplysninger kan ikke
nødvendigvis forudsiges på forhånd, idet rådgiveren netop er underlagt krav om at indhente
tilstrækkelige, men samtidig kun nødvendige oplysninger, som er vedkommende for sagens
afgørelse.

Afgørelse om værgemål
I nogle sager er der behov for afgørelse om værgemål i Familieretshuset, før
myndighedssektionen i Socialafdelingen kan træffe afgørelse om en
indsats. Myndighedssektionen kan godt vurdere, at en borger er i målgruppen til eksempelvis
et længerevarende botilbud, men det er ikke muligt at træffe afgørelse med bevilling af et
specifikt botilbud, før værgemålet er etableret.
Det gælder eksempelvis i nogle tilfælde, når der skal træffes afgørelse om et længerevarende
botilbud til en borger ifm. borgerens overgang fra barn til voksen efter det 18. leveår. Værgemål
etableres kun, hvis der er et konkret og aktuelt behov for værgemålet, hvorfor der som
udgangspunkt ikke kan søges om værgemål på forhånd. Dog kan der aktuelt søges om
værgemål seks måneder før barnets 18-års fødselsdag, hvis der er tale om en sag om
overgang fra barn til voksen. På den måde ligger værgemålet ofte klar, når barnet fylder 18 år
og bør således ikke forsinke sagsbehandlingstiden.
I andre tilfælde er værgemålet ikke klart, når der er behov for det, og sagsbehandlingstiden på
at få etableret et værgemål kan således være med til at forlænge sagsbehandlingstiden for
afgørelse om indsats. Aktuelt er den forventede sagsbehandlingstid for etablering af værgemål
gennem Familieretshuset 16 uger.

Interne arbejdsgange
At der i mange sager er behov for at koordinere mange aktørers kalendere kan påvirke
mulighederne for at finde en tid til hurtigt at mødes og igangsætte sagsbehandlingen.
Myndighedssektionen prioriterer at behandle ansøgninger om indsatser til borgere med hurtigt
progredierede lidelser hurtigst muligt.
I tilfælde, hvor det ikke er muligt at overholde sagsbehandlingsfristen, giver borgerens rådgiver
borgeren besked om, at sagsbehandlingstiden forlænges.

Justeringer i interne arbejdsgange
Myndighedssektionen i Socialafdelingen er opmærksomme på, hvordan justeringer i interne
arbejdsgange kan være med til at nedbringe den reelle sagsbehandlingstid og dermed
understøtte, at vi i højere grad kan overholde de vedtagne sagsbehandlingsfrister.
Usikkerheder ift. hidtidig registreringspraksis har gjort det vanskeligt at følge data vedr. de
reelle sagsbehandlingstider. Efter en nyligt gennemført overgang til et andet fagsystem har
Socialafdelingen fokus på at oparbejde relevant data, som gør det muligt systematisk at følge

den reelle sagsbehandlingstid kvalificeret, eks. gennemsnitlig sagsbehandlingstid på forskellige
paragraffer.

Sagsbehandlingsfrist på BPA efter servicelovens § 96
Den aktuelt vedtagne sagsbehandlingsfrist på BPA i Silkeborg Kommune er 12 uger. Det er
myndighedssektionens vurdering og erfaring, at det er meget vanskeligt at træffe afgørelse om
en ansøgning om BPA-ordningen inden for denne frist. Det skyldes bl.a. kompleksiteten i
ansøgerens støttebehov, behovet for indhentelse af oplysninger fra og involvering af eksterne
samarbejdspartnere, samspillet med øvrige indsatser i kommunen, afdækning af borgerens
arbejdslederevner og udmåling af støtte.
Faktorerne beskrevet ovenfor, som generelt kan være med til at påvirke sagsbehandlingstiden i
sager på socialområdet, er i vid udstrækning også gældende på BPA-området. Der er dog
også forhold, som gør sig gældende på særligt BPA-området, og som uddybes nærmere i det
følgende

Indhentelse af oplysninger fra samt involvering af eksterne
samarbejdspartnere
Som beskrevet tidligere i sagsfremstillingen kan der være behov for at indhente oplysninger fra
eksterne samarbejdspartnere som borgerens praktiserende læge og regionen.
I sager på BPA-området er der ofte brug for at indhente oplysninger fra yderligere eksterne
samarbejdspartnere som eksempelvis en neurologisk afdeling i regionen, Klinik for Lindrende
Behandling og Respirationscenter Vest. Det skyldes, at borgerne, som søger om BPA-ordning,
ofte har komplekse somatiske funktionsnedsættelser. Når rådgiverne skal indhente oplysninger
fra flere forskellige samarbejdspartnere, øges også den samlede tid, der går med indhentelse
af oplysninger.
I nogle ansøgninger om BPA-ordning ønsker borgeren at involvere en interesseorganisation
eller patientforening som eksempelvis Muskelsvindsfonden, Scleroseforeningen eller
RehabiliteringsCenter for Muskelsvind som sparringspartner eller partsrepræsentant for
borgeren selv. Det betyder i nogle tilfælde, at der går længere tid, før det er muligt for
rådgiveren at mødes med borgeren og dennes evt. sparringspartner/partsrepræsentant, fordi
flere aktørers kalendere skal koordineres.

Samspil med øvrige indsatser
I langt de fleste tilfælde, hvor en borger søger om en BPA-ordning, har borgeren forinden
modtaget én eller flere ydelser fra andre afdelinger i Silkeborg Kommune.
En del borgere har modtaget én eller flere ydelser efter sundhedsloven, eksempelvis personlig
pleje og praktisk hjælp efter § 83 og hjælpemidler efter § 112.
Inden bevilling af en BPA-ordning skal det undersøges, om borgerens støttebehov kan dækkes
af alternative indsatser, eksempelvis ved førnævnte paragraffer i kombination med selvvalgt
hjælper efter servicelovens § 94 eller kontant tilskud til ansættelse af hjælpere efter
servicelovens § 95. I rådgivningen til borgeren om alternative indsatser er Sundheds- og
Omsorgsafdelingen en central aktør, idet afdelingen har kendskab til borgerens støttebehov og
kan bidrage med et andet fagligt perspektiv end rådgiverne i Socialafdelingens

myndighedssektion.
Foruden Sundheds- og Omsorgsafdelingen er også Beskæftigelsesafdelingen en vigtig
samarbejdspartner i en del sager på BPA-området.
Jobcentrene, som er forankrede i Beskæftigelsesafdelingen, kan bidrage med oplysninger om
baggrunden for, hvis borgeren eksempelvis har fået tildelt en førtidspension eller en personlig
assistance-ordning, som gør det muligt for borgeren at fastholde tilknytningen til
arbejdsmarkedet.
Borgerens beskæftigelsessituation har betydning for afgørelsen om, hvorvidt borgeren
tilkendes en BPA-ordning, idet borgere, som er erhvervsaktive, forventes at have et større
behov for fleksibilitet i hverdagen end borgere uden for arbejdsmarkedet.
Endeligt kan der være forhold omkring borgerens familiesituation, som gør det relevant at
involvere Børne- og Familieafdelingen. Det kan eksempelvis være aktuelt, hvis borgeren har et
hjemmeboende barn, som har nogle særlige behov. I en sådan situation er det relevant, at
borgerens rådgiver afdækker, hvilke krav barnets behov stiller til borgeren, idet dette kan få
betydning i udmålingen af borgerens støttebehov.
Når en borger har flere indsatser i kommunen, stilles der krav til involvering af flere interne
samarbejdspartnere og til fælles dialog mellem borgeren og de pågældende afdelinger om
samspil mellem indsatserne.

Afdækning vedr. arbejdslederevne
For at kunne få tildelt en BPA-ordning skal borgeren være i stand til at fungere som
arbejdsleder og evt. også arbejdsgiver for sine hjælpere. Derfor forudsætter tildeling af en
BPA-ordning en vurdering af borgerens evne til at kunne fungere som arbejdsleder.
Er rådgiveren i tvivl om, hvorvidt borgeren er i stand til at varetage arbejdslederansvaret, og
hvorvidt borgeren kan læres op til at varetage arbejdslederansvaret, kan borgeren tildeles et
arbejdslederkursus, inden der træffes afgørelse i sagen. Et arbejdslederkursus kan tage fra få
timer til flere dage afhængigt af behovet i den konkrete sag.
I enkelte tilfælde gennemføres der en neuropsykologisk undersøgelse af i alt tre-seks
måneders varighed ved en psykolog som led i afdækning af borgerens arbejdslederevne.
I nogle tilfælde kan de oplysninger, som rådgiveren indhenter fra andre relevante aktører, give
vigtig information om borgerens arbejdslederevner, eksempelvis oplysninger fra
regionspsykiatrien.

Udmåling af støtte
Når der bevilges en BPA-ordning, indgår også en udmåling af støttetimer. Udmålingen er
baseret på en detaljeret afdækning af borgerens behov for støtte, hvilket forudsætter en
afdækning af, hvilke aktiviteter, borgeren har behov for støtte til, samt hvor lang tid hver af
aktiviteterne tager. Det er borgeren selv, der beskriver, hvor lang tid de forskellige aktiviteter
som eksempelvis måltid, bad og toiletbesøg tager. I nogle tilfælde giver beskrivelserne
anledning til dialog mellem borger og rådgiver om, hvorfor aktiviteterne tager den tid, de tager.
I udmålingen af støttetimer indgår også en vurdering efter kompensationsprincippet, som
betyder, at borgere med funktionsnedsættelse kompenseres, så de kan deltage i samfundslivet

på lige fod med andre, men samtidig ikke skal overkompenseres. Det betyder eksempelvis, at
rådgiverne skal udmåle støttetimer til bad under hensyntagen til, hvor ofte danskere i
gennemsnit går i bad, og støttetimer til frivilligt arbejde under hensyntagen til, hvor mange timer
danskere i gennemsnit bruger på frivilligt arbejde.
Endeligt indgår der i udmålingen af støtte en vurdering af, i hvilke opgaver hjælpemidler ville
kunne hjælpe borgeren.

Sagsbehandlingsfrister på BPA-området i andre kommuner
Der er ingen lovfastsat sagsbehandlingsfrist på BPA-området, hvorfor det er op til hver enkelt
kommune at fastsætte en sagsbehandlingsfrist på området. Der findes ingen officiel,
landsdækkende gennemsnitsopgørelse af sagsbehandlingstider for BPA-sager i danske
kommuner. Alene i de geografisk omkringliggende kommuner varierer den vedtagne
sagsbehandlingsfrist på BPA-sager fra 12 uger i Favrskov, Viborg og Herning kommuner til 18
uger i Aarhus Kommune og seks måneder i Skanderborg Kommune.
Som hidtil vil behandling af sager, hvor borgere er ramt af hurtigst progredierende lidelser,
prioriteres hurtigst muligt. Mens sagen behandles, har borgeren mulighed for at modtage støtte
fra Sundheds- og Omsorgsafdelingen i form af fx personlig pleje og praktisk hjælp efter
servicelovens § 83, hvorved borgeren ikke står uden støtte under sagsbehandlingen.