Godkendelse af retningslinjer for behandling af spørgsmål på kommunalbestyrelsens møder

Indstilling

ADMINISTRATIONEN INDSTILLER, AT
1. Kommunalbestyrelsen godkender, at model D skal indarbejdes i retningslinjerne for
spørgetiden, og at ændringerne træder i kraft fra Kommunalbestyrelsesmødet den
16. september 2026.

Beslutning

Ændringsforslag fra Socialistisk Folkeparti:
At de nye retningslinjer for spørgetid bliver en kombination af de fremførte model A og D
Retningslinjerne for spørgetid ændres, således

At indsendte spørgsmål og svar publiceres sammen med dagsordenen i First
Agenda under punktet ” Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen – spørgetid,” som
første sag på dagsordenen. Borgerne kan herefter tilgå materialet
via https://dagsordener.soroe.dk/
At indsendte spørgsmål kan oplæses og besvares på kommunalbestyrelsesmødet,
uanset om spørgeren er fysisk til stede
At det præciseres i retningslinjerne, at spørgsmål skal kunne oplæses inden for 1
minut, og at besvarelser tilstræbes holdt inden for en varighed på 3 minutter.
At svaret tilføjes som bilag i sagen, og kan tilgås via referatet.
For stemte 2: F(2)
Ændringsforslaget blev ikke godkendt.

Administrationens indstilling godkendt.
Annette van der Star (A) var fraværende under punktet.
Flemming Kjærgaard (A) trådte ind som stedfortræder for Annette van der Star (A).

Beskrivelse af sagen
Nuværende retningslinjer for spørgsmål til Kommunalbestyrelsen i Sorø Kommune
Borgere i Sorø kommune har mulighed for at stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen forud for
møderne i Kommunalbestyrelsen som afholdes én gang om måneden. Alle
Kommunalbestyrelsens møder begynder med spørgetid, hvor kommunens borgere kan stille
spørgsmål. Er der ingen spørgsmål ved mødets start, bortfalder spørgetiden. Der kan kun
stilles ét spørgsmål pr. borger til hvert møde i Kommunalbestyrelsen. Dette skal sikre, at flere
borgere får mulighed for at stille spørgsmål i spørgetiden på det enkelte møde.
Hvem kan stille spørgsmål?
Alle, der bor i Sorø Kommune, kan stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen i spørgetiden. Dog
kun ét spørgsmål pr. Kommunalbestyrelsesmøde.
Der er disse krav til rammerne for spørgsmålet:
Spørgsmål skal have generel interesse for kommunens borgere.
Spørgsmål må ikke handle om oplysninger og forhold om enkeltpersoner - heller ikke om
dig selv.
Spørgsmål må ikke handle om sager, som er på dagsordenen til det

kommunalbestyrelsesmøde, hvor spørgsmålet stilles.
Hvordan stiller borgerne spørgsmål?
Borgerne skal sende deres spørgsmål skriftligt til borgmesteren senest 14 dage før
Kommunalbestyrelsesmødet enten pr. mail eller brev.
Hvordan bliver spørgsmålet behandlet?
Hvis spørgsmålet falder inden for rammerne for spørgetiden, udarbejder administrationen et
udkast til besvarelse. Dette udkast sendes til godkendelse ved enten borgmesteren eller den
ansvarlige udvalgsformand alt efter hvem, der skal besvare spørgsmålet på mødet.
Hvis spørgsmålet hører under ansvarsområdet for et bestemt fagudvalg, er det som
udgangspunkt den ansvarlige udvalgsformand, der oplæser spørgsmålet og det på forhånd
udarbejdede svar.
Udvalgsformanden har dog mulighed for at overlade opgaven til borgmesteren.
Hvis spørgsmålet hører under Økonomiudvalgets eller Kommunalbestyrelsens ansvarsområde,
er det altid borgmesteren, der svarer.
Uanset om det er borgmesteren eller en udvalgsformand, der besvarer spørgsmålet på mødet,
svares der på vegne af Kommunalbestyrelsen.
Borgerne har mulighed for at stille ét afklarende spørgsmål til svaret. Når det afklarende
spørgsmål er besvaret, er der ikke mulighed for yderligere spørgsmål.
Spørgetiden bortfalder op til et kommunalvalg
Kommunalbestyrelsen har tidligere besluttet, at spørgetiden bortfalder i de møder, der ligger
indenfor de sidste 2 måneder før et kommunalvalg for at mindske risikoen for, at spørgetiden
udvikler sig til valgagitation.

Krav om fysisk fremmøde under spørgetiden
Borgerne skal være fysisk til stede under mødet, hvis de vil stille et spørgsmål, da spørgsmål
kun besvares mundtligt. Hvis borgerne ikke er til stede under mødet, bliver spørgsmålet ikke
læst op.
Kommunalbestyrelsen har i øvrigt på møde den 21. december 2022 besluttet, at der ikke gives
mulighed for, at borgere kan stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen via Teams eller anden
form for audiovisuelt udstyr, der kan bruges i forbindelse med videomøder.

Praksis i nabokommuner:
En gennemgang af praksis i nabokommunerne viser, at der generelt stilles krav om fysisk
fremmøde for at kunne stille spørgsmål under spørgetiden. I Næstved Kommune besvares
spørgsmål som udgangspunkt ikke, hvis spørgeren ikke er til stede under spørgetiden. Dog
kan spørgsmålet i særlige tilfælde, hvor borgeren ikke har mulighed for at deltage i mødet, efter
anmodning besvares skriftligt. I Faxe Kommune har borgeren mulighed for enten selv at
fremsætte sit spørgsmål under mødet eller anmode borgmesteren om at oplæse spørgsmålet

på borgerens vegne. I Ringsted Kommune er det et krav, at spørgeren er fysisk til stede og
selv fremfører sit spørgsmål under mødet. I Slagelse Kommune er det ligeledes en
forudsætning, at spørgeren er til stede på byrådsmødet for at kunne stille sit spørgsmål
mundtligt.
Mulige modeller for tilpasning af retningslinjer for spørgetid
Kommunalbestyrelsen forelægges følgende modeller til stillingtagen. Kommunalbestyrelsen
kan herudover vælge en anden løsning.
Model A (ændring af retningslinjer):
At retningslinjerne for spørgetid ændres, således at indsendte spørgsmål kan oplæses og
besvares på kommunalbestyrelsesmødet, uanset om spørgeren er fysisk til stede.
At besvarelsen af spørgsmål efterfølgende fremsendes skriftligt til spørgeren.
At det præciseres i retningslinjerne, at spørgsmål skal kunne oplæses (selvom spørger
ikke er tilstede) inden for 1 minut, og at besvarelser tilstræbes holdt inden for en varighed
på 2 minutter.
Model B (ændring i særlige tilfælde):
At retningslinjerne for spørgetid ændres, således at der i særlige tilfælde, hvor en borger
ikke har mulighed for at deltage i mødet, efter anmodning kan gives mulighed for, at
borgerens spørgsmål besvares skriftligt.
At det præciseres i retningslinjerne, at spørgsmål skal kunne oplæses inden for 1 minut,
og at besvarelser tilstræbes holdt inden for en varighed på 2 minutter.
At det fortsat som udgangspunkt er en forudsætning, at spørgeren er fysisk til stede på
kommunalbestyrelsesmødet for at få sit spørgsmål oplæst og besvaret.
At vurderingen af, om der foreligger et særligt tilfælde, foretages af borgmesteren.

Model C (fastholdelse af nuværende retningslinjer):
At de gældende retningslinjer for spørgetid fastholdes, herunder at det er en
forudsætning, at spørgeren er fysisk til stede på kommunalbestyrelsesmødet for at få sit
spørgsmål oplæst og besvaret.
At der ikke indføres mulighed for skriftlig besvarelse af spørgsmål i tilfælde, hvor
spørgeren ikke er til stede.
Model D (offentliggørelse af spørgsmål på hjemmesiden)
At retningslinjerne for spørgetid ændres, således at indsendte spørgsmål og svar
publiceres sammen med dagsordenen i First Agenda under punktet ” Spørgsmål til
Kommunalbestyrelsen – spørgetid,” som første sag på dagsordenen. Borgerne kan
herefter tilgå materialet via https://dagsordener.soroe.dk/
At det fortsat er en forudsætning, at spørgeren er fysisk til stede på

kommunalbestyrelsesmødet for at få sit spørgsmål oplæst og besvaret mundtligt.
At det præciseres i retningslinjerne, at spørgsmål skal kunne oplæses inden for 1 minut,
og at besvarelser tilstræbes holdt inden for en varighed på 2 minutter.
At svaret tilføjes som bilag i sagen, og kan tilgås via referatet.
Administrationens vurdering:
Administrationens vurdering er, at Model D kan være en hensigtsmæssig løsning, idet den
både understøtter åbenhed og tilgængelighed for borgerne, samtidig med at spørgetidens
nuværende karakter med fysisk fremmøde og direkte dialog fastholdes.
Offentliggørelse af spørgsmål og svar på kommunens hjemmeside vil give alle borgere
mulighed for at orientere sig i både spørgsmål og besvarelser, uanset om de deltager i mødet.
Samtidig opretholdes kravet om fysisk fremmøde for at få spørgsmålet oplæst og besvaret på
mødet.
Administrationen bemærker desuden, at der findes en tilsvarende praksis i Faxe Kommune,
hvor spørgsmål gøres tilgængelige.
Der er i dag tale om et meget begrænset antal spørgsmål til spørgetiden, svarende til i
gennemsnit cirka ét spørgsmål pr. måned, og ordningen anvendes primært af en mindre kreds
af borgere.
Tidligere forløb:
Retningslinjerne for behandling af spørgsmål på kommunalbestyrelsens møder har senest
været behandlet af Kommunalbestyrelsen på mødet den 21. juni 2023.

Høring
Der er indkommet to høringssvar inden for tidsfristen fra Handicaprådet og Ældrerådet. I
høringssvarene peges der særligt på kravet om fysisk fremmøde og den betydning, dette kan
have for borgernes mulighed for at benytte spørgetiden. Handicaprådet fremhæver, at fysisk
fremmøde kan udgøre en barriere for blandt andet borgere med handicap, og anbefaler derfor,
at spørgsmål kan oplæses og besvares, selv om spørgeren ikke er fysisk til stede. Ældrerådet
peger ligeledes på, at sygdom, forfald eller nedsat mobilitet kan gøre fysisk fremmøde
vanskeligt, og anbefaler, at spørgsmålet i sådanne tilfælde fortsat kan behandles på mødet.
Ældrerådet har herudover bemærkninger til fristen for indsendelse af spørgsmål og
tidsrammen for den mundtlige behandling.
Administrationen vurderer, at kravet om fysisk fremmøde har til formål at fastholde spørgetiden
som en direkte dialog mellem borgeren og Kommunalbestyrelsen. Samtidig vurderer
administrationen, at model D øger åbenheden og tilgængeligheden, idet spørgsmål og svar
offentliggøres og dermed kan tilgås af alle borgere, også dem der ikke har mulighed for at
deltage fysisk i mødet. Dermed øges tilgængeligheden, samtidig med at den direkte dialog i
spørgetiden bevares.
Administrationen takker for høringssvarene fra Handicaprådet og Ældrerådet. Begge
høringssvar samt hvidbog er lagt på sagen som bilag.