Velkomstcenter for Hærvejen - budgetudfordringer

Indstilling

Kommunaldirektøren foreslår at Økonomi- og Erhvervsudvalget indstiller til byrådet,
1. at orienteringen tages til efterretning,
2. at det drøftes hvilke scenarier, der skal arbejdes videre med, og
3. at der efterfølgende skal laves et idéoplæg, som kan indgå i de kommende budgetforhandlinger til finansiering af de aktuelle udfordringer.

Behandling i Økonomi- og Erhvervsudvalget 17. juni 2026

Økonomi- og Erhvervsudvalget indstiller til byrådet,
1. at orienteringen tages til efterretning,
2. at der arbejdes videre med scenarie 1 og scenarie 2. Men på det foreliggende grundlag vil der i budgetlægningen blive taget udgangspunkt i scenarie 1.

Sagsfremstilling

Historik
I forbindelse med budgetforhandlingerne i efteråret 2023 blev der afsat en samlet udgiftsbevilling på 39 mio. kr. og en samlet indtægts bevilling på 32,175 mio. kr., svarende til en fondsbevilling på 39 mio. kr. fratrukket fondsmoms. Så den samlede nettoudgift var estimeret til 6,825 mio. kr.

Der blev ikke afsat yderligere kommunal medfinansiering af bygningen. Det er indtil videre realiseret fondsbevillinger på 23,8 mio. kr., hvorfor arbejdet med yderligere fondsfinansiering er intensiveret.
I 2024 frigav byrådet 4 mio. kr. til forundersøgelser og rådgivning. I 2025 frigav byrådet 4 mio. kr. som indtægtsbevilling fra den ene fondsbevilling. I 2025 godkendte kultur- og fritidsudvalget dispositionsforslaget for projektet.
Se link til den politiske behandling herunder.
Økonomi- og Erhvervsudvalget fik en orientering om udfordringer med fondsfinansiering til Velkomstcenteret på deres møde d. 20. maj 2026 (link til sag nr. 24 på Økonomi- og Erhvervsudvalgets møde den 20. maj 2026)
Byrådet gav den 25. juni 2025 en anlægsindtægtsbevilling 4.001.000 kr. fra en donation fra Nordeafonden (link til sag nr. 31 på Byrådets møde den 25. juni 2025)
Kultur- og fritidsudvalget godkendte den 7. januar 2025 dispositionsforslaget for projektet (link til sag nr. 2 på Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 7. januar 2025).
Byrådet frigav den 26. juni 2024 4.000.000 kr. til forundersøgelser og rådgivning (link til sag nr. 8 på byrådsmødet den 24. juni 2024).
Økonomi- og Erhvervsudvalget besluttede den 7. februar 2024 (Link til sag nr. 8 på Økonomiog Erhvervsudvalgets møde den 7. februar 2024), at godkende at udbyde projektet i storentrepriser.
Projektet er optaget i anlægsbudgettet 2024-2027, og kan ses i investeringsoversigten som ”Velkomstcenter mv. i Det gl. rådhus”: Anlægsbudget 2024 - 2027.
Inddragelse og høring
Intet.
Beskrivelse
I forbindelse med aflevering af projektforslag i juni 2025 gjorde Totalrådgiver Kjær & Richter opmærksom på, at ikke alle ønsker og visioner kunne gennemføres indenfor det afsatte budget på 39 mio. kr. Deres estimat viste, at det ville forudsætte en budgetudvidelse på 10 mio. kr. Alternativt skulle der indarbejdes besparelser for et tilsvarende beløb indenfor projektet.
Som beskrevet på Økonomi- og Erhvervsudvalget på seneste møde er der tilsvarende ikke indsamlet det forventede fondsbeløb til Velkomstcenteret, så der samlet mangler ca. 15 mio. kr. i fondsfinansiering. Forvaltningen har den baggrund efter aftale med Totalrådgiveren

standset projekteringsarbejdet, indtil det er besluttet, om der kan bevilges ekstra midler til projektet.
Forvaltningen har udarbejdet nedenstående to scenarier for det videre forløb og indretning af Velkomstcenteret. Beslutning om hvilket scenarie, der arbejdes videre med, og finansieringen derefter vil kunne indgå i de kommende budgetforhandlinger.
Scenarie 1 – Færdiggørelse af det nuværende projekt Der arbejdes videre med nuværende projekt som indeholder Velkomstcenter i stueetagen og særudstillingslokaler på første sal samt ny trappe og elevator, som betjener hele huset.
Projektet vil have en samlet byggeanlægsudgift på 49 mio. kr., svarende til ca. 34.300 kr./m² for de 1430 m² i stueetagen og første sal. Det er derfor nødvendigt at tilføre projektet samlet set 23,8 mio. kr. Dels 10 mio. kr. som følge af at der ikke er afsat tilstrækkeligt budget til at indfri ambitionerne for projektet – dels 13,8 mio. kr. til dækning af den manglende fondsfinansiering.
Scenarie 2 – udvidet projekt, som omfatter hele bygningen Projektet tilrettes, så både stueetage og første sal indrettes som vist i dispositionsforslaget, der er forelagt politisk i Kultur- og Fritidsudvalget på mødet 7. januar 2025. Derudover vil anden sal også blive omfattet af projektet og bl.a. indrettes til sekretariat for Hærvejssekretariatet og mødefaciliteter til formidlings- og læringsformål. Endelig arbejdes der på tiltrækning af et nyt nationalt ’Tegneseriens Hus’ med midler fra Kulturministeriet. I dispositionsforslaget er der vist et forslag til hvordan anden sal kan indrettes.
I projektet vil der således udover faciliteterne i stueetagen være mulighed for på første sal at etablere et visualiseringscenter baseret på teknologier og kompetencer fra Viborgs verdenskendte animationsmiljø. Lokalerne vil også på skift stadig kunne anvendes til særudstillinger til museerne i domkirkekvarteret, formidlinger og foredrag m.m. På anden sal vil blive plads til hærvejssekretariatet, eventuelt sekretariat for et ’Tegneseriens Hus’ samt mulighed for børnekultur, aften- og weekendarrangementer mm. og 1 - 2 administrative arbejdspladser til dækning af husets samlede drift.
Lokalerne på anden sal er generelt i væsentligere dårligere stand end resten af bygningen ift. overflader – gulve, vægge og lofter, hvilket betyder at renoveringen af disse arealer er dyrere end stueetagen og 1. sal. Derudover vil det ifm. inddragelse af anden sal være nødvendigt, at lave yderligere opdelinger ift. brandforhold og tekniske installationer. Omvendt vil elevatorinstallation og ny flugtvejstrappe til anden sal være indeholdt i scenarie 1. Projektet vil have en samlet byggeanlægsudgift på 63 mio. kr. Det er derfor nødvendigt at tilføre yderligere 14 mio. kr. ift. scenarie 1, svarende til ca. 31.100 kr./m² for de ekstra 450 m² på anden sal. Forvaltningen vil frem til budgetforhandlingerne efter sommerferien arbejde på at opnå tilsagn fra yderligere fonde til at dække forskellen på 14 mio. kr.
Videre projektering Aht. tidsplanen og sammenhæng med øvrige aktiviteter i Domkirkekvarteret foreslår forvaltningen, at byrådet i.f.m. budgetlægningen forholder sig til, om og i givet fald hvornår

Totalrådgiveren kan fortsætte med projektering af det valgte scenarie,

Alternativer
Hvis projektet skal holdes indenfor det oprindelige projekt på 39 mio. kr., skal der findes nogle store besparelser i projektet på i alt 10 mio. kr. Følgende punkter kan inddrages for at finde besparelsen:

Etablering af trappelifte ved eksisterende trapper i stedet for at etablere ny elevator
Etablering af udvendig simpel brandtrappe i stedet for ny indvendig trappe
Undlade at etablere installationer til kommende café køkken og i stedet nøjes med en håndvask og mikroovn.
Undlade at etablere skalsikring til niveau 30 og i stedet lave ”almindelig” tyverialarm, hvilket vil have betydning for hvilke genstande, der kan indlånes ifm. særudstillinger.
Undlade at lave klimastyring i udstillingslokalerne og i stedet lave almindelig ventilation, hvilket vil have betydning for hvilke genstande, der kan udstilles ifm. særudstillinger

Det vil formodentlig være nødvendigt at inddrage de fleste af ovenstående punkter for at opnå den samlede besparelse. Det vil kunne belyses samtidig med fremlæggelse af idéoplæg til budgetkonferencen.
Endelig kan man beslutte, at opgaven med indretning af Velkomst Center standes helt, og projektets ønsker og visioner genovervejes, og der udarbejdes opdaterede budgetter inden et fremtidigt rådgiverudbud.

Tidsperspektiv
Intet.

Økonomiske forhold og konsekvenser
Sammenstilling scenarier – alle tal i tusinder:
Byggeomkostninger Nuværende tilsagn om fondsfinansiering Fondsmoms 17,5 % Afsat netto anlægsbudget (pl. reguleret) Samlet manglende finansiering

I scenarie 2 vil der som beskrevet i sagsfremstillingen evt. være mulighed for at søge om yderligere fondsfinansieringen, så den samlede udgift for Viborg Kommune kan nedbringes yderligere. I forbindelse med udarbejdelse af idéoplæg til budgetkonference vil budgettet for de to scenarier blive præciseret og kvalificeret yderligere.
Som ved andre projekter er der en række risikofaktorer, som ikke er indregnet i projektet, da de på nuværende tidspunkt ikke forventer at indtræffe.
Risikofaktorer, der ikke er medtaget i overslaget:
Jordbund og arkæologi - afklares i rådgivningsfasen inden entrepriseudbud. Risiko for miljøfarlige stoffer – pcb, bly, asbest osv. Afklares delvis i rådgivningsfasen og løbende i nedbrydningsfasen under udførelsen. Licitationsrisiko – ser entreprenørerne nogle udfordringer, som rådgiverne ikke er opmærksomme på – afklares ifm. entrepriseudbuddet. Konkurs ved en eller flere entrepriser – afklares først ved endelig aflevering. Ekstra ordinære prisstigninger pga. globale hændelser – afklares først ved endelig aflevering, men reduceres løbende i byggefasen.
Hvis disse indtræffer, skal de finansieres via risikopuljen, der er afsat på anlægsbudgettet.
Samlet er risikofaktorerne for de tre Scenarier:
Scenarie 1 ca. 13 mio. kr. Scenarie 2 ca. 19 mio. kr.
Beløbene vil løbende blive nedjusteret efterhånden som de enkelte risikofaktorer afklares.
Juridiske og planmæssige forhold
Intet.

Beslutning

Indstillingen fra Økonomi- og Erhvervsudvalget godkendes. Fraværende: Anders Bertel