Orientering om Udvalgets involvering frem mod åbning af Forenings- og Kulturhuset

Sagsfremstilling

Udvalget fik på møde den 2. september 2026 forelagt et overblik over projektets historik,
tidligere beslutninger, herunder anbefalinger fra Etableringsgruppen, den kommende
brugerinddragelse samt processen frem mod åbning. Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget 20222025 godkendte Etableringsgruppens anbefalinger d. 3. december 2025. Anbefalingerne er
vedlagt som bilag.
Ifm. udvalgets rundvisning på byggepladsen i de rå lokaler forelægges denne sag med en
udspecificering af processen frem mod forventet åbning i august 2027, herunder de dele af
projektet, som udvalget involveres i.
Den videre proces frem mod åbning af lokalerne, hvor udvalget involveres, er tilrettelagt i
følgende spor:
1) Bearbejdning af Etableringsgruppens indretningsforslag med professionel bistand,
herunder konkretisering af indretning, inventar og funktioner inden for budgettet (er
igangsat).
2) Navnekonkurrence (ikke igangsat).
3) Brugerinddragelse, herunder nedsættelse af det rådgivende panel bestående af unge,
foreninger, frivillige, kulturaktører og øvrige relevante brugergrupper (ikke igangsat).
4) Planlægning af kommunikation og åbning (ikke igangsat).

Udvalgets involvering
Ad 1. Forvaltningen er jf. den politiske beslutning af 3. december 2025 ved at finde en rådgiver,
der kan omsætte Etableringsgruppens indretningsforslag til Forenings- og kulturhuset.
Herefter indrettes Forenings- og kulturhusets lokaler, så de står klar til den forventede indvielse
i august 2027. Forvaltningen forventer at involvere Ungerådet i klargøringen af lokalerne, i
forhåbningen om at skabe tilhørsforhold og engagement.
Det færdige indretningsforlag forventes at være færdigbearbejdet primo 2027.
Indretningsforslaget præsenteres for udvalget, inden udbud og indkøb af inventar og øvrige
ydelser foretages.

Ad 2. Etableringsgruppen anbefalede bl.a., at der skal udskrives en konkurrence om
navngivning af Forenings- og Kulturhuset og evt. de enkelte lokaler. Folkeoplysningsudvalget
tilbød at stå for den praktiske afvikling af konkurrencen og indstilling af de endelige forslag til
politisk beslutning. Forvaltningen bistår Folkeoplysningsudvalget med konkurrencen. Udvalget
forelægges Folkeoplysningsudvalgets indstilling(er).
Ad 3. Jf. Etableringsgruppens anbefalinger skal der nedsættes et rådgivende panel, der kan
bidrage til styringen af lokalerne som minimum i en opstartsperiode. Da det på nuværende
tidspunkt er ukendt, hvem brugerne af lokalerne bliver, foreslog Etableringsgruppen, at
Forvaltningen efter dialog med Folkeoplysningsudvalget nedsætter et bredt sammensat
rådgivende panel, hvor der sker løbende udskiftning, så det afspejler den aktuelle og evt.
fremtidige brug af lokalerne. Etableringsgruppen foreslog, at panelet inviteres mindst to gange
årligt til at rådgive om brugen af lokalerne og kan derudover inddrages løbende ift. aktuelle
problemstillinger ift. lokalernes brug, mindre justeringer af brugstider, typer af arrangementer,
der kan godkendes til tidlig forhåndsreservation mv. Udvalget orienteres om
sammensætningen af det rådgivende panel.
Ad 4. Frem mod åbning, der forventes at ske i august 2027, laver Forvaltningen en
kommunikationsplan, og der skal planlægges et åbningsarrangement, som fx kan ske på
dagen for foreningsarrangementet Aktiv Fritid. Udvalget får forelagt forslag til afvikling af
åbningsarrangementet, herunder eventuel rolle til arrangementet.
Forvaltningen vurderer, at den første periode efter åbning af lokalerne bør betragtes som en
lærings-/etableringsperiode, hvor brugen af huset, bookingmodellen og samspillet mellem
brugerne skal udvikles. Der er derfor lagt op til en evaluering 1,5 år efter åbning. Udvalget vil
dog løbende få forelagt orienteringer om lokalernes anvendelse mv.
Derudover skal der jf. udvalgets arbejdsprogram igangsættes en dialog med MEBU omkring
kultur i byrummet fx ved Kulturhuset i 2. kvartal af 2027. Udvalget får forelagt en sag om
igangsættelse af dette.

Administrationens forslag
Forvaltningen foreslår, at Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning

Økonomi og finansiering

Beslutning

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget tog orienteringen til efterretning med følgende
bemærkninger:

Udvalget ønsker derfor at gennemgå de principper for brugen af lokalerne, som blev
godkendt den 3. december 2025, med henblik på eventuelle justeringer inden åbning.
Forvaltningen bedes på et kommende møde, senest i 1. kvartal 2027, forelægge
beslutningssager, der:
1. belyser, hvordan der kan åbnes for forhåndsreservation i god tid før åbning, så

foreninger, aftenskoler og andre brugere kan planlægge aktiviteter fra dag ét,
2. belyser muligheden for at nuancere 6/6-princippet, herunder længere
reservationshorisont for faste, tilbagevendende aktiviteter i tidsrum og lokaler med
forventet lavt pres, fx dagtimer på udvalgte hverdage i lokale 4 og 6, samtidig med
at der fortsat er plads til spontan brug. Udvalget ønsker, at kommende brugere,
herunder Ungerådet, inddrages i dialogen.
3. belyser muligheden for, at lokale 1 kan opdeles fleksibelt, så det ud over større
arrangementer også kan anvendes til møder og undervisning, herunder økonomi og
konsekvenser for kapacitet og akustik, jf. Økonomiudvalgets beslutningsgrundlag af
7. februar 2023 (punkt 5, bilag 8) om fleksible lokaler, der midlertidigt kan
sammenlægges,
4. beskriver, hvordan Ungerådet inddrages aktivt og tidligt i indretning, brugsregler og
åbning, herunder særligt lokale 5, samt Ungerådets repræsentation i det rådgivende
panel,
5. indeholder en funktionsbeskrivelse for den bevilgede medarbejderressource (1
årsværk) til Forenings- og Kulturhuset, herunder ansvarsområde og opgaver,
organisatorisk placering med belysning af fordele og ulemper ved f.eks. placering
under Allerød Bibliotek, jf. Folkeoplysningsudvalgets indstilling i referat af mødet i
FOU den 7/10-2026, samt tidspunkt for tiltrædelse,
6. indeholder en samlet tidsplan med milepæle frem mod åbning, herunder hvornår
brugerinddragelse og nedsættelse af det rådgivende panel sker.
7. Udvalget ønsker at godkende disponeringen af de afsatte midler til indretning i
budget 2027 (2 mio. kr.), før der foretages udbud, indkøb eller andre dispositioner.
Forvaltningen bedes i den forbindelse fremlægge et budget for anvendelsen af
midlerne samt en redegørelse for anvendelsen af de tidligere afsatte
indretningsmidler.
Fraværende:
Eric Lerdrup Bourgois