Godkendelse af udbudsstrategi om madservice til hjemmeboende borgere

Baggrund

På Social- Ældre- og Sundhedsudvalgsmøde d. 7. januar 2026 blev udvalget præsenteret for
en strategi for det kommende madudbud for madservice til hjemmeboende borgere og
Granbohus. Sagen blev sendt tilbage til administrationen med et ønske om en uddybning af
området. Derfor fremsættes nærværende sag med henblik på at give udvalget en uddybet
beskrivelse, så en udbudsstrategi kan godkendes.
Nuværende organisering af madservice
Alle hjemmeboende borgere skal have frit valg mellem minimum to madleverandører jf.
Ældrelovens § 18 og Servicelovens § 91. Derfor leveres madservice til hjemmeboende ældre i
Fredensborg Kommune i dag via den kommunale leverandør, Mad & Måltider, og en privat
leverandør, Det Danske Madhus, som er godkendt efter en godkendelsesordning, hvilket
betyder, at de skal levere madservice på samme vilkår som den kommunale leverandør. Ved
en godkendelsesmodel kan private leverandører løbende godkendes, hvis de opfylder
kommunens fastsatte krav og vilkår.
Mulig overgang til udbudsmetode
Da den nuværende godkendelsesmodel skal revideres, anbefaler administrationen at overgå til
udbudsmodellen, da administrationen har flere gode erfaringer med modellen på andre
områder. Udbudsordningen er ligeledes den ordning, som kommunen også anvender til at
indgå aftale med den private leverandør af hjemmepleje og helhedspleje.
Et udbud giver kommunen mulighed for at fastlægge klare og gennemsigtige krav til kvalitet,
pris og leveringssikkerhed i én samlet kontrakt. Det skaber et tydeligt styringsgrundlag og
sikrer, at forventningerne til leverandøren er ensartede og entydige. Det gør det nemmere for
kommunen at følge op ved uhensigtsmæssigheder og uregelmæssigheder. Samtidig giver
udbuddet konkurrence mellem potentielle leverandører, hvilket kan bidrage til mere
konkurrencedygtige priser og incitament til løbende kvalitetsudvikling. Et udbud adskiller
desuden den private leverandørs vilkår fra den kommunale drift, hvilket mindsker kommunens
økonomiske risiko og giver et bedre grundlag for opfølgning og kontraktstyring. Det betyder
også, at der med et udbud er mulighed for at stille krav til den private leverandør, som den
kommunale leverandør ikke skal/kan. Dermed kan borgeren få to forskellige tilbud at vælge
imellem, hvis det ønskes. Endelig understøtter et udbud ligebehandling og gennemsigtighed,
idet alle interesserede leverandører vurderes på samme kriterier.
Et udbud kræver dog omhyggelig tilrettelæggelse af udbud og evalueringsmodel.
Ved udbudsmodellen udvælges en eller flere leverandører gennem et udbud, hvor pris og
kvalitet vægtes efter fastsatte kriterier, som godkendes af Social-, Ældre- og
Sundhedsudvalget.

Baggrund for udbudsstrategi
Social-, Ældre- og Sundhedsudvalget skal godkende en udbudsstrategi med
hovedelementerne fra udbudsmaterialet.
Indholdet i strategien og det kommende udbudsmateriale er udarbejdet på baggrund af en
markedsundersøgelse og en markedsdialog.
Markedsundersøgelsen er gennemført af administrationen, hvor det fx er undersøgt, hvilke
leverandører andre kommuner bruger, der er indsamlet viden om delleverandører,
opmærksomhedspunkter osv. Ved markedsdialogen inviteres alle interesserede leverandører
til møde for at give deres input til en udbudsproces og fortælle om deres virksomhed.
De krav i udbudsmaterialet, som ikke fremgår af strategien, vil være krav af administrativ og
faglig karakter samt ufravigelige minimumskrav, som leverandøren skal overholde for at kunne
levere opgaven. Det kan fx være krav til hygiejne, etikettering, pakning, holdbarhed,
fastholdelse af smag og duft eller at maden ikke må nedfryses. Administrationen anbefaler
derfor ikke, at Social-, Ældre- og Sundhedsudvalget får udbudsmaterialet til godkendelse, da
de overordnede politiske valg fremgår af strategien.
Administrationen er opmærksomme på den parallelle politiske beslutningsproces vedr. CO2 og
sikrer, den endelige beslutning skrives ind i udbudsmaterialet.
Udbuddet omfatter både madservice til hjemmeboende borgere, der vil have frit valg mellem
den kommende private leverandør og den kommunale leverandør, Mad og Måltider, samt
madleverance til Granbohus.
Leverandøren tildeles begge ydelser samlet.
Udbudsstrategi
Strategien indeholder forslag til:
Antal leverandører, der skal godkendes
Krav til økonomisk egnethed for at undgå konkurs
Antal leveringer i ugen
Variation af mad og højtidstilpasning
Bestillingsmuligheder for borgerne og variation i menuplanerne
Konkurrence i udbuddet fx i forhold til kvalitet, brugervenlighed og variation
Aftalelængde på kontrakten.

Antal leverandører
På baggrund af markedsdialogen og markedsundersøgelsen er det administrationens
vurdering, at der reelt er to potentielle tilbudsgivere, der kan levere både madproduktionen og
leveringen til Fredensborg Kommune. De øvrige leverandører kan fx ikke både lave maden og
levere den, er ikke placeret i nærheden af Fredensborg eller kan ikke levere fx diæter og
specialkost.
Administrationen anbefaler derfor, at der indgås kontrakt med én privat leverandør ved siden af

den kommunale leverandør. Hvis der vælges to private leverandører i udbuddet, risikeres det,
at der ikke bliver konkurrence, da begge leverandører så er sikret kontrakt. Det kan medføre
højere priser og eventuelt ringere kvalitet og service, end hvis der er konkurrence. To
leverandører vil samtidig betyde flere udgifter til administration og kontraktopfølgning.
Krav til egnethed
Administrationen anbefaler, at der sættes krav til tilbudsgivernes økonomiske egnethed og
derudover at kræve garantistillelse, der kan kompensere kommunen for udgifter i forbindelse
med en eventuel konkurs.
Levering
Med afsæt i markedsundersøgelsen oplyste de private leverandører, at de kan levere én eller
to gange ugentligt. Maden produceres på samme tid uanset antallet af leveringsdage.
Administrationen anbefaler én ugentlig levering, da det giver borgerne større frihed ved kun at
skulle planlægge efter et besøg samt øget mulighed for at flytte rundt på menuerne efter
dagens appetit. Én levering reducerer desuden pris og CO2-udledning ved kørsel.
Ved to ugentlige leveringer tilgodeses de borgere, der ikke får anden hjælp end madlevering,
men ønsker flere besøg. Der er i dag 3 borgere hos den private leverandør, der kun får hjælp
til madlevering, som har eget netværk. Administrationen gør opmærksom på, at levering af
mad sker af en chauffør, der ikke kan forventes at være uddannet i pleje og omsorg.
Den kommunale leverandør, vil uanset antallet af leveringer for den private leverandør, fortsat
levere 2 gange om ugen. Borgerne har derfor altid mulighed for at vælge 2 leveringer ugentligt.
Bestilling og variation
Administrationen anbefaler, at leverandøren skal tilbyde minimum 11 hovedretter og 14 biretter
pr. uge for normal kost og kost til småtspisende. Administrationen vurderer ud fra bl.a.
markedsdialogen, at der kan være lidt færre valgmuligheder for de andre kostformer, da der vil
være retter, det ikke er muligt at lave i fx blød form.
Maden skal desuden tilpasses højtider og årstider, så det fx er muligt at få and og flæskesteg
til jul.
Portionsstørrelse og energiindhold
Maden skal følge de til enhver tid gældende retningslinjer for “Anbefalinger for Den Danske
Institutionskost” fra Sundhedsstyrelsen.
Bestilling
Administrationen anbefaler, at der stilles krav om, at borgeren skal have mulighed for at bestille
retter og tilkøbsydelser i papirformat, så der ikke kun findes en digital bestillingsmulighed.
Administrationen anbefaler, at der stilles krav om, at borgeren får mulighed for at afbestille sin
mad op til dagen inden levering klokken 12 uden beregning.
Konkurrenceparametre
I udbudsmaterialet formuleres en række krav, hvor der er en fast barre for kvalitet, som
leverandørerne dermed ikke kan konkurrere på. Her vil der fortsat være en mindstebarre, så
der kan kun konkurreres om at præstere over mindstebarren.

Administrationen anbefaler, at konkurrenceparametrene er:
- Smag og brugervenlighed:
Leverandørerne skal konkurrere på madens smag, fremtræden mv. og på
brugervenligheden. For at undersøge dette foretages en prøvesmagning af maden og
en test af brugervenligheden i forbindelse med evaluering af de indkomne tilbud.
Prøvesmagningen vil både indbefatte mad, der er produceret hhv. 1 og 7 dage tidligere,
for at sikre maden fastholder smag og konsistens alle dagene.
Testpersonerne skal være borgere i målgruppen for levering af madservice. Seniorrådet
og Handicaprådet kan indstille hver 3 personer som testpersoner.
- Variation i menuen samt brug af sæsonens råvarer.
- CO2-reduktion ved andet end mad, som fx emballage og kørsel.
- Madens økologiprocent
- Leveringssikkerhed – så leverandøren kan sikre, at borgerne altid kan få mad.
Administrationen lægger vægt på, at konkurrenceparametrene er målbare, så der så vidt muligt
kan følges op på det, som leverandørerne byder ind med i kontraktperioden.
Administrationen anbefaler en vægtning på 60 % kvalitet og 40 % pris, så der findes en god
pris, men ikke på bekostning af kvaliteten.
Aftalelængde
Administrationen anbefaler, at aftalen træder i kraft primo 2027 og har en varighed på 3 år med
mulighed for forlængelse op til 4 x 12 måneder. Fleksibiliteten vurderes hensigtsmæssig, da
kommunens behov kan ændre sig blandt andet som følge af den demografiske udvikling, det
planlagte analysearbejde af madområdet samt etableringen af diætistteamet jf. kommunes
budgetforlig 2026-2029.
Politisk beslutning
I henhold til Fredensborg Kommunes indkøbsstrategi, Indkøb gør en forskel, træffes de
politiske beslutninger forud for et udbuds offentliggørelse, mens den efterfølgende
tilbudsevaluering og udvælgelse af leverandør sker administrativt på baggrund af de fastlagte
saglige og objektive kriterier, som besluttes i strategi og udbudsmateriale – herunder fx
prøvesmagning.
Indkøbsstrategien er politisk godkendt d. 17. maj 2021 som en udmøntning af kommunens
økonomiske politik og fastlægger de overordnede principper for kommunens indkøbs- og
udbudspraksis.
Ønsker Social-, Ældre- og Sundhedsudvalget en anden type madlevering, som fx daglig
levering af opvarmet kølemad, gør administrationen opmærksom på, at det ikke er muligt at
finansiere denne inden for den nuværende ramme, og der skal derfor findes midler hertil.
Tidsplan
Hvis Social-, Ældre- og Sundhedsudvalget godkender udbudsstrategien, kan det endelige
udbudsmateriale udarbejdes, og udbuddet kan påbegyndes. Udvalget orienteres om valget af
leverandør, når udbuddet er afsluttet.
Sagsbehandling siden sidst

Social-, Ældre- og Sundhedsudvalget har bedt administrationen om supplerende oplysninger
vedrørende fritvalgsbevis og økonomi hos Mad & Måltider. Uddybningerne findes nedenfor.
Mulighed for fritvalgsbevis
Administrationen har undersøgt muligheden for at indføre fritvalgsbeviser til borgerne, der får
visiteret madservice. Administrationen har desuden rakt ud til nærliggende kommuner for at
høre om deres erfaringer med fritvalgsbeviser.
Et fritvalgsbevis betyder, at borgerne selv kan vælge en madleverandør. Leverandøren
modtager samme betaling som kommunens egen leverandør eller den leverandør, der
eventuelt er valgt gennem udbud. Leverandøren skal leve op til samme krav til maden
vedrørende fx ernæringskrav, hygiejne eller lign. Det er borgerens ansvar at sikre, at
leverandøren kan leve op til de kommunalt opstillede krav, men kommunen kan efter indgået
aftale tjekke, om leverandøren giver den lovede service. Leverandøren skal ikke godkendes af
kommunen på forhånd.
I særlige tilfælde kan kommunen beslutte, at en borger ikke tilbydes et fritvalgsbevis, hvis det
vurderes, at borgeren ikke er i stand til at håndtere dette, fx som følge af demens eller anden
svækkelse.
Fritvalgsbeviser kan godt kombineres med en udbudsordning. Potentielle tilbudsgivere skal
dog gøres opmærksom på, at der også findes fritvalgsbeviser ved et udbud.
Da leverandøren får samme betaling som kommunens egen leverandør eller den leverandør,
der eventuelt er valgt gennem udbud, vurderer administrationen ikke, at fritvalgsbeviser vil
være en fordyrende ordning medmindre et meget stort antal borgere benytter ordningen. I så
fald kan der være en administrativ udgift forbundet med fritvalgsbeviser.
Andre kommuners erfaringer
Administrationen har rakt ud til Helsingør og Hørsholm Kommuner, der begge har
fritvalgsbevis. Hørsholm har fritvalgsbevis som eneste andet alternativ til den kommunale
leverandør. Helsingør Kommune har Det Danske Madhus og Sæsonens som faste
leverandører og fritvalgsbeviset derudover.
Hørsholm har flere borgere, der benytter sig af fritvalgsbeviset, da det er den eneste anden
mulighed ud over den kommunale leverandør. Adspurgt var der kun kendskab til brugen af Det
Danske Madhus som valgt leverandør ved brug af fritvalgsbevis, men det var ikke muligt at få
konkrete data, så der kan være flere leverandører i brug.
Helsingør Kommune har i flere år haft fritvalgsbevis og har tidligere deltaget i et projekt for at
understøtte muligheden bedst muligt. Deres grundlæggende erfaringer er, at det administrativt
er omkostningstungt at drive, og at der ikke nødvendigvis er interesse i ordningen fra lokale
virksomheder. Helsingør har tidligere haft 2 slagtere som leverandører ved brug af
fritvalgsbeviser, hvoraf en er gået konkurs og den anden har opsagt samarbejdet med
kommunen, da fritvalgsbeviset ikke var en god forretning for dem. Helsingør Kommune har
tidligere haft få borgere på ordningen, men har i dag ingen borgere, der har valgt at bruge
fritvalgsbeviset.
Der er derfor ikke kendskab til andre leverandører end de to, der har tilkendegivet, at de gerne
vil være med i et udbud i Fredensborg Kommune.
Det blev understreget af begge kommuner, at fritvalgsbeviser administrativt er en mere
omfattende ordning for både kommune og borger end godkendelsesmodellen og
udbudsmodellen.

Mad & Måltiders økonomi
Social-, Ældre- og Sundhedsudvalget har ønsket en oversigt over prisen på et måltid.
Prisen på mad er P/L-fremskrevet fra 2024 til 2026 i nedenstående model. En mere præcis
beregning har ikke været mulig at gennemføre inden for tidsrammen af denne sag.
Pris på madservice

Ekskl. moms

Hovedret uden udbringning

Biret uden udbringning

Udbringning (følger hovedret)

Borgerne betaler 50 kr. pr. hovedret jf. Finansloven for 2026.
Nedenfor vises desuden en fordeling af økonomien på de tre køkkener fra 2025.
Lystholms
køkken

Indhold

Øresunds-hjemmets Skovgårdens Det
køkken
køkken
Danske
Madhus*
(den
private
leverandør)

- Kølemad
- Varm produktion
- 28.500 hovedretter
hovedretter - 7,7 årsværk
årsværk
- En
administrativ
medarbejder

budkr.
get

- Varm
produktion
hovedretter
- 7,5 årsværk

- Kølemad
hovedretter
borgere

kr.

*Det Danske Madhus er på godkendelsesordningen, hvilket betyder, at de følger den samme
pris som kommunen. Årligt bliver leverandøren derfor efterreguleret, så Det Danske Madhus
kompenseres, hvis der er ændringer i prisen hos Mad & Måltider.
Hvis der kommer et udbud, vil det være muligt at få en pris hos leverandøren, der er lavere end
kommunens, da det er en af de elementer, der kan konkurreres på

Bevilling
Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser, medmindre at der er et ønske om fx daglig
levering af opvarmet kølemad.

Retsgrundlag
Ældrelovens § 18 og Servicelovens § 91

Kompetence
Social-, Ældre og Sundhedsudvalget.

Kommunikation
Høring i Handicapråd og Seniorråd.

Indstilling

1. at Social-, Ældre- og Sundhedsudvalget godkender at overgå til udbudsmetoden.
2. at Social-, Ældre- og Sundhedsudvalget godkender plan for udbudsstrategi vedr.
mad til hjemmeboende på ældreområdet.
På baggrund af administrationens supplerende sagsbehandling er der tilføjet følgende
indstillingspunkt.
3. At udvalget godkender at fritvalgsbeviser indgår i udbudsmaterialet.

Behandling i Social, Ældre og Sundhedsudvalget 12. august 2026

Udvalget besluttede at udsætte sagen til næste møde med henblik på at tilvejebringe
yderligere oplysninger om muligheden for brug af fritvalgsbeviser samt at prisen for et
måltid hos Mad og Måltider tydeliggøres.
Udvalget er enige om, at der fortsat skal være en kommunal leverandør.
Høringssvar fra Seniorrådet indgik i sagens behandling.

Beslutning

Udvalget godkender at overgå til udbudsmetoden til en leverandør samt at
udbudsmodellen skal rumme muligheden for frivalgsbevis for borgerne.
Udvalget lægger vægt på, at den kommunale leverandør skal leve op til de samme krav
som den private.
Udvalget godkender planen for udbudsstrategien. Udvalget lægger vægt på, at udbuddet
afdækker muligheden for at borgeren kan få leveret maden 2 gange om ugen.
Udvalget lægger vægt på, at der løbende evalueres med borgerne og at udvalget
orienteres herom. Udvalget lægger vægt på at evalueringen er let tilgængelig for
borgerne.
Udvalget anmodede om en orienteringssag, når udbudsmaterialet sendes ud.

Udvalget besluttede at udvalget skal godkende evt. forlængelse efter 3 år, skal
godkendes politisk.
Høringssvar fra Seniorrådet indgik i sagens behandling.