Beslutning om principper for forbrug på budgettet til kommunalbestyrelsen

Indstilling

Magistraten indstiller til kommunalbestyrelsen,
at de nuværende principper for forbrug på kommunalbestyrelsens eget budget tages til orientering.
at princippet for fagudvalgenes studieture ændres, så fagudvalgene i slutningen af det første år af valgperioden skal tilkendegive, om udvalget ønsker at afvikle en studietur i valgperioden.
at budgetkonferencen som hidtil holdes på rådhuset, men at forvaltningen i resten af valgperioden kan vende tilbage med en sag om muligheden for at afvikle konferencen et andet sted i det konkrete år, hvis der er politisk ønske om det.
Et flertal i Magistraten (Borgmesteren, Sine Heltberg, Malte Mathies Løcke, Anders Storgaard, Fasael Rehman, Carina Høedt, Lone Loklindt, Lotte Kofoed, Jan E. Jørgensen, Malene Sandfeld og Lars Berg Andersen) indstiller til kommunalbestyrelsen, at der i principperne indarbejdes mulighed for at få en ekstra hotelovernatning i forbindelse med KL-topmøder og -konferencer, hvis man ankommer med fly dagen før.
Et mindretal i Magistraten (Rasmus Holme og Bianca Vitting) indstiller at stemme imod.
Magistraten anmodede forvaltningen om at udarbejde overordnede forslag til studieture for udvalgene og gerne forslag, hvor flere udvalg kan rejse sammen.

Anledning
I forbindelse med opstarten af ny valgperiode er det kutyme, at kommunalbestyrelsen får en orientering om principperne for forbrug på kommunalbestyrelsens eget budget. Budgettet finansierer især vederlag til medlemmerne af kommunalbestyrelsen og derudover bl.a. ITudstyr, studieture, mødeforplejning, nyhedsabonnementer, arrangementer for kommunalbestyrelsen og den årlige budgetkonference.
Retningslinjer og praktiske forhold vedrørende arbejdet som medlem af kommunalbestyrelsen, kan man læse om på siden https://kommunalbestyrelsen.frederiksberg.dk. Her kan man bl.a. læse om muligheden for at benytte kommunens aftale om psykologbistand samt om muligheden for at få juridisk bistand.
På baggrund af drøftelser og spørgsmål i gruppeformandskredsen adresserer sagen desuden tre specifikke forhold. For det første fremgår det, hvad det vil indebære for prioriteringen af kommunalbestyrelsens budget, hvis der indføres mulighed for at få en ekstra hotelovernatning, hvis man ankommer med fly dagen før i forbindelse med KL’s faglige topmøder, samt hvilke muligheder der er for at deltage i større topmøder og konferencer arrangeret af KL og andre topmøder, fx Kulturmødet på Mors, herunder hvordan deltagelse i den type topmøder finansieres. For det andet præciseres rammerne for udvalgenes studieture. Og for det tredje præsenteres princippet for den årlige budgetkonference, hvad angår budget og fysisk placering.
Anbefaling
Ad 1) Principper
Budgettet til kommunalbestyrelsens aktiviteter er på ca. 12 mio. kr. årligt, hvoraf langt størstedelen går til vederlag til kommunalbestyrelsesmedlemmerne. Derudover er der en ekstra ramme på 0,5 mio. kr. i 2027, da der her er afsat midler til, at fagudvalgene kan tage på studieture.
Budgettet til vederlag er i de seneste år blevet udhulet som følge af en afvigelse mellem den faktiske regulering af udgifterne til vederlag og fremskrivningssatsen i økonomisystemet. I forbindelse med budget 2027 indarbejdes derfor en teknisk opskrivning af budgettet på ca. 380 t. kr. årligt. Det konkrete beløb afhænger af den endelige pris- og lønfremskrivning fra 2026 til 2027. Udhulingen af budgettet til vederlag har ikke haft betydning for udbetalingen af korrekte vederlag. Et eventuelt merforbrug i 2026 vil blive håndteret i forbindelse med 2. forventede regnskab.
Den daværende kommunalbestyrelse godkendte i starten af den forgangne valgperiode en opdatering af principperne for forbruget på kommunalbestyrelsens budget. Principperne styrer forventningen til aktivitetsniveauet og forbruget på de forskellige konti og fremgår af bilaget til sagen.
Forvaltningens vurdering er, at kommunalbestyrelsens budget balancerer set over hele valgperioden. Forvaltningen følger løbende med i forbruget for at sikre fortsat stram økonomistyring. Hvis aktivitetsniveauet ændrer sig væsentligt i forhold til forventningen baseret

på forbruget i seneste valgperiode, kan der blive behov for at genbesøge principper og aktivitetsniveau for at undgå budgetoverskridelse.
Det kan fx være tilfældet, hvis flere kommunalbestyrelsesmedlemmer end i dag ønsker et digitalt nyhedsabonnement, hvis der blandt udvalgsformændene er større ønske om deltagelse i KL-topmøder og -konferencer end tidligere, eller hvis der skal ske større udskiftning af ITudstyret end forudsat. Merudgifter til vederlag i budgetåret, fx i forbindelse med barsler eller ved større behov for stedfortrædere søges finansieret indenfor udvalget i forbindelse med 2. forventede regnskab.
Det foreslås, at Magistraten indstiller til kommunalbestyrelsen, at principper for forbrug på kommunalbestyrelsens eget budget tages til orientering.
Ad 2) Mulighed for ekstra hotelovernatning
Gruppeformandskredsen har anmodet om, at Magistraten drøfter, hvorvidt der skal være mulighed for en ekstra hotelovernatning i forbindelse med KL-topmøder og -konferencer, hvis man vælger at ankomme med flyet aftenen før. Det svarer til de vilkår kommunalbestyrelsen har besluttet, hvis man rejser med tog eller bil aftenen før. Anmodningen er begrundet i, at det meget tidlige morgenfly, som er nødvendigt for at kunne være fremme ved arrangementets start, gør det vanskeligt at være veludhvilet og få det maksimale udbytte af den fulde konference.
Ved samme aktivitetsniveau som tidligere, vurderes denne mulighed at medføre en årlig ekstra udgift på ca. 25.000 kr. Vurderingen er baseret på en forudsætning om, at de, der tidligere tog morgenflyet på topmødets/konferencens første dag eller aftentoget dagen før, vil vælge at skifte til aftenflyet dagen før. I vurderingen er inkluderet udgifter til rimelig forplejning ved ankomst dagen før.
Forudsat at forbrugsmønsteret er det samme som i seneste valgperiode, kan udgiften afholdes inden for budgettet.
Udgifter til øvrige udvalgsmedlemmers deltagelse i de fagligt relevante topmøder og konferencer arrangeret af KL, herunder udgifter forbundet med princippet om en ekstra overnatning, dækkes af fagområdet.
Der er begrænset mulighed for finansiering af udvalgsformænds og/eller udvalgsmedlemmers deltagelse i andre konferencer og topmøder end i regi af KL, som fx Kulturmøde Mors. Deltagelse aftales i givet fald i fagudvalget og finansieres af fagområdet.
Forvaltningen foreslår, at Magistraten indstiller til kommunalbestyrelsen, at der i principperne indarbejdes mulighed for at få en ekstra hotelovernatning i forbindelse med KL-topmøder og konferencer, hvis man ankommer med fly dagen før.
Ad 3) Studieture for fagudvalg
Ifølge principperne har alle fagudvalg i valgperioden mulighed for at tage på én studietur i Danmark eller i nabolande tæt på, fx Sverige og Tyskland.

Der er i budgettet for 2027 afsat 0,5 mio. kr. til studieture, men studieture kan afvikles i alle år i valgperioden. Midlerne er ikke øremærket til det enkelte udvalg, men hvis alle fagudvalg vælger at tage på studietur, er der budget til at dække udgifter for 49.000 kr. for udvalg med 7 medlemmer og 63.000 kr. for udvalg med 13 medlemmer. Udvalg kan også med fordel vælge at tage på studietur sammen med et eller flere andre udvalg, hvis der er fælles-faglige interesser.
Erfaringen fra seneste valgperiode er, at kun få udvalg planlægger at tage på studietur, og at flere af de planlagte ture blev aflyst grundet afbud.
Hvis midlerne til studieture ikke anvendes fuldt ud, er der mulighed for at bruge midlerne til andre aktiviteter. Jo tidligere i valgperioden, der er kendskab til udvalgenes forventninger til studieture, des bedre mulighed er der for at prioritere ikke-anvendte studietursmidler til andre aktiviteter, fx nationale konferencer og møder for fagudvalgene.
Forvaltningen foreslår derfor, at Magistraten indstiller til kommunalbestyrelsen, at princippet for fagudvalgenes studieture ændres, så fagudvalgene i slutningen af det første år af valgperioden skal tilkendegive, om udvalget ønsker at afvikle en studietur i valgperioden. Formålet er, at forvaltningen så tidligt som muligt kan få overblik over de forventede samlede udgifter til studieture og forelægge Magistraten en sag herom i 2027.
Ad 4) Budgetkonferencen
Budgetkonferencen har i seneste valgperiode været afholdt på rådhuset. Der er i gruppeformandskredsen blevet spurgt til, om budgetkonferencen fremover kan afholdes et andet sted end rådhuset.
I 2026 afholdes budgetkonferencen fortsat på rådhuset, således som Magistraten blev orienteret om i et meddelelsespunkt primo maj. Forvaltningen foreslår, at Magistraten indstiller til kommunalbestyrelsen, at budgetkonferencen som hidtil holdes på rådhuset, men at forvaltningen i resten af valgperioden kan vende tilbage med en sag om muligheden for i det konkrete år at afvikle konferencen et andet sted, hvis der fra politisk side fremsættes ønske om det. I en sådan sag vil både de økonomiske og de praktiske implikationer og muligheder blive belyst.
Bevillingsmæssige konsekvenser
Ingen.
Borgmesterpåtegning
Nej
Behandling
Magistraten
Kommunalbestyrelsen
Historik

Indstilling, den 10. august 2026, punkt 152:
Forvaltningen indstiller, at Magistraten indstiller til kommunalbestyrelsen, 1. at de nuværende principper for forbrug på kommunalbestyrelsens eget budget tages til orientering. 2. at der i principperne indarbejdes mulighed for at få en ekstra hotelovernatning i forbindelse med KL-topmøder og -konferencer, hvis man ankommer med fly dagen før. 3. at princippet for fagudvalgenes studieture ændres, så fagudvalgene i slutningen af det første år af valgperioden skal tilkendegive, om udvalget ønsker at afvikle en studietur i valgperioden. 4. at budgetkonferencen som hidtil holdes på rådhuset, men at forvaltningen i resten af valgperioden kan vende tilbage med en sag om muligheden for at afvikle konferencen et andet sted i det konkrete år, hvis der er politisk ønske om det.
Beslutning fra Magistraten 2026-29, den 10. august 2026, punkt 152:
Magistraten indstiller til kommunalbestyrelsen,
at de nuværende principper for forbrug på kommunalbestyrelsens eget budget tages til orientering.
at princippet for fagudvalgenes studieture ændres, så fagudvalgene i slutningen af det første år af valgperioden skal tilkendegive, om udvalget ønsker at afvikle en studietur i valgperioden.
at budgetkonferencen som hidtil holdes på rådhuset, men at forvaltningen i resten af valgperioden kan vende tilbage med en sag om muligheden for at afvikle konferencen et andet sted i det konkrete år, hvis der er politisk ønske om det.
Et flertal i Magistraten (Borgmesteren, Sine Heltberg, Malte Mathies Løcke, Anders Storgaard, Fasael Rehman, Carina Høedt, Lone Loklindt, Lotte Kofoed, Jan E. Jørgensen, Malene Sandfeld og Lars Berg Andersen) indstiller til kommunalbestyrelsen, at der i principperne indarbejdes mulighed for at få en ekstra hotelovernatning i forbindelse med KL-topmøder og -konferencer, hvis man ankommer med fly dagen før.
Et mindretal i Magistraten (Rasmus Holme og Bianca Vitting) indstiller at stemme imod.
Magistraten anmodede forvaltningen om at udarbejde overordnede forslag til studieture for udvalgene og gerne forslag, hvor flere udvalg kan rejse sammen.

Beslutning

Kommunalbestyrelsen tiltrådte flertalsindstillingen fra Magistraten om mulighed for ekstra hotelovernatning ved KL-topmøder og -konferencer, hvor man ankommer med fly dagen før, med 26 (C, A, B, F, V og I) stemmer mod 5 (Ø) stemmer.
Kommunalbestyrelsen tiltrådte Magistratens enstemmige indstillinger uden afstemning.