Henvendelse om arrangement

Indstilling

Kommunaldirektøren indstiller, at
udvalget beslutter om Haderslev Kommune skal være vært for Royal Run i 2027
udvalget afsætter 2,055 mio. kroner til forberedelse, afvikling og understøttelse af
potentialer ved værtskab af Royal Run 2027
udvalget afsætter en af Royal Run finansieret projektsum på samlet set 0,450 mio.
kroner til Senior- og Sundhedsudvalget med fokus på bevægelsesrettede initiativer
i samarbejde med DGI
projektet organisatorisk forankres under Kultur- og Fritidsudvalget, der også
godkender et kommissorium for Royal Run 2027 i Haderslev
udvalget efterfølgende informeres om kommissorium samt progression i projektet.

Sagsfremstilling

Danmarks Idrætsforbund (DIF) har efter dialog med Haderslev Kommune tilbudt værtskabet,
som en af fem kommuner, for Royal Run 2027. Royal Run afvikles 2. pinsedag den 17. maj
Royal Run blev lanceret i 2018 i forbindelse med Kongens (dengang Kronprinsens) 50-års
fødselsdag og er i dag en af Danmarks største og mest synlige folkelige motionsevents.
Arrangementet samler hvert år titusinder af deltagere, transmitteres direkte på TV og sætter
værtsbyerne markant på landkortet.
Værtskabet indebærer følgende kommunale forpligtelser:
At levere en samlet og inkluderende folkefest med høj kvalitet for borgere og gæster
At sikre en professionel, tryg og effektiv afvikling

At etablere de nødvendige faciliteter og rammer for løb og publikum
At håndtere myndighedsopgaver, tilladelser og beredskab
At stille en kompetent projektorganisation med dedikeret ledelse
At ansætte en bevægelseskonsulent i tre år (med delfinansiering fra DGI)
At integrere bæredygtighed som et gennemgående princip

Værtskabet giver samtidig en strategisk mulighed for at:
Styrke kommunens synlighed og brand – nationalt såvel som lokalt
Samle kommunen om en fælles begivenhed og styrke sammenhængskraften
Aktivere foreningsliv, erhvervsliv og kulturinstitutioner i et bredt partnerskab
Løfte sundhedsdagsordenen og få flere borgere ind i aktive fællesskaber
Profilere kommunens kvaliteter gennem rute, fortællinger og visuel eksponering
Samlet set er Royal Run en mulighed for at investere i både fællesskab, sundhed og synlighed
– med effekt før, under og efter selve eventdagen.
Organisering og rollefordeling
Royal Run organiseres omkring tre klare aktørspor med hver deres ansvar:
Arrangør
Arrangøren er typisk en lokal løbeklub og har ansvaret for den sportslige afvikling, herunder
ruter, startnumre, t-shirt-udlevering, depoter og medvirken til venue-dressing.
I Haderslev vurderes arrangørrollen at kunne løftes i et samarbejde mellem en eller flere lokale
løbeklubber og Frivillighedsgruppen, som har dokumenteret erfaring med større events.
By (kommune)
Kommunen har det samlede ansvar for den lokale gennemførelse. Det omfatter blandt andet
teknisk afvikling, myndighedsopgaver og tilladelser, borgerrettet information, lokal
markedsføring, samt aktivering af byen, en bevægelsesindsats, de kommunale
velfærdsområder, forenings- og kulturlivet før og under eventen, samt koordinering mellem
arrangør, kommunen selv og Royal Run. Herudover er det kommunens eget ansvar at forløse
de ambitioner og det potentiale en så væsentlig begivenhed kan have for kommunens borgere
og besøgende.
Royal Run (national organisation)
Royal Run-organisationen varetager den overordnede planlægning og nationale koordinering,
herunder presse og kommunikation, krisehåndtering, tilmeldingssystem, overordnet branding
og venue-dressing, samt forplejning af frivillige i målområdet.
Projektorganisering
Det anbefales, at der fra projektstart etableres en tværgående styregruppe, der inkluderer en

dedikeret projektleder og med deltagelse fra relevante forvaltningsområder, samt centrale
eksterne aktører, herunder Haderslev Erhvervsråd. Styregruppen får ansvar for den samlede
prioritering af ressourcer og for at igangsætte og koordinere de centrale indsatser.
Opgaveløsningen forankres i fleksible, opgavebaserede arbejdsgrupper, der nedsættes efter
behov og sikrer fremdrift på konkrete leverancer. En succesfuld afvikling, som forløser
potentialet i eventen og som samtidig sikrer en professionel og tryg afvikling, fordrer et tæt
internt prioriteret samarbejde mellem forvaltningsområderne.
Politisk forankring
Det anbefales, at styregruppen refererer til Kultur- og Fritidsudvalget, der godkender et
kommissorium. I tillæg til dette kan man koble en midtvejsorientering til Økonomiudvalget
sådan at der sikres løbende politisk indsigt, strategisk retning og tydeligt ejerskab til projektet.
En nærmere beskrivelse af opgave- og ansvarsfordeling mv. er vedlagt som bilag 1. Selve
samarbejdsaftalen, som Royal Run tilbyder Haderslev Kommune, er vedlagt som bilag 2
Af fortrolighedsmæssige hensyn har værtskabet for Royal Run ikke været forelagt
eventscreeningsgruppen til vurdering og udarbejdelse af ”spindelvæv”.

Økonomiske forhold
Udgifterne til at påtage sig værtskabet for Royal Run 2027 i Haderslev udgør 2,055 mio. kr. til
forberedelse, afvikling og understøttelse af værtskabet. I forbindelse med værtskabet er
kommunen forpligtet til at lave en bevægelsesindsats over tre år. Denne indsats støttes af
Royal Run med i alt 0,450 mio. kr. Bevægelsesindsatsen foreslås placeret i Social og Sundhed.
Det nærmere indhold omkring bevægelsesindsatsen aftales efterfølgende med Royal Run, idet
aftalen forventes at indeholde indsatser, timer mv. indenfor den eksisterende budgetramme på
social og sundhedsområdet. De økonomiske konsekvenser pr. år fremgår at nedenstående
tabel.
Beløb i mio. kr.

Total

Forberedelse,
afvikling og
understøttelse

Bidrag fra Royal Run

Uddybning af budgettet for forberedelse, afvikling og understøttelse af Royal Run fremgår af
bilag 3.
Bevillingsmæssige konsekvenser
Ved finansiering af ”Værtskab for Royal Run i 2027” fra Økonomiudvalgets
reserve- og Udviklingspulje vil de bevillingsmæssige konsekvenser være som vist i
nedenstående tabel.

Beløb i mio. kr.

Nuværende
disponible beløb på
puljen

”Værtskab Royal Run 0,205

Nyt disponibelt beløb 10,995
i puljen, hvis der
bevilliges midler til
”Værtskab Royal Run

Procedure
Økonomiudvalget 16. juni 2026
Haderslev Kommunalbestyrelse 24. juni 2026

Behandling i Økonomiudvalget 16. juni 2026

Godkendt.
Svend Brandt (Ø) stemte imod.
Fraværende:
Bo Morthorst Rasmussen

Beslutning

Afstemning om indstilling med den præcisering, at arrangementet finansieres af
Økonomiudvalgets reserve- og udviklingspulje.
For stemte: A, B, C, F, I, O, S, V og Æ, i alt 30
Imod stemte: Ø, i alt 1
Ingen undlod at stemme
Indstillingen blev godkendt, idet det præciseres, at arrangementet finansieres af
Økonomiudvalgets reserve- og udviklingspulje.