Fastlæggelse af valgmetode og -periode

Sagsfremstilling

Landdistrikts-, Kultur- og Fritidsudvalget har i løbet af sin opstartsperiode på to år fået til opgave i dets kommissorie, at fastlægge en model for valg af medlemmer samt længden af medlemmernes valgperiode.
Udvalget har på et tidligere møde drøftet forskellige modeller. På den baggrund er der udarbejdet et forslag, der sikrer både kontinuitet i udvalgets arbejde og en bred repræsentation af kultur-, fritids- og landdistriktsområdet. Samtidig skal modellen understøtte udvalgets rolle som bindeled mellem foreningsliv, lokalråd og kommune.
Valgmetode
Landdistrikts-, Kultur- og Fritidsudvalget skal så vidt muligt afspejle bredden inden for kultur-, fritids- og landdistriktsområdet. Medlemmer vælges af deres respektive områder, men repræsenterer i udvalget det samlede kultur-, fritids- og landdistriktsområde. Hvordan valget skal udfolde sig kan ske på fysiske møder, digitalt eller i en kombination af fysisk og digital valg.
Valg på fysiske møder kan for nuværende ske i på netværks- og årsmøder eksempelvis:

• Kulturelt Årsmøde

• Årsmøde for lokalrådene

For de folkeoplysende foreninger findes der i dag ikke et entydigt fælles årsmøde/netværksmøde for de folkeoplysende foreninger. Hvis udvalget beslutter, at der skal foretages valghandling på et fysisk møde for de folkeoplysende forening skal dette planlægges særskilt.
Valget til udvalget kan også udelukkende gennemføres digitalt med udgangspunkt i den metode som Fritidsudvalget i sin tid benyttede. Her har repræsentanter for de forskellige foreningstyper opstillet deres kandidatur. Der har været afholdt møde med de opstillede kandidater inden der er blevet sendt en elektronisk stemmeseddel til alle foreningsformænd. I afstemningsperioden har der været en præsentation af kandidater på mail og via sociale medier. Efter afstemningsperiode er det nye udvalg blevet offentliggjort.
Der er forskellige måder at kombinere det fysiske og digitale valg af medlemmer. Det kan både være en opdeling, hvor udvalgsmedlemmer fra lokalrådene vælges på et årsmøde for lokalrådene og at repræsentanter fra kulturforeninger og folkeoplysende foreninger vælges digitalt som beskrevet i ovenstående.
Udvalget kan også vælge at kombinere fysisk og digitalt valg ved at bruge eksempelvis årsmøder (Kulturelt Årsmøde og årsmøde for lokalrådene) eller andre møder til at præsenterer kandidater til udvalget, men selve valget afholdes digitalt f.eks. beskrevet i den digitale valghandling i ovenstående.
Valgret og valgbarhed
Stemmeberettigede til valg til Landdistrikts-, Kultur- og Fritidsudvalget er bestyrelsesmedlemmer eller udpegede repræsentanter fra:

• lokalråd,

• folkeoplysende foreninger og

• kulturelle foreninger

Den nærmere afvikling af valghandlingen fastlægges i dialog mellem udvalget og forvaltningen.
Kandidater til udvalget skal være medlem af eller repræsentere et lokalråd, en folkeoplysende forening eller en kulturforening. Kandidaten skal forud for valget kunne dokumentere opbakning fra den bestyrelse eller forening, som vedkommende repræsenterer.

Valgperiode
Det foreslås, at medlemmer vælges for en periode på to år med mulighed for genvalg uden begrænsninger.
For at sikre kontinuitet foreslås ordningen gennemført som rullende valg, hvor kun en del af pladserne er på valg ad gangen.
Valg gennemføres året før valgperiodens begyndelse, således at den nye valgperiode starter den 1. januar året efter.

Valg i lige år
Følgende poster er på valg:

• 2 repræsentanter fra de folkeoplysende foreninger

• 2 repræsentanter fra lokalrådene

• 1 repræsentant fra kulturområdet

• 3 suppleanter (én fra lokalrådene, én fra kultur foreninger og én fra de folkeoplysende foreninger)

Valg i ulige år
Følgende poster er på valg:

• 2 repræsentanter fra de folkeoplysende foreninger

• 2 repræsentanter fra lokalrådene

• 3 suppleanter (én fra lokalrådene, én fra kultur foreninger og én fra de folkeoplysende foreninger)

Overgangsordning
For at etablere de rullende valg foreslås det, at det nuværende udvalg ved den første valghandling udpeger:

• 2 repræsentanter fra de folkeoplysende foreninger og

• 2 repræsentanter fra lokalrådene

for en etårig periode.
Såfremt det ikke er muligt at finde kandidater blandt de nuværende udvalgsmedlemmer, vælges de manglende repræsentanter for en etårig periode i forbindelse med de ordinære valghandlinger.

Vakante pladser
Kan et mandat ikke besættes ved valg, kan udvalget efter dialog med de relevante foreninger, organisationer eller lokalråd udpege en repræsentant frem til næste ordinære valghandling.
Den udpegede repræsentant skal opfylde de almindelige betingelser for valgbarhed og have opbakning fra den organisation eller det lokalråd, som vedkommende repræsenterer.
Suppleantens rolle
Ved et medlems permanente udtræden indtræder suppleanten som ordinært medlem for den resterende del af valgperioden med samme rettigheder og pligter som de øvrige medlemmer.
Ved et medlems forfald kan suppleanten indtræde som stedfortræder på det pågældende møde og udøver i den forbindelse medlemmets rettigheder, herunder stemmeret.
Suppleanten kan herudover deltage i alle udvalgsmøder som observatør uden stemmeret. Suppleanten har taleret, men kan ikke deltage i afstemninger.

Indstilling

at udvalget beslutter hvilken valgmetode der skal benyttes, og
at udvalget beslutter valgperiode herunder de beskrevne principper