Vølundsvej 10, principper og processer for indgåelse af lejekontrakt

Indstilling

Direktionen indstiller til Ældre, Social og Sundhedsudvalget at indstille til
Økonomiudvalget at indstille til Kommunalbestyrelsen, at:
1. godkende principper og processer for indgåelse af lejekontrakt på Vølundsvej 10,
3400 Hillerød - delvis flytning af hjælpemiddelsdepotet.
2. afsætte et supplerende rådighedsbeløb på 775.000 kr. til merfinansiering af
ombygning af Vølundsvej 10, 3400 Hillerød
3. meddele anlægsbevilling på 775.000 kr.
4. træffe beslutning om finansiering af bevillingerne via omprioritering inden for den
eksisterende anlægsplan eller via kassebeholdningen.
BESLUTNINGSFORLØB
Beslutning fra Ældre, Social og Sundhedsudvalget, den 12. august 2026, punkt 7:
Udvalget godkendte indstillingen.
Udvalget ønsker et notat vedlagt sagen, som kan forklare de ændringer, der medfører
merfinansieringen.

Sagsfremstilling

Kommunalbestyrelsen godkendte den 24. juni 2026 indstilling vedrørende delvis flytning af
hjælpemiddeldepotet til lejede lokaler på Vølundsvej 10, jf. referat af
Kommunalbestyrelsesmødet pkt. 15. I forlængelse heraf har Ældre, Social og
Sundhedsudvalget anmodet om en orientering om processerne og principperne for indgåelse
af lejeaftalen.
Forvaltningen har i processen haft fokus på dialog med hjælpemiddeldepotet for at sikre, at det
nye lejemål understøtter nuværende behov, men også at der i lejekontrakten er mulighed for
fremtidige tilpasninger, der måtte vise sig nødvendige ved fx øget kapacitetsbehov.

Proces for afklaring af behov og indretning
Forvaltningen har siden Kommunalbestyrelsens beslutning været i yderligere dialog med
hjælpemiddeldepotet for at afklare behovene til de funktioner, der skal flyttes til Vølundsvej 10,
så det sikres at lejemålet og indretningen lever op til behovet.

Som led i arbejdet har forvaltningen gennemført:
besigtigelse af eksisterende faciliteter på Rønnevangsalle 5
gennemgang af lokalerne på Vølundsvej 10 sammen med hjælpemiddeldepotet for en
afstemning og skitsering af indretningen i lejemålet.
Dialog om og afklaring af indretningen med Ældre og Sundhedsforvaltningen.
Den skitserede plan er ved at blive rentegnet digitalt inden den endelige afstemning. Når den
endelige indretning er godkendt, vil den indgå som bilag til lejekontrakten.
Dialog med udlejer
De skitserede og oplistede indretningsønsker er sendt til udlejer, som har tilkendegivet at de
ønskede arbejder kan gennemføres.
Ligeså er udlejer indforstået med at Hillerød Kommune kan foretage fremtidige ombygninger i
lejemålet ved ændrede behov, eksempelvis ved indbygning af indskudte dæk i lagerhallen.
I lejekontrakten indarbejdes også bestemmelser om forkøbsret til ejendommen og
nabolejemålet i samme bygning. Formålet er at sikre mulighed for en eventuel fremtidig
samling af hele hjælpemiddeldepotet på Vølundsvej.
Der arbejdes aktuelt med 2 scenarier for lejekontrakten:
1. Hvor udlejer forestår indretnings- og ombygningsarbejderne.
2. Hvor Hillerød Kommune selv forestår indretnings- og ombygningsarbejderne.
For at belyse de økonomiske konsekvenser er der indhentet prisoverslag på de nødvendige
indretnings- og ombygningsarbejder. Overslagene er fremsendt til udlejer som grundlag for
oplæg til scenarie 1 og den videre lejekontraktproces.
Kommunalbestyrelsen har tidligere bevilget 1.625.000 kr. til indretning af Vølundsvej 10. På
baggrund af en nærmere afdækning af behovene hos brugerne af hjælpemiddeldepotet har
forvaltningen revurderet projektets omfang. Som følge heraf er anlægsbudgettet opjusteret, så
den samlede anlægsbevilling nu udgør 2.400.000 kr.
Myndighedsforhold ift. anvendelsesændring
Ejendommen Vølundsvej 10 er i dag kategoriseret i anvendelseskategorien detailhandel som
skal ændres til lager. Der pågår derfor afklaring af om byggemyndigheden anser ændringen for
væsentlig, i hvilket fald der vil være behov for byggeansøgning/-tilladelse og deraf skærpede
krav til indretningen som følge af nutidige krav i bygningsreglementet. Anvendelsesændringen
forventes ikke at være væsentlig og afklaring forventes at foreligge efter sommerferien.

Retsgrundlag
Serviceloven §112-113

Økonomi

Sagen har bevillingsmæssige konsekvenser. Der søges anlægsbevilling på 775.000 kr. til
merfinansiering.
Kommunens økonomiske styringsprincipper tilsiger, at der som udgangspunkt ikke ydes
ekstraordinære bevillinger fra kassebeholdningen. Hvis sagen fremmes, kan finansiering
ske enten ved omprioritering inden for de afsatte anlægsrammer i budgettet eller ved
tillægsbevilling fra kassebeholdningen. Se evt. bilag 1.

Beslutning

Økonomiudvalget godkendte Ældre, Social og Sundhedsudvalgets indstilling.
Notatet "Notat vedr. anlægsomkostninger ifm. indretning af nyt hjælpemiddeldepot på
Vølundsvej 10" vedhæftes referatet.