Mødeplan og praktiske rammer for udvalgets arbejde

Indstilling

Direktionen indstiller til udvalget at:
1. godkende mødekalenderen for udvalget
2. beslutte om dagsordner og referater fra udvalgets møder skal offentliggøres.

Sagsfremstilling

Udvalget skal beslutte mødedatoer og tidspunkt for møderne i udvalget.
Forvaltningen foreslår at møderne ligger på følgende datoer:
Mandag den 21. september 2026 kl. 19-21
Mandag den 26. oktober 2026 kl. 19-21
Mandag den 23. november 2026 kl. 19-21
Mandag den 14. december 2026 kl. 19-21
Mandag den 18. januar 2027 kl. 19-21
Tirsdag den 9. februar 2027 kl. 19-21
Mandag den 15. marts 2027 kl. 19-21
Torsdag den 15. april 2027 kl. 19-21
Tirsdag den 18. maj 2027 kl. 19-21
Torsdag den 10. juni 2027 kl. 19-21

Offentliggørelse:

Herudover skal udvalget tage stilling til, om dagsordner og referater fra udvalgets møder skal
offentliggøres. Offentliggørelse kan bidrage til åbenhed og indsigt i udvalgets arbejde, mens
ingen offentliggørelse kan understøtte et mere fortroligt og uformelt drøftelsesrum.
Forvaltningen har nedenfor beskrevet en række fordele og ulemper ved de to modeller som
grundlag for udvalgets drøftelse og beslutning.

Offentliggørelse af dagsordner og
referater

Fordele

Øger gennemsigtigheden i udvalgets
arbejde og styrker borgernes indsigt
i de drøftelser og beslutninger, der
finder sted.

Skaber et mere fortroligt rum for
drøftelser, idéudvikling og
afprøvning af forskellige
perspektiver.

Understøtter åbenhed og
demokratisk legitimitet ved at
synliggøre udvalgets aktiviteter og
resultater.

Mindsker administrative opgaver
forbundet med offentliggørelse.

Giver interessenter og
samarbejdspartnere bedre mulighed
for at følge udvalgets arbejde

Ulemper

Ikke offentliggørelse af dagsordner og
referater

Kan begrænse den åbne og
uformelle dialog i udvalget, hvis
medlemmerne oplever mindre rum
for frie drøftelser.
Kan medføre et øget administrativt
ressourceforbrug til udarbejdelse og
kvalitetssikring af materiale til
offentliggørelse.

Kan være hensigtsmæssigt, hvis
udvalget primært har en
rådgivende eller udviklende
funktion uden egentlige
beslutningskompetencer.

Reducerer borgernes og
interessenternes indsigt i
udvalgets arbejde.
Kan skabe usikkerhed om
udvalgets aktiviteter og resultater.
Giver mindre mulighed for
ekstern dialog og opbakning til
udvalgets arbejde

Der kan være risiko for, at foreløbige
overvejelser eller komplekse
problemstillinger misforstås, når de
læses uden den fulde kontekst fra
møderne.

Økonomi:
Der er afsat 90 t. kr. i 2026 og 90 t.kr. i 2027 til vederlag og forplejning. Beløbene bliver
indarbejdet i budgetopfølgning 2 jf. beslutning i kommunalbestyrelsen den 24. juni 2026.
Udgifter til udsendelse af spørgeskema via digital post skal dækkes af kommende

budgetopfølgning. Der er ikke afsat øvrige midler.

Retsgrundlag
Ikke relevant for sagen.

Økonomi

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Beslutning

Udvalget besluttede at holde møde mandag den 28. september kl. 7-9, tirsdag den 27.
oktober kl. 19.30-21.30 og mandag den 23. november kl. 16-18.
Udvalget godkendte de øvrige mødedatoer.
Udvalget besluttede vedr. indstillingens punkt 2, at dagsordener og referater skal
offentliggøres.